3.3.1 .Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu
3.3.2. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là cơ sở tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ như tổ chức bảo quản và khai thác, sử dụng TLLT. Nhưng hiện nay, BIDV vẫn chưa tổ chức thực hiện được việc chỉnh lý tài liệu, dẫn đến tình trạng tài liệu sau khi được thu thập vào các kho lưu trữ vẫn trong tình trạng tích đống, rời lẻ. Chính vì vậy, thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm hiện nay để có thể hệ thống hóa và tổ chức khoa học khối TLLT hình thành trong hoạt động của BIDV trong nhiều năm qua. Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV sẽ tạo điều kiện cho việc phát triển công tác lưu trữ nói chung và thực hiện tốt việc quản lý TLLT nói riêng phục vụ các hoạt động nghiệp vụ, các hoạt động nghiên cứu khác của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống BIDV. Công tác chỉnh lý tài liệu cần được tổ chức thực hiện đồng bộ, thống nhất trong
toàn hệ thống BIDV, giúp cho công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV được thực hiện một cách hiệu quả. Bên cạnh việc tổ chức chỉnh lý tài liệu, các đơn vị trong hệ thống BIDV nghiên cứu và tổ chức thực hiện các giải pháp để có thể tổ chức khoa học tài liệu ngay từ giai đoạn văn thư để tạo điều kiện cho công tác lưu trữ được thực hiện một cách thuận lợi.
3.3.2.1. Hóa giải hiện tượng tài liệu bị tích đống mới từ văn thư
Tại các kho lưu trữ BIDV hiện đang bảo quản khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần không nhỏ là tài liệu không có giá trị và hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản và gây tốn kém kinh phí, nhân lực, làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Theo quy định tại Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ tài liệu trước khi giao nộp kho lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu. Nhưng thực tế tại BIDV, hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị vẫn trong tình trạng lộn xộn, rời lẻ. Đây là nguyên nhân dẫn đến tài liệu trong các kho lưu trữ của BIDV phần lớn trong tình trạng tích đống, rời lẻ và được đóng trong các thùng tôn theo các tập chứ không được tổ chức, phân loại, sắp xếp một cách khoa học. Để khắc phục thực trạng này, BIDV cần có biện pháp tổ chức chỉnh lý khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại các kho lưu trữ trong toàn hệ thống. Công tác chỉnh lý cần được thực hiện một cách khoa học và triệt để. Cùng với đó, để công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện thuận lợi, BIDV cần quan tâm xây dựng các giải pháp để hóa giải hiện tượng tài liệu trong tình trạng lộn xộn, tích đống trong giai đoạn văn thư…được thu thập, bổ sung vào các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV.
Hiện nay, những nguyên nhân cơ bản dẫn đến thực trạng tài liệu tích đống, bó gói và không được tổ chức, sắp xếp khoa học trong các kho lưu trữ BIDV bao gồm:
- Tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong hệ thống BIDV không được cán bộ lập thành hồ sơ, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ hiện hành không được tổ chức khoa học, định kỳ trên cơ sở lập danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cần phải giao nộp.
- Cán bộ làm công tác lưu trữ tại các đơn vị của BIDV còn thiếu, bên cạnh đó phải kiêm nhiệm về hành chính, văn thư, lưu trữ và trình độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế.
- Các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống BIDV còn thiếu thống nhất, chưa quan tâm tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu sau khi thu thập tài liệu vào kho lưu trữ.
- BIDV chưa quan tâm tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ và đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu như: Bìa, hộp, cặp, giá kệ….
Giải quyết được những nguyên nhân nêu trên sẽ giúp BIDV khắc phục được hiện tượng tài liệu tích đống trong các kho lưu trữ hiện hành, tạo điều kiện thực hiện các nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ và nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong hệ thống BIDV. Để khắc phục được thực trạng này, các đơn vị trong hệ thống BIDV cần thực hiện nhiều giải pháp một cách đồng bộ. Cùng với việc thu thập, bổ sung và tổ chức chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng từ những giai đoạn trước, thì việc xây dựng và thực hiện các biện pháp hóa giải hiện tượng tài liệu bị tích đống tại các đơn vị nghiệp vụ trước khi giao nộp vào các kho lưu trữ của BIDV là công việc nên được các đơn vị ưu tiên thực hiện.
Trước hết, BIDV cần tổ chức công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các đơn vị nghiệp vụ trong hệ thống. Việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ BIDV có thể được xây dựng là một tiêu chí để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị. Bên cạnh đó, các đơn vị trong hệ thống BIDV triển khai xây dựng quy định cụ thể về thời hạn giao nộp đối với từng nhóm hồ sơ, tài liệu của các phòng/ban chuyên môn tại đơn vị. Văn phòng/Phòng tổ chức hành chính các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV có trách nhiệm thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đối với việc thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ BIDV.
Bên cạnh vấn đề về công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ, thì nhận thức của cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV về vai trò, giá trị của TLLT và công tác lưu trữ cũng là một nguyên nhân dẫn đến thực trạng tài liệu lộn xộn và tích đống, bó gói trong giai đoạn văn thư. Để khắc phục nguyên nhân này, BIDV nên đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ BIDV về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. Công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn về các quy định của Nhà nước và BIDV về công tác lưu trữ có thể được thực hiện định kỳ bằng nhiều hình thức khác nhau như thông qua các ấn phẩm của BIDV phát hành như Tạp Chí Đầu tư và Phát triển, Website của BIDV, hệ thống mạng nội bộ intranet hoặc đưa nội dung liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ vào trong các buổi sinh hoạt tập thể thường niên của các đơn vị…Điều này sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV dễ dàng tiếp cận và nhận thức được vị trí, vai trò của công tác lưu trữ, nắm bắt và thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và BIDV về công tác văn thư – lưu trữ. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ, BIDV cần tổ chức thường xuyên các buổi tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực về các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Có như vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong hệ thống BIDV mới được tổ chức khoa học ngay trong giai đoạn văn thư, điều này sẽ giúp khắc phục thực trạng tài liệu bị tích đống, bó gói khi giao nộp vào các kho lưu trữ BIDV, tạo điều kiện cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ sau đạt hiệu quả.
Ngoài những giải pháp trên, các đơn vị trong hệ thống BIDV cần quan tâm đầu tư cơ sở, vật chất và bố trí kho lưu trữ phù hợp để tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu một cách định kỳ theo đúng quy định. Điều này sẽ giúp giảm khối lượng tài liệu tồn đọng tại các đơn vị nghiệp vụ và tạo điều kiện cho việc thực hiện hiệu quả các giải pháp đối với công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. Nhưng trước mắt, BIDV phải sớm tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu đối với khối tài liệu còn tồn đọng từ các giai đoạn trước đang trong tình trạng lộn xộn, tích đống, không được sắp
buộc đối với công tác lưu trữ giúp BIDV tổ chức bảo quản TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV và phục vụ các nhu cầu khai thác và sử dụng. Để khắc phục những hạn chế của công tác lưu trữ BIDV không phải là công việc đơn giản do những hạn chế của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV là hệ quả trong nhiều năm các nghiệp vụ của công tác lưu trữ không được quan tâm và triển khai thực hiện. Vì vậy, để có thể sớm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ đòi hỏi các đơn vị trong hệ thống BIDV nên thực hiện đồng bộ các giải pháp nhằm khắc phục các thực trạng còn tồn tại của công tác lưu trữ.
3.3.2.2. Lập quy hoạch tổng thể chỉnh lý tài liệu từng giai đoạn
Chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ cần được lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV tổ chức thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Nhưng để thực hiện có hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu, các đơn vị trong hệ thống BIDV phải xây dựng quy hoạch tổng thể chỉnh lý tài liệu theo từng giai đoạn trước khi tổ chức triển khai thực hiện.
Mỗi đơn vị trong hệ thống BIDV có khối lượng tài liệu, thời gian tài liệu và giá trị của tài liệu khác nhau. Vì vậy, tại các đơn vị trước khi thực hiện chỉnh lý cần khảo sát các vấn đề liên quan và xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp với thực trạng tài liệu trong kho lưu trữ của đơn vị mình quản lý. Trong hệ thống BIDV, tài liệu của các đơn vị thành viên chủ yếu mang giá trị hiện hành, khối lượng tài liệu có giá trị lịch sử không nhiều, bên cạnh đó hầu hết khối tài liệu được thu thập, bổ sung đều trong tình trạng rời lẻ, không được phân loại và sắp xếp khoa học theo các nguyên tắc của công tác lưu trữ. Vì vậy, công tác chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích phân loại, sắp xếp khoa học khối tài liệu theo từng vấn đề và xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ các nhu cầu khai thác thường xuyên của cán bộ đơn vị. Đối với khối hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử BIDV nên được phân loại ngay trong quá trình xác định giá trị khi thực hiện chỉnh lý tài liệu để tạo thuận lợi cho công tác bảo quản cũng như giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của BIDV. Phần lớn TLLT có giá trị lịch sử của BIDV được hình thành trong hoạt động của cơ quan điều hành hoạt
động của toàn hệ thống là trụ sở chính BIDV. Chính vì vậy, trong đề tài này chúng tôi chỉ tập trung xây dựng quy hoạch tổng thể chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ trụ sở chính BIDV.
