1.2.2 .Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp
2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV
2.1.2. Thực trạng kho lưu trữ BIDV
Hiện nay, tiêu chuẩn kho lưu trữ trong hệ thống BIDV được quy định tại Điều 11 Quyết định số 556/QĐ-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01/06/2012 về lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu, nhưng thực tế công tác xây dựng và tổ chức kho lưu trữ chưa được các đơn vị trong hệ thống BIDV thực hiện đầy đủ. Hầu hết kho lưu trữ tại các đơn vị trong hệ thống BIDV đều chưa phù hợp với tiêu chuẩn được quy định để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức công tác bảo vệ và bảo quản TLLT.
Tại trụ sở chính BIDV, kho lưu trữ được bố trí tại tầng 2 tòa nhà của Trường Đào tạo cán bộ BIDV tại địa chỉ số 773 Hồng Hà – Hà Nội. Kho có diện tích khoảng hơn 400m2 , được trang bị một số giá sắt để sắp xếp và bảo quản tài liệu. Kho lưu trữ này không được lắp đặt hệ thống điều hòa, hệ thống thông gió và các thiết bị phòng chống cháy, nổ theo đúng các tiêu chuẩn đã được Nhà nước và BIDV quy định. Hiện tại, kho lưu trữ này đã được sử dụng hết diện tích để tổ chức bảo quản TLLT của trụ sở chính BIDV qua các thời kỳ. Bên cạnh kho lưu trữ nêu trên, tại hai địa điểm làm việc của trụ sở chính BIDV là tháp A tòa nhà Vincom - địa chỉ 191 Bà Triệu – Hai Bà Trưng - Hà Nội và tòa tháp BIDV tại 35 Hàng Vôi – Hoàn Kiếm – Hà Nội cũng được bố trí một số kho lưu trữ hiện hành để phục vụ công tác bảo quản tài liệu. Những tài liệu được lưu trữ trong các kho lưu trữ này chủ yếu là chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ của Ngân hàng, hồ sơ tín dụng, hồ sơ cán bộ và một số hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động xây dựng cơ bản. Các kho lưu trữ này đều không được bố trí giá, tủ, hộp, cặp…để bảo quản tài liệu. Tài liệu chủ yếu được sắp xếp trong các thùng tôn và đặt trực tiếp dưới sàn kho và xếp chồng lên nhau. Do nằm trong trụ sở làm việc
của trụ sở chính BIDV, vì vậy các kho lưu trữ này đã được trang bị hệ thống điều hòa và các trang thiết bị phòng chống cháy, nổ, nhưng để tiết kiệm chi phí nên hầu hết đều không được sử dụng.
Bên cạnh các kho lưu trữ nêu trên, BIDV đã tiến hành xây dựng bổ sung kho lưu trữ tài liệu phục vụ cho việc bảo quản TLLT của trụ sở chính và một số đơn vị thành viên BIDV tại các khu vực lân cận. Công trình kho lưu trữ này được triển khai xây dựng từ năm 2010, địa điểm tại Thị Trấn Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên, đến thời điểm hiện tại công trình đã cơ bản hoàn thành và đang được triển khai đưa vào sử dụng. Kho lưu trữ này có chiều cao 07 tầng và 01 tầng hầm. Vị trí được sử dụng làm kho lưu trữ bao gồm các tầng 4,5,6,7 có tổng diện tích là 6.080 m2, tất cả các khu vực thuộc kho lưu trữ đều được lắp đặt hệ thống giá lưu trữ cố định, di động, hệ thống điều hòa, hệ thống thông gió và trang thiết bị phụ trợ phục vụ công tác lưu trữ kèm theo. Ban lãnh đạo BIDV đang xây dựng phương án chia nhỏ diện tích kho lưu trữ này thành nhiều khu vực riêng biệt để phân giao cho các đơn vị bao gồm trụ sở chính BIDV và một số đơn vị thành viên trên địa bàn lân cận sử dụng để lưu trữ tài liệu có giá trị lịch sử. Theo dự kiến năm 2015 kho lưu trữ này sẽ được đưa vào sử dụng và hoạt động chính thức. Đây là một bước đánh dấu sự quan tâm của ban lãnh đạo BIDV đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV.
Các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV có hoạt động khá độc lập dưới sự kiểm soát của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành và các Ban trung tâm trực thuộc trụ sở chính BIDV. Trong quá trình hoạt động, các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV sản sinh khối lượng tài liệu khá lớn và có giá trị cao liên quan trực tiếp đến các hoạt động nghiệp vụ thuộc chức năng và nhiệm vụ chính của BIDV. Vì vậy, việc bố trí và sử dụng kho lưu trữ là nhiệm vụ không thể thiếu đối với hoạt động của các đơn vị. Tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV, kho lưu trữ được bố trí ngay tại trụ sở làm việc hoặc thuê bên ngoài trụ sở làm việc. Kho lưu trữ của các đơn vị thành viên BIDV thường có diện tích khoảng 40 – 60m2 và chủ yếu phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ cán bộ, hồ sơ là thông tin khách hàng, tập lưu văn bản gốc do văn thư phát hành và một số hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động nghiệp vụ. Bên cạnh đó,
tại các đơn vị thành viên trong hệ thống thống BIDV hiện có một khối lượng lớn tài liệu chưa được thu thập vào kho lưu trữ mà được cán bộ nghiệp vụ trực tiếp lưu trữ tại nơi làm việc vì công tác thu thập, bổ sung TLLT không được các đơn vị thành viên BIDV thực hiện theo định kỳ. Ở một số đơn vị thành viên mới được thành lập cũng đã bố trí kho lưu trữ nhưng mới sử dụng hết một phần diện tích do tài liệu sản sinh ra chưa nhiều và chủ yếu được lưu trữ trực tiếp tại các đơn vị nghiệp vụ. Kho lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV không được đầu tư, trang bị các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ phù hợp như giá, tủ, điều hòa…mà cũng sắp xếp tài liệu trong các thùng tôn, xếp chồng lên nhau trong kho lưu trữ để tổ chức lưu trữ và bảo quản.
Là một đơn vị hoạt động theo mô hình hệ thống với mạng lưới các đơn vị thành vị thành viên rất lớn. Nhưng hiện nay, BIDV mới bước đầu quan tâm tới công tác xây dựng và bố trí hệ thống các kho lưu trữ phục vụ cho công tác bảo quản TLLT. Tuy nhiên do việc thực hiện vẫn chưa thực sự phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ vì vậy đây vẫn là khó khăn đối với việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Trong thời gian tới, BIDV cần có những biện pháp cụ thể để tổ chức hệ thống mạng lưới kho lưu trữ, cũng như đảm bảo các điều kiện cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu trong các kho lưu trữ của BIDV.