3.3.1 .Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu
3.3.5. Báo cáo thống kê công tác lưu trữ
Báo cáo thống kê công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ giúp Ban lãnh đạo BIDV nắm bắt được khối lượng, tình trạng, thực trạng của công tác lưu trữ của từng đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV. Từ đó có thể đưa ra những
quyết định quản lý đúng đắn, tạo điều kiện quản lý tốt khối TLLT có giá trị hình thành trong hoạt động của các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV. Cũng qua đó, bộ phận phụ trách lưu trữ tại các đơn vị cũng xác định được khối lượng TLLT hết giá trị cần thực hiện tiêu hủy để có những biện pháp cụ thể, hợp lý, giúp giải phóng diện tích kho để lưu trữ những TLLT được thu thập, bổ sung thường xuyên hàng năm. Nội dung báo cáo thống kê công tác lưu trữ bao gồm:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ. - Nhân sự làm công tác lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ.
- Thu thập và loại hủy tài liệu. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
Căn cứ những nội dung trên, các đơn vị trong hệ thống BIDV thực hiện công tác báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ. Căn cứ báo cáo thống kê của các đơn vị trong hệ thống, bộ phận lưu trữ Trụ sở chính BIDV thực hiện xây dựng báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ trong toàn hệ thống để báo cáo Ban lãnh đạo BIDV và gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước theo quy định.
3.3.5.1. Báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ
BIDV cần có quy định về việc báo cáo thống kê về công tác lưu trữ đối với các đơn vị trong hệ thống. Hàng năm các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV thực hiện công tác khảo sát và xây dựng báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ để gửi về Văn phòng Trụ sở chính BIDV theo thời hạn quy định. Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về việc quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, BIDV cần xây dựng biểu mẫu báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và thời hạn nộp báo cáo thống kê phù hợp với thực tiễn BIDV để các đơn vị trong hệ thống thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất.
Bộ phận lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng/Phòng Tổ chức Hành chính các đơn vị xây dựng báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và TLLT. Nội dung báo cáo thống kê về lưu trữ của
các đơn vị trong hệ thống BIDV phải được xây dựng trung thực trên cơ sở khảo sát thực tế công tác lưu trữ tại các đơn vị và lãnh đạo các đơn vị trong hệ thống BIDV có thẩm quyền ký và chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo thống kê. Việc thực hiện công tác báo cáo thống kê công tác lưu trữ cần được quy định, hướng dẫn tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ BIDV. Bộ phận lưu trữ Trụ sở chính BIDV phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong hệ thống thực hiện nghiêm túc việc báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ. Đây cũng là cơ sở giúp BIDV có thể thực hiện hiệu quả, thống nhất công tác quản lý TLLT trong toàn hệ thống.
3.3.5.2. Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ
Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ cần được Bộ phận lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trụ sở chính BIDV xây dựng định kỳ hàng năm, nội dung báo cáo thống kê tổng hợp căn cứ tổng hợp thông tin báo cáo thống kê cơ sở của các đơn vị trong toàn hệ thống BIDV. Các nội dung báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt hướng dẫn tại Biểu số 02/TH Thông tư số 09/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về việc quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và phải phản ánh đầy đủ, khái quát được thực trạng công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV.
Định kỳ hàng năm, đồng thời với việc xây dựng báo cáo thông kê tổng hợp về công tác lưu trữ để báo cáo Ban lãnh đạo, Bộ phận lưu trữ Trụ sở chính BIDV xây dựng báo cáo tổng hợp về công tác Văn thư – Lưu trữ để gửi Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước theo quy định. Đây là cơ sở để Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước thực hiện công tác kiểm tra, giám sát về công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV, từ đó các biện hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý TLLT của BIDV.
Công tác báo cáo, thống kê công tác lưu trữ cần được Ban lãnh đạo BIDV quan tâm, chỉ đạo thực hiện vì đây là hoạt động giúp các đơn vị tự rà soát, đánh giá kết quả thực hiện công tác lưu trữ của đơn vị mình. Cũng qua đó, Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Trụ sở chính BIDV có thể tham mưu cho Ban lãnh đạo
trong việc quản lý công tác lưu trữ và có các biện pháp đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thành viên. Từ đó có thể khắc phục được những tồn tại, hạn chế trong công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV.