1.1.1 .Tổng quan về hệ thống BIDV
1.1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt
thành trong hoạt động của hệ thống BIDV.
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là một ngân hàng lớn trong hệ thống ngân hàng thương mại ở Việt Nam, với bề dày lịch sử cũng như hoạt động, BIDV đã xây dựng lên một hệ thống mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị thành viên với các hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực trên quy mô toàn quốc. Do vậy tài liệu sản sinh trong hoạt động của Ngân hàng không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Cụ thể như sau:
1.1.2.1. Khối lượng tài liệu:
Theo khảo sát của Trung tâm lưu trữ quốc gia III năm 2011, tại kho lưu trữ Trụ sở chính BIDV hiện có khối lượng khoảng hơn 1000 m giá tài liệu. Đây là khối lượng tài liệu hình thành từ quá trình hoạt động của Ngân hàng từ khi thành lập (năm 1957) tới thời điểm khảo sát. Bên cạnh đó, hiện có một khối lượng tài liệu khá lớn đang được lưu trữ tại các Ban, trung tâm nghiệp vụ trực thuộc trụ sở chính và các đơn vị thành viên ở trong nước và ở nước ngoài. Những tài liệu này phần lớn không được phân loại, chỉnh lý và được đóng gói trong các thùng bằng tôn để thực hiện bảo quản.
1.1.2.2. Thành phần tài liệu:
Là một Ngân hàng có hoạt động đa dạng liên quan tới nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội như: tín dụng, bảo hiểm, xây dựng cơ bản, đầu tư tài chính...Chính vì vậy TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV cũng có thành phần khá đa dạng và phong phú với nhiều thành tài liệu khác bao gồm:
- Khối Tài liệu hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của BIDV từ khi được thành lập vào ngày 26/04/1957 đến hiện nay bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan phát hành và công văn đến từ các cơ quan, đơn vị trong và ngoài hệ thống như các chi nhánh, Ngân hàng Nhà nước, Bộ Tài chính, Bộ Công thương, Văn phòng chính phủ, các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước…
- Khối tài liệu Khoa học kỹ thuật: bao gồm chủ yếu là các tài liệu xây dựng cơ bản hình thành trong quá trình thực hiện các công trình như: xây dựng các trụ sở làm việc của trụ sở chính BIDV và các chi nhánh, tài liệu thực hiện đầu tư, cho vay đối với các dự án xây dựng cơ bản…
- Khối Tài liệu liệu điện tử: gồm các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ, như tài liệu về thông tin khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, dữ liệu thực hiện các giao dịch ngân hàng qua mạng internet, dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản edocman, mạng nội bộ intranet….
- Khối tài liệu chứng từ, kế toán: bao gồm toàn bộ những tài liệu hình thành trong hoạt động thanh toán, quyết toán và thực hiện giao dịch của các phòng ban nghiệp vụ như: Kế toán, Tài vụ, trung tâm thanh toán, trung tâm dịch vụ khách hàng…
- Khối tài liệu ghi âm, ghi hình: bao gồm tài liệu hình thành trong hoạt động quảng bá thương hiệu hình ảnh của Ngân hàng BIDV và các sự kiện quan trọng như hội nghị khách hàng, Đại hội cổ đông, kỷ niệm ngày thành lập ngành…
- Khối tài liệu nghiên cứu khoa học: bao gồm những tài liệu phản ảnh quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực tài chính, ngân hàng và các lĩnh vực liên quan đến kinh tế khác của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống BIDV và của cán bộ, giảng viên trường đào tạo cán bộ BIDV.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV khá đa dạng về loại hình. Trong đó do tính chất nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng và tính hệ thống trong mô hình tổ chức chính vì vậy, khối tài liệu chứng từ, kế toán và khối tài liệu hành chính hiện nay của BIDV có khối lượng lớn hơn cả. Bên cạnh đó, trong một vài năm gần đây cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ đặc
biệt là ngành công nghệ thông tin, chính vì vậy, khối tài liệu điện tử cũng đang trở thành khối tài liệu chính hình thành trong các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống BIDV. Đây cũng là xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp và cũng là sự đổi mới đối với công tác lưu trữ ở nước ta hiện nay.
1.1.2.3. Nội dung tài liệu:
BIDV là ngân hàng có hệ thống mạng lưới chi nhánh và các đơn vị thành viên lớn với các hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và đầu tư…khá đa dạng và phong phú. Bên cạnh các hoạt động nghiệp vụ, BIDV còn có các hoạt động khác như nghiên cứu khoa học, an sinh xã hội và các hoạt động Đảng, đoàn thể. Cùng với đó BIDV còn là một ngân hàng được thành lập từ khá sớm và trải qua nhiều lần thay đổi về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ. Chính vì vậy, nội dung TLLT của hệ thống BIDV cũng rất đa dạng và phản ánh những chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chính của Ngân hàng. Dựa vào chức năng, nhiệm vụ chính của BIDV qua các thời kỳ, có thể khái quát nội dung TLLT của BIDV theo 2 giai đoạn như sau:
* Giai đoạn 1 (1957 – 1995): Giai đoạn BIDV có nhiệm vụ chính là cấp
phát, tín dụng và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Nội dung TLLT của giai đoạn này bao gồm:
+ Hồ sơ tài liệu cấp phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: Bao gồm những hồ sơ tài liệu về cấp vốn tạm ứng và cho vay vốn chuẩn bị đầu tư xây dựng cơ bản, cho vay mua sắm thiết bị chuẩn bị cho công trình xây dựng cơ bản, cho vay và cấp tạm ứng các khoản chi phí kiến thiết cơ bản khác, cấp phát và cho vay vốn xây dựng cơ bản, cấp phát vốn thanh toán sản phẩm xây dựng cơ bản hoàn thành.
+ Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước về xây dựng cơ bản: Bao gồm những tài liệu về tình hình triển khai kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản như:
- Danh mục công trình đầu tư theo kế hoạch và công trình đang thi công. - Tổng mức vốn đầu tư theo luận chứng kinh tế, kỹ thuật, theo khái toán, theo tổng dự toán, theo dự toán lập, theo thiết kế kỹ thuật.
- Kế hoạch vốn đầu tư năm, quý, ngày khởi công và hoàn thành theo kế hoạch, ngày khởi công và hoàn thành thực tế.
- Khối lượng đạt được trong tháng, lũy kế trong quý, trong năm và từ khởi công, ước cấp phát trong tháng, quý và lũy kế từ đầu năm, lũy kế từ khởi công.
- Kế hoạch vốn đầu tư năm, quy, ngay khởi công va hoàn thanh theo kế hoạch.
- Ước khối lượng thực hiện trong tháng, quý, năm.
- Số đã cấp phát trong tháng, luỹ kế trong quý, trong năm va từ khởi công, ước cấp phát trong tháng, quý và cả năm.
* Giai đoạn 2 (1995 – hiện nay): Đây là giai đoạn BIDV mở rộng về quy
mô hoạt động và phát triển kinh doanh. Trong giai đoạn này BIDV không thực hiện nhiệm vụ cấp phát, tín dụng mà chuyển sang thành Ngân hàng thương mại 100% vốn nhà nước và hiện nay là ngân hàng thương mại cổ phần. Chính vì vậy cùng với sự đổi mới về hoạt động, nội dung TLLT của BIDV cũng đa dạng và phong phú hơn rất nhiều so với giai đoạn trước đó. Hiện nay, theo quyết định số 556/QĐ-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01 tháng 6 năm 2012 về việc lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, TLLT hình thành trong hệ thống BIDV bao gồm các nội dung chính sau:
- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến các cuộc họp đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị...;Các báo cáo về chiến lược hoạt động của hệ thống BIDV; hoạt động an sinh, xã hội…
- Hồ sơ, tài liệu về tín dụng: Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động cho vay, cấp tín dụng, cấp hạn mức tín dụng, giới hạn tín dụng…
- Hồ sơ, tài liệu về quản lý rủi ro: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý và báo cáo nợ xấu, trích lập quỹ dự phòng rủi ro…
- Hồ sơ, tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư
- Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh vốn và tiền tệ với các tổ chức nước ngoài, buôn bán ngoại tệ...
- Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc hợp tác với một số Ngân hàng và doanh nghiệp tại một số nước như: Nga, Mỹ, Séc, Lào, Campuchia, Myanmar…
- Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc mở các phòng giao dịch, thành lập các chi nhánh, mua bán nợ…
- Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giám sát, kiểm toán
- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan thanh tra, giám sát Ngân hàng và các đơn vị trực thuộc Bộ Công An về thông tin khách hàng có nghi vấn liên quan đến hoạt động rửa tiền…
- Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh toán
- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thanh toán quốc tế - Hồ sơ, tài liệu về tài chính - kế toán
- Hồ sơ, tài liệu về phát hành và kho quỹ: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động quản lý kho quỹ, cấp phát ấn chỉ, chứng từ, hóa đơn….
- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thị trường tiền tệ: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động kinh doanh tiền tệ;hoạt động nghiên cứu thị trường tiền tệ trong và ngoài nước…
- Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ quan hệ đại lý: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc cung cấp dịch vụ ngân hàng, thanh toán và các dịch vụ khác của một ngân hàng tại một quốc gia, vùng lãnh thổ cụ thể cho một ngân hàng khác tại một quốc gia, vùng lãnh thổ khác.
- Hồ sơ, tài liệu về khoa học và công nghệ: Hồ sơ, tài liệu về các dự án xây dựng, ứng dụng khoa học công nghệ vào các nghiệp vụ ngân hàng, hoạt động nghiên cứu khoa học liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng…
- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo: Hồ sơ, tài liệu về tuyển dụng, bố trí, điều động, quy hoạch, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ…
- Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng.
- Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động ủy quyền tham gia tố tụng, tranh tụng trong các vụ đòi nợ; hoạt động nghiên cứu, xây dựng và ban hành các văn bản chế độ quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ trong toàn hệ thống BIDV…
- Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động xây dựng trụ sở các chi nhánh, các đơn vị thành viên...
- Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, báo chí: Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động quảng cáo, quảng bá thương hiệu, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới…
- Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị, điều hành: Hồ sơ, tài liệu về hoạt động mua sắm và cấp tài sản, trang thiết bị; hoạt động tổ chức các sự kiện quan trọng của BIDV…
- Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Nói tóm lại, Nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV phản ánh sự đa dạng, phong phú trong hoạt động của hệ thống BIDV . Các nội dung được nêu ở trên bao gồm rất nhiều các loại tài liệu khác nhau phản ánh hoạt động của các cá nhân, đơn vị trong toàn bộ hệ thống BIDV.