CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ UẬN CỦA ĐỀ TÀI
2.3. Tổ chức và quản lý nguồn tin tại thƣ viện Học viện Quõn y
* Phần mềm quản lý thư viện:
Nhằm tăng cƣ ng khả năng quản lý nguồn lực thụng tin, nõng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện, tự động hoỏ cỏc quy trỡnh nghiệp vụ và tạo cơ sở để liờn thụng trao đổi thụng tin với cỏc đơn vị trong và ngoài ngành, từ năm 2004 Học viện đó đầu tƣ phần mềm thƣ viện điện tử tớch hợp Libol 5.5 của Cụng ty Cụng nghệ tin học Tinh Võn. Từ năm 2010 Thƣ viện chuyển sang sử dụng Phần mềm thƣ viện điện tử tớch hợp ILib và Phần mềm thƣ viện số DLib của Cụng ty CMC theo dự ỏn Thƣ viện số dựng chung trong Bộ Quốc phũng do Trung tõm Thụng tin Khoa học Quõn sự - Bộ Quốc phũng triển khai.
Với những tớnh năng hiện đại và tuõn theo cỏc chuẩn về thƣ viện (MARC21, AARC2, ISO2709, Z39.50...) và chuẩn cụng nghệ thụng tin, phần mềm thƣ viện điện tử tớch hợp đó làm thay đổi về chất lƣợng hoạt động xõy dựng, TC và cung cấp thụng tin của Thƣ viện. Cỏc hõu đó đƣợc tự động hoỏ bao gồm:
- Bổ sung tài liệu.
- Biờn mục và xõy dựng cơ sở dữ liệu. - Tổ chức và quản lý kho tài liệu.
- Tra cứu tài liệu. - Quản lý bạn đọc.
- Quản lý lƣu thụng tài liệu. - Quản lý tài liệu điện tử. - Bỏo cỏo, thống kờ.
Thƣ viện đó hồi cố toàn bộ cỏc tài liệu trong ho và đó xõy ựng đƣợc cỏc CSDL: sỏch, luận văn, luận ỏn, tạp chớ. Thụng qua phần mềm, nguồn thụng tin trong thƣ viện đó đƣợc quản lý chặt chẽ, tạo điều kiện để ngƣ i dựng tin cú thể tiếp cận một cỏch nhanh chúng đến nguồn tài liệu của thƣ viện, qua đú cũng giỳp cho cỏn bộ thƣ viện cú thể nắm một cỏch tổng quan hoặc chi tiết từng loại hỡnh, thành phần, nội dung tài liệu cú trong thƣ viện.
Hệ thống bỏo cỏo, thống kờ của cỏc khõu bổ sung, phục vụ ngƣ i dựng và quản lý ho giỳp cho thƣ viện cú thể kiểm soỏt đƣợc hoạt động bổ sung tài liệu: đảm bảo khụng bổ sung thừa, trựng bản, phự hợp với nhu cầu của ngƣ i dựng dựa trờn bỏo cỏo bổ sung tài liệu, biết đƣợc sự lƣu thụng tài liệu nhƣ: tài liệu cũn trong kho hay đang phục vụ...
Với việc tuõn theo khổ mẫu MARC21, quy tắc mụ tả biờn mục AACR2 và phƣơng thức tra cứu Z39.50, phần mềm thƣ viện điện tử tớch hợp đó tạo điều kiện cho thƣ viện cú thể tiếp nhận cỏc nguồn dữ liệu biờn mục từ cỏc thƣ viện khỏc: tài liệu nƣớc ngoài lấy trực tiếp từ Thƣ viện Quốc hội Mỹ, tài liệu trong nƣớc lấy từ Thƣ viện Quốc gia Việt Nam và cỏc thƣ viện khỏc.
Thƣ viện vẫn đang tiếp tục hoàn thiện cỏc CSD thƣ mục và bắt đầu xõy dựng cỏc CSD toàn văn, triển khai sử dụng thờm cỏc tớnh năng của phần mềm quản lý thƣ viện với mục tiờu đến năm 2015 thƣ viện sẽ trở thành một thƣ viện điện tử hiện đại với nguồn thụng tin chủ yếu đƣợc lƣu trữ ƣới dạng số hoỏ.