3.3.1 .Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu
3.3.6. Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Hàng năm, để loại bỏ những tài liệu hết giá trị bảo quản, tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa khi thực hiện nghiệp vụ phân loại và chỉnh lý tài liệu nhằm tăng diện tích các kho lưu trữ, tạo điều kiện thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu và bảo quản tài liệu, BIDV cần tổ chức thực hiện công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu. Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại các đơn vị trong hệ thống BIDV nên được thực hiện một cách định kỳ, triệt để, khoa học và phù hợp với các quy định của Nhà nước và của BIDV.
Trong những năm vừa qua, công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị đã được BIDV tổ chức thực hiện nhưng thực tế hiệu quả chưa cao. Cùng với đó, do phần lớn tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV không được tổ chức khoa học vì vậy các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV hiện đang tồn đọng khối lượng khá lớn tài liệu hết giá trị chưa được tổ chức tiêu hủy. Hiện nay, công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định tại Điều 28, Luật lưu trữ năm 2011. Căn cứ quy định này, khi xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, BIDV cần xây dựng quy định phù hợp để tạo tiền đề cho việc tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại các kho lưu trữ trong toàn hệ thống. Hiện nay, căn cứ Điều lệ tổ chức, hoạt động của BIDV, thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy tài liệu trong hệ thống BIDV được xác định như sau:
- Tổng giám đốc BIDV quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị được lưu trữ tại Kho lưu trữ hiện hành trụ sở chính.
- Giám đốc các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị được lưu trữ hiện hành tại kho lưu trữ đơn vị.
Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị cần được BIDV chỉ đạo thực hiện thống nhất và định kỳ trong toàn hệ thống. Khi thực hiện công tác tiêu hủy tài liệu, các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV phải thực hiện đầy đủ các quy trình theo quy định của Pháp luật và của BIDV, và quan trọng là cần tổ chức Hội
đồng xác định giá trị tài liệu để thực hiện thẩm tra lại giá trị của tài liệu trong danh mục hồ sơ, tài liệu trùng thừa và hết giá trị trước khi thực hiện tiêu hủy. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, thất thoát tài liệu còn giá trị sử dụng khi tổ chức tiêu hủy tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV. Thực hiện quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011 và thực tiễn cơ cấu tổ chức, hoạt động của BIDV, Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần được xây dựng với thành phần cụ thể như sau:
a.Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại Trụ sở chính BIDV bao gồm:
- Tổng giám đốc/Phó Tổng giám đốc Phụ trách: Chủ tịch Hội đồng; - Chánh Văn phòng trụ sở chính BIDV: Ủy viên;
- Trưởng bộ phận lưu trữ: Ủy viên;
- Giám đốc/Phó Giám đốc các Ban/Trung tâm trực thuộc Trụ sở chính BIDV có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: Ủy viên;
- Cán bộ đại diện của các Ban/Trung tâm trực thuộc trụ sở chính có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: thư ký Hội đồng;
- Cán bộ lưu trữ Trụ sở chính BIDV: thư ký Hội đồng.
b. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại các đơn vị thành viên BIDV bao gồm:
- Giám đốc/Phó giám đốc: Chủ tịch Hội đồng;
- Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: Ủy viên;
- Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng các đơn nghiệp vụ có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: ủy viên;
- Cán bộ lưu trữ đơn vị: thư ký Hội đồng;
- Cán bộ đại diện của các đơn vị nghiệp vụ có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: thư ký Hội đồng.
Các đơn vị trong hệ thống BIDV cần nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và thực hiện một cách nghiêm túc, thống nhất theo quy định của Nhà nước và của BIDV. Việc thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các kho lưu trữ BIDV phải đảm bảo một số nguyên tắc sau:
- Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị của cơ quan thẩm tra trước khi ra quyết định tiêu huỷ;
- Khi Hội đồng xác định giá trị của cơ quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
- Bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu, lập biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ, tài liệu được đề xuất tiêu hủy cần được các đơn vị trong hệ thống BIDV lập danh mục đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thẩm tra và thực hiện tiêu hủy. Bên cạnh đó, các đơn vị trong hệ thống BIDV cần có phương án thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị một cách hợp lý để giảm bớt chi phí, thời gian và tránh gây thất thoát tài liệu.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3:
Hạn chế của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV xuất phát từ nhiều nguyên nhân như hạn chế trong nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống, hạn chế về năng lực của cán bộ quản lý trực tiếp công tác lưu trữ tại các đơn vị, những bất cập trong công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ…Giải quyết được những nguyên nhân này sẽ tạo điều kiện thực hiện có hiệu quả và hoàn thiện công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. Nhưng để giải quyết triệt để những nguyên nhân gây ra những hạn chế trong công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV đòi hỏi cần có những giải pháp mang tính đồng bộ. Các giải pháp cần được nghiên cứu chuyên sâu và thực hiện theo các quy trình thống nhất. Trong phạm vi luận văn tác giả đề xuất những giải pháp là các quy trình tổ chức, quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần thiết để tham mưu, tạo điều kiện thực hiện thống nhất công tác quản lý tài liệu hình thành trong hệ thống BIDV, cải thiện chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV. Song tóm lại việc lựa chọn các giải pháp và thực hiện vẫn phụ thuộc vào nhận thức và quan điểm của Ban lãnh đạo BIDV. Trước thực tế như vậy, đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải có những biện pháp quy định, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và hỗ trợ việc thực hiện công tác lưu trữ đối với các doanh nghiệp như BIDV. Điều này sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV được thực hiện có hiệu quả nhằm quản lý và phát huy giá trị của TLLT trong đời sống xã hội.
KẾT LUẬN
TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV có khối lượng lớn và có giá trị quan trọng. BIDV là một Ngân hàng có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời với hệ thống mạng lưới các đơn vị thành viên rộng khắp trong nước và nước ngoài đã hình thành nên một khối lượng TLLT lớn, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung và có giá trị cao trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, lịch sử...Những tài liệu ấy cần được quản lý và tổ chức khai thác sử dụng một cách có hiệu quả. Tuy nhiên hiện nay công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV còn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập đặc biệt là trong công tác quản lý TLLT.
Lãnh đạo các đơn vị trong hệ thống BIDV không quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kho lưu trữ, kinh phí...phục vụ cho công tác lưu trữ, cũng như chưa thực hiện việc nghiên cứu, xây dựng tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ cho phù hợp, vì vậy số lượng cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp trong hệ thống BIDV đang rất thiếu về số lượng, yếu về chất lượng. Bên cạnh đó, hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV hiện nay không đầy đủ, thiếu đồng bộ và phù hợp với thực tiễn, cùng với nhận thức chưa đầy đủ của lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong toàn hệ thống BIDV đã đẩy công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV vào tình trạng lộn xộn và kém hiệu quả. Tuy vài năm gần đây, BIDV đã bước đầu có sự quan tâm thực hiện công tác lưu trữ nhưng do cách thức thực hiện thiếu tính khoa học và thống nhất vì vậy kết quả đạt được chưa cao, thậm chí còn phát sinh thêm những thực trạng mới. Điều này đặt ra yêu cầu bức thiết đối với BIDV trong việc xây dựng và thực hiện những giải pháp khả thi đối với công tác lưu trữ trