1.2.2 .Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp
2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV
2.1.3. Công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ BIDV
Văn bản quản lý về công tác lưu trữ là hành lang pháp lý tạo cơ sở cho việc tổ chức thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV. Do đặc thù mô hình tổ chức bao gồm các đơn vị thành viên phân bố trên địa bàn ở tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước, vì vậy việc hoàn thiện hệ thống các văn bản quản lý là điều kiện tiền đề giúp cho công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV được thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất và khoa học.
Thực tế trong những năm vừa qua, công tác xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ tuy đã được Ban lãnh đạo BIDV quan tâm và chỉ đạo thực hiện, nhưng kết quả đạt được chưa cao. Cụ thể trong một số năm gần đây BIDV đã ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ như sau:
- Quyết định số 556/QĐ-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01/6/2012 về việc Lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu;
- Văn bản số 4574/CV-PC của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 02/08/2013 về việc chấn chỉnh công tác hoàn thiện, lưu trữ hồ sơ công việc xử lý qua email;
- Văn bản số 3810/CV-KT của Kế toán trưởng BIDV ban hành ngày 12/06/2013 về việc Hướng dẫn về việc in và lưu trữ báo cáo phục vụ công tác hậu kiểm;
- Văn bản số 1905/CV-ANBM của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 27/11/2012 về việc Hướng dẫn thực hiện kiểm soát thiết bị lưu trữ di động đối với các Ban và Trung tâm thuộc Hội sở chính ;
- Văn bản số 2875/CV-KT1 của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 07/09/2012 về việc Kiểm tra chứng từ kế toán lưu trữ;
- Quyết định số 1892/QĐ-PC của Tổng Giám đốc BIDV ban hành ngày 28/4/2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ ban hành theo Quyết định số 3148/QĐ-PC (đã hết hiệu lực);
- Quyết định số 3148/QĐ-PCCĐ của Tổng Giám đốc BIDV ban hành ngày 15/11/2001 về việc quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (đã hết hiệu lực);
- Quyết định 5751/QĐ-KT1 ngày 05/10/2009 của Tổng giám đốc BIDV về việc thay thế phụ lục ban hành kèm theo Quy định số 4121/QĐ-KT1 (đã hết hiệu lực);
- Quy định số 4121/QĐ-KT1 của Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 21/7/2009 về việc quy định chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán(đã hết hiệu lực). Những văn bản trên đã cho thấy trong những năm vừa qua công tác ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BIDV cũng đã được thực hiện. Cụ thể khi các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ (Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) và cơ quan quản lý Ngành ngân hàng (Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) có sự thay đổi, bổ sung các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ thì BIDV cũng đã thực hiện triển khai công tác nghiên cứu, xây dựng, bổ sung và ban hành các văn bản quy định mới cho phù hợp với các quy định hiện hành. Tuy nhiên, nội dung các văn bản quy định và hướng dẫn
về công tác lưu trữ của BIDV chưa thực sự đầy đủ và phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ tại BIDV.
Bên cạnh đó, việc triển khai áp dụng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc. Công tác tuyên truyền, tập huấn, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, phổ biến nội dung các văn bản quy định, kiểm tra, giám sát, nhắc nhở việc thực hiện công tác lưu trữ theo các văn bản quy định, hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước và của BIDV cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ chưa được quan tâm triển khai thực hiện. Ngoài ra, nội dung của các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BIDV không có các chế tài xử lý cụ thể để tạo ra tính bắt buộc và thống nhất đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. Vì vậy, kết quả đạt được từ công tác ban hành và triển khai áp dụng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ còn thiếu hiệu quả. Công tác lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV không được thực hiện thống nhất và đúng theo những quy trình, quy định của Nhà nước và BIDV.
Nói tóm lại, công tác quản lý và ban hành văn bản về công tác lưu trữ tại BIDV đã được thực hiện, nhưng thực tế kết quả đạt được còn hạn chế do còn mang tính hình thức. Nội dung các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BIDV được xây dựng chủ yếu dựa trên sự tham khảo các văn bản quy định, hướng dẫn của các cơ quan Nhà nước mà chưa nghiên cứu và dựa trên sự phù hợp đối với thực tiễn mô hình tổ chức và tính đặc thù của hệ thống BIDV. Bên cạnh đó, việc triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV cũng không được tổ chức thực hiện hiệu quả.