10. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng một số nhân tố chủ yếu ảnh hƣởng đến hoạt động đánh
2.2.5. Các công cụ xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc
2.2.5.1. Kế hoạch kinh doanh của công ty
Kế hoạch là một văn bản trong đó xác định đầy đủ các nguồn nhân tài, vật lực được bố trí, phân bổ một cách cân đối, nhằm thực hiện mục tiêu công việc đã đề ra theo định hướng chiến lược đã xác định.
Xuất phát từ việc xác định chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình những kế hoạch thực hiện cụ thể nhằm trả lời các câu hỏi: Ở đâu? Làm gì? Làm như thế nào? Ai làm? Cần nguồn lực gì? Bao nhiêu? Hiệu quả hoạt động như thế nào
Từ kế hoạch kinh doanh, công ty sẽ lượng hóa kết quả mong muốn đạt được thành các mục tiêu công ty, đây có thể là các mục tiêu ngắn hạn trong năm. Việc xác định mục tiêu công ty giúp định hướng sự phát triển của doanh nghiệp, tạo nên sự phối hợp tập trung toàn lực của công ty vào định hướng phát triển, là cơ sở cho hoạch định, khuyến khích nhân viên làm việc và đánh giá kết quả hoạt động.
Có thể thấy rằng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TM&DV Phân Phối Ánh Dương trong 3 năm liền đã có xu hướng tăng lên. Với những thuận lợi ban đầu như đội ngũ CBCNV nhiệt tình, năng động, đội ngũ công nhân lành nghề, tạo dựng được uy tín của Ánh Dương trong ngành cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó vẫn còn khó khăn mà công ty đang gặp phải như Cơ chế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, bởi vậy công ty đã đề ra những phương hướng hoạt động cho các giai đoạn tiếp theo:
* Chiến lược phát triển:
- Phát triển thương hiệu Phân Phối Ánh Dương thành thương hiệu có uy tín và đáng tin cậy đối với người tiêu dùng thông qua việc cung cấp các sản phẩm đồ chăm sóc trẻ an toàn, chất lượng cao.
- Củng cố hệ thống và chất lượng dịch vụ phân phối nhằm giữ vững và giành thêm thị phần tại các thị trường mà Phân phối Ánh Dương có thị phần chưa cao, như tại các vùng đô thị nhỏ và các vùng nông thôn, phát triển mạng lưới khách hàng rộng khắp lãnh thổ Việt Nam
- Mở rộng ngành nghề kinh doanh như thương mại và các dịch vụ khác. - Tiếp tục sắp xếp kiện toàn cơ cấu tổ chức Công ty cho phù hợp với điều kiện phát triển Công ty trong từng giai đoạn.
2.2.5.2. Mục tiêu của các bộ phận công ty
Trong công ty luôn có nhiều bộ phận cùng cấu thành. Các bộ phận này luôn có sự tương tác qua lại với nhau trong quá trình hoạt động theo những quy trình nhất định. Tùy theo chức năng của từng bộ phận, có thể chia các phòng ban trong công ty thành hai nhóm chức năng mà sự thành công hay thất bại của nó sẽ có ảnh hưởng, tác động trực tiếp hay gián tiếp đến việc đạt được mục tiêu chung của toàn công ty. Đối với công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thì bộ phận kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng.
2.2.5.3. Phân tích công việc
ĐGTHCV phải được tiến hành trên nền tảng phân tích công việc. Phân tích công việc với ba nội dung là bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc. Đây là cơ sở sát thực tế nhất để xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá trong công tác ĐGTHCV với NLĐ. Hệ thống tiêu chuẩn được xây dựng một cách rõ ràng, hợp lý sẽ giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc được dễ dàng và chính xác hơn.
Thực tế hiện nay, công tác phân tích công việc tại công ty Ánh Dương được thực hiện sơ sài, ở mỗi vị trí chức danh mới chỉ có bản mô tả công việc. Vì vậy để xây dựng một hệ thống ĐGTHCV chính thức, việc đầu tiên cần phải hoàn thiện các bản phân tích công việc.