Hiện nay, tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ trụ sở chính BIDV hầu hết chưa được phân loại và sắp xếp khoa học. Khối lượng tài liệu này chủ yếu được bảo quản trong những thùng tôn và được phân loại, sắp xếp ở vị trí khác nhau theo từng đơn vị giao nộp. Như đã trình bày tại Chương I, từ khi thành lập cho đến hiện nay, BIDV đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi cùng với đó là sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và hoạt động. Vì vậy, khi thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu của trụ sở chính BIDV, trước hết cần phân loại tài liệu trong kho lưu trữ theo các Phông lưu trữ phù hợp với tên gọi và cơ cấu tổ chức, hoạt động của từng giai đoạn như sau:
- Phông lưu trữ Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam
- Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam - Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
- Phông lưu trữ Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Theo sự phân chia này, Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam (giai đoạn 14/11/1990 – 26/04/2012) hiện có khối lượng tài liệu lớn nhất. Đây cũng là Phông lưu trữ có khối tài liệu có giá trị cao và phản ánh thời kỳ phát triển về quy mô tổ chức cũng như hoạt động kinh doanh của BIDV. Hiện nay, TLLT của Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam vẫn còn giá trị hiện hành phục vụ nhu cầu khai thác thường xuyên của BIDV vì vậy cần ưu tiên và đầu tư thực hiện chỉnh lý tài liệu của Phông lưu trữ này để tổ chức bảo quản và phục vụ khai thác và sử dụng. Đối với tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam (1957-1981) và Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981 – 1990), hầu hết TLLT của các Phông lưu trữ này đều đã hết giá trị hiện hành vì vậy công tác chỉnh lý sẽ chủ yếu tập trung vào việc phân loại, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để thu thập và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của BIDV để phục vụ khai thác, sử dụng. Những tài liệu đã hết giá trị cần được phân loại và tiêu hủy để tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ
tư và Phát triển Việt Nam là Phông mở và mới được thành lập vì vậy khối lượng tài liệu đến hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan hiện nay không nhiều, vì vậy đối với Phông lưu trữ này cần chú trọng đến việc giải quyết thực trạng tài liệu tích đống, không được tổ chức khoa học trong giai đoạn văn thư để tạo hiệu quả cho công tác chỉnh lý sau khi tài liệu được thu thập vào kho lưu trữ. Như đã phân tích ở trên, chúng tôi đề xuất thực hiện chỉnh lý tài liệu tại kho lưu Trữ trụ sở chính BIDV thành ba giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Giai đoạn 2: Tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam và Phông lưu trữ Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam.
Giai đoạn 3: Tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Trước khi thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu trong từng giai đoạn, bộ phận phụ trách lưu trữ cần thực hiện công tác khảo sát thực tế khối tài liệu được thực hiện chỉnh lý, nội dung khảo sát bao gồm: Khối lượng tài liệu, thời gian của tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu và mức độ thiếu đủ của hồ sơ, tài liệu, những đặc điểm riêng biệt cần chú ý của Phông lưu trữ….để thực hiện xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông, từ đó thực hiện phân loại sơ bộ tài liệu trong kho lưu trữ trụ sở chính BIDV theo các giai đoạn nêu trên. Cùng với đó, bộ phận phụ trách lưu trữ cũng cần nghiên cứu, xây dựng các nội dung liên quan đến công tác chỉnh lý như: kế hoạch tổ chức chỉnh lý từng giai đoạn, hình thức tổ chức chỉnh lý tài liệu, dự toán kinh phí tổ chức chỉnh lý tài liệu…để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Công tác chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ trụ sở chính BIDV cần được thực