Thể thức văn bản quản lý nhà nước cũng là một nội dung quan trọng cần được quan tâm trong soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Trong thực tế về vấn đề này còn có những sai sót sau:
+ Về các yếu tố thông tin trong thể thức văn bản:
Theo báo cáo về kết quả kiểm tra và xử lý văn bản theo thẩm quyền của hơn 23 nghìn văn bản do Bộ Tư pháp tổng hợp cho thấy trong số đó: “văn bản sai về tên cơ quan ban hành và số, ký hiệu văn bản chiếm tỷ lệ 15%; không đúng về tên văn bản và trích yếu nội dung văn bản 5%; sai về ngôn ngữ pháp lý, kỹ thuật trình bày 5%; sai về ký, đóng dấu ban hành văn bản từ 5% đến 6%” [9]. Ví dụ:
- Quyết định số 2206/QĐ-UBTDTT ngày 16/11/2005 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục-Thể thao về việc ban hành tiêu chuẩn phong đẳng cấp vận động viên đấu kiếm. Văn bản này sai về số và ký hiệu văn bản, vì đây là văn bản quy phạm pháp luật nhưng lại trình bày như văn bản cá biệt.
- Từ tháng 6/2004 đến hết tháng 12/2004 Bộ Tài chính đã ban hành nhiều công văn để đính chính những sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày của VBQPPL như là: Công văn số 6616 TC/NSNNngày 16/6/2004 V/v. Đính chính Thông tư số 51/2004/TT-BTC ngày 09/6/2004; công văn số 6617 TC/NSNN ngày 16/6/2004 V/v. Đính chính Thông tư số 52/2004/TT-BTC ngày 09/6/2004; công văn số 6618 TC/NSNN ngày 09/6/2004 V/v. Đính chính Thông tư số 53/2004/TT-BTC ngày 09/6/2004; công văn số 7024 TC/NSNN ngày 25/6/2004 V/v. Đính chính Quyết định số 41/2004/QĐ-BTC ngày 21/4/2004; công văn số 9367 TC/PC 28/6/2004 V/v. Đính chính Quyết định số 57/2004/QĐ-BTC ngày 28/6/2004 về công bố danh mục văn bản do Bộ Tài chính ban hành đến 31/12/2003 đến hết hiệu lực pháp luật vv.
+ Về kết cấu nội dung văn bản:
Trong phần mở đầu của văn bản (căn cứ để ban hành) ở một số văn bản chưa được trình bày hợp lý:
Như đã trình bày ở phần trước, một yêu cầu bắt buộc đối với VBQPPL là phải đảm bảo tính hợp pháp. Trong đó, thể hiện rõ nét và dễ xác định là văn bản ban hành phải đúng căn cứ pháp lý. Đây cũng là một trong những nội dung được quan tâm hàng đầu trong nội dung kiểm tra văn bản theo Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ Về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. Không những vậy, các căn cứ trong văn bản cũng phải được trình bày theo một trật tự nhất định. Điều này không chỉ đảm bảo tính đúng đắn về mặt pháp lý mà còn đảm bảo về tính logic và khoa học.
Quyết định là văn bản bắt buộc phải trình bày các căn cứ để ban hành văn bản. Trong đó, một số từ, cụm từ đã được mẫu hoá trong mẫu trình bày VBQPPL do Nhà nước quy định (VD: “ Căn cứ…”, “ Theo đề nghị của…”). Các căn cứ để ban hành quyết định có căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế:
Căn cứ pháp lý có tác dụng khẳng định tính hợp pháp của văn bản. Trong đó bao gồm hai loại căn cứ pháp lý: căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản và căn cứ pháp lý làm cơ sở để quy định, quyết định vấn đề mà nội dung văn bản đề cập; căn cứ thực tế có tác dụng khẳng định sự phù hợp với thực tế và có tính khả thi của văn bản. Trong
đó bao gồm căn cứ vào yêu cầu tình hình thực tế thấy cần phải ra quyết định và căn cứ vào đề nghị của cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tham mưu.
Các căn cứ trên cần được sắp xếp theo trật tự sau: Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền; căn căn cứ pháp lý làm cơ sở để quy định, quyết định; căn cứ vào yêu cầu tình hình thực tế thấy cần phải ra quyết định; căn cứ vào đề nghị của cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tham mưu. Tuy nhiên, do chưa có quy định của nhà nước về trật tự pháp lý của các căn cứ ban hành văn bản nên đã có tình trạng một số văn bản không theo đúng về trật tự trên. Chẳng hạn căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành quyết định đáng lý phải được nêu đầu tiên, thế nhưng có quyết định lại trình bày sau căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc quy định, quyết định nội dung văn bản, có quyết định lại để chen vào giữa các căn cứ pháp lý này. Ví dụ:
- Quyết định số 18/2004/QĐ-BGTVT ngày 01/10/2004 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải Ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành, kiểm tra và xử lý VBQPPL về giao thông vận tải.
Ở Quyết định này, căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền đã đưa vào vị trí thứ tư, sau các căn cứ pháp lý làm cơ sở:
“ - Luật ban hành VBQPPL;
- Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật ban hành VBQPPL;
- Nghị định 135/2003/NĐ- CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật
- Nghị định số 34/2003/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải;
- Quyết định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25/6/2001 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá Thông tin V/v ban hành Quy chế về công tác văn thư và công tác lưu trữ của Bộ Văn hoá Thông tin
Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền được trình bày chen vào giữa các căn cứ pháp lý khác làm cơ sở cho việc quy định, quyết định:
“- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước…; - Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;