Để tiến hành phân tích công việc một cách đầy đủ và chi tiết, công ty có thể thuê những chuyên gia quản trị nhân sự thực hiện công tác phân tích công việc hoặc có thể sử dụng nhân sự chuyên trách nguồn nhân lực, am hiểu về công việc, được đào tạo đúng chuyên ngành quản lý nguồn nhân lực trong công ty để tiến hành thực hiện phân tích công việc.
Khi thực hiện phân tích công việc phải tiến hành theo đúng quy trình và đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cho công tác ĐGTHCV.
Thứ nhất, lập kế hoạch phân tích công việc. Đây là bước đầu tiên cần làm để hoàn thiện hệ thống phân tích công việc. Cần phải làm rõ được mục đích và chỉ ra tầm quan trọng của phân tích công việc đối với các hoạt động quản trị nhân lực khác. Hơn nữa, làm cho NLĐ hiểu rõ công việc của mình, yêu cầu đối với công việc ra sao để từ đó thực hiện công việc tốt hơn, có ý thức vươn lên trong công việc. Bên cạnh đó, cần phải phổ biến cụ thể đến NLĐ, vừa để nêu được mục đích vừa để NLĐ cùng đóng góp xây dựng giúp hệ thống phân tích công việc sát với thực tế, rõ ràng và cụ thể hơn.
Thứ hai, xác định danh mục các công việc cần phân tích. Cần phân tích tất cả các công việc ở các phòng ban có trong công ty: Bộ phận hành
chính nhân sự, Bộ phận kế toán, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận marketing, Bộ phận Chăm sóc khách hàng, Bộ phận Kho vận…
Thứ ba, lựa chọn phương pháp và thu thập thông tin. Với mỗi công ty, môi trường làm việc khác nhau, với mỗi vị trí công việc khác nhau lại đòi hỏi phương pháp thu thập khác nhau để có kết quả khả quan nhất. Do vậy, cần phải kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn bảng hỏi, phương pháp phỏng vấn sâu…
Thứ tƣ, xử lý thông tin và đưa ra bản mô tả. Ở bước này, sau khi đã sử dụng các phương pháp thu thập thông tin chúng ta cần tổ chức một buổi họp của ban giám đốc với trưởng các bộ phận để cùng nhau đưa ra bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc sao cho hợp lý nhất. Sau đó gửi các bản mô tả về từng phòng ban, lấy ý kiến đóng góp và thay đổi nếu cần thiết để bản mô tả hoàn thiện hơn.
Trong khuôn khổ luận văn, do giới hạn về thời gian và phạm vi nghiên cứu, tôi chỉ sử dụng vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự làm ví dụ ứng dụng cho các tiêu chí trong việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc.
Đối với vị trí Trưởng phòng Hành Chính Nhân sự, cần xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc như sau:
BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC A. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí : Trưởng phòng Hành Chính nhân sự Bộ phận: Hành chính nhân sự
1. Mục đích công việc:
Quản trị NNL và quản trị hành chính văn phòng
2. Trách nhiệm và nhiệm vụ chính: Trách nhiệm Chịu trách nhiệm tổ chức tuyển dụng nguồn nhân lực kịp thời theo nhu cầu phát triển kinh doanh.
Nhiệm vụ
• Xây dựng quy trình và chính sách tuyển dụng.
• Thu hút, chiêu mộ ứng viên. • Lên kế hoạch tuyển dụng. • Triển khai và tổ chức công tác tuyển dụng.
• Xây dựng và thực hiện quy trình hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới.
Kết quả đầu ra • Quy trình tuyển dụng. • Số lượng hồ sơ ứng viên dự tuyển • Bảng kế hoạch tuyển dụng. • Đáp ứng đúng và đủ số lượng tuyển dụng theo. nhu cầu. • Quy trình hướng dẫn hội nhập.
Chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển.
. • Xây dựng quy trình đào tạo và quy trình đánh giá.
• Lập kế hoạch đào tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên. • Tổ chức đánh giá, tư vấn phát triển nghề nghiệp. Phản hồi cho nhân viên về năng lực làm việc. • Lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (mở rộng công việc, làm giàu công việc).
• Quy trình đào tạo và quy trình đánh giá.
• Bảng kế hoạch đào tạo
• Kết quả đánh giá của mỗi nhân viên.
• Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực. • Đánh giá kết quả phát triển nguồn nhân lực Chịu trách nhiệm Quản lý và duy trì nguồn nhân lực • Xây dựng chính sách nhân sự, các quy chế lương, thưởng.
• Xây dựng cơ cấu tổ chức.
• Triển khai và giám sát việc áp dụng. • Chính sách nhân sự. Quy chế khen thưởng • Cơ cấu tổ chức P.HCNS
• Rà soát và đưa ra các đề xuất/giải pháp thích hợp. • Tổ chức thực hiện việc xét nâng bậc lương theo định kỳ của Công ty
• Xây dựng môi trường hoạt động và văn hóa doanh nghiệp
• Tính công bằng và cạnh tranh của chính sách lương bổng, phúc lợi • Mức độ hài lòng và cam kết gắn bó của các nhân viên Chịu trách nhiệm quản lý công tác hành chính.
• Soạn thảo các quy trình liên quan đến quản trị hành chính.
• Cập nhật, phổ biến, cung cấp các văn bản pháp luật cần thiết trong từng thời kỳ phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
• Kiểm soát việc thực hiện các thủ tục hành chánh/pháp lý theo nhu cầu hoạt động của công ty và yêu cầu của BLĐ
• Kiểm soát việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
• Lên kế hoạch tổ chức các hoạt động liên hoan, tham quan,
nghỉ mát vào những dịp lễ tết hoặc các sự kiện trong công ty.
• Đại diện làm việc với các Cơ quan, Ban ngành Nhà nước liên quan đến hoạt động hành chính quản trị của Công ty.
• Quy trình kiểm soát tài liệu; QT tiếp nhận và xử lý thông tin, QT cấp phát VPP… • Các giấy tờ, hồ sơ/tài liệu, giấy phép của công ty.
• Các thủ tục được thực hiện đúng quy trình, đúng Pháp Luật & kịp thời • Tài sản, trang thiết bị được sử dụng đúng mục đích & đúng phương pháp. • Mọi nhân viên đều được khám sức khỏe theo quy chế. Tiệc tất niên vào cuối năm được thực hiện
3.Quyền hạn
3.1. Phạm vi bộ phận:
- Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc Phòng HCNS.
- Sắp xếp kế hoạch làm việc và phân công công việc cho nhân viên trong phòng.
- Được quyền quyết định tuyển dụng nhân viên cho Phòng HCNS khi yêu cầu tuyển dụng được duyệt.
- Được quyền quyết định ký HĐLĐ hay không ký HĐLĐ đối với nhân viên phòng HCNS trong thời gian thử việc.
- Duyệt ngày phép của nhân viên từ 3 ngày trở xuống và làm thêm dưới 24 giờ.
3.2. Phạm vi công ty:
- Được quyền duyệt những đề xuất, đề nghị của các bộ phận phù hợp với quy định, quy trình và chính sách của công ty.
- Được quyền kiểm tra, chất vấn các Trưởng bộ phận có liên quan nếu phát sinh những vấn đề có ảnh hưởng đến thiệt hại của Công ty.
- Được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến công việc được giao. - Tham gia vào hội đồng kỷ luật và khen thưởng của Công ty.
4. Quan hệ công việc
- Quan hệ với lãnh đạo cấp trên
- Quan hệ hỗ trợ đồng nghiệp cùng bộ phận - Quan hệ với các phòng ban khác trong công ty
- Quan hệ với các cơ quan nhà nước; cty tư vấn, TT đào tạo; Cty cung ứng các nguồn vật lực
B. BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân lực, kinh tế lao động. - Nam/ nữ 32 – 40.
- Chấp nhận làm ngoài giờ khi có công việc phát sinh đột xuất. - Chấp nhận đi công tác bên ngoài và tỉnh.
- Tiếng anh giao tiếp.
C.BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
- Hoàn thành tốt tất cả các công việc được giao về cả thời gian và chất lượng. - Lập báo cáo tiền lương, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế đúng ngày theo quy định của công ty và chuyển cho phòng kế toán.
- Cập nhật thông tin về các mức lương mới kịp thời cho NLĐ
- Gải quyết các thắc mắc, tránh để xảy ra tình trạng NLĐ không được giải quyết các chế độ kịp thời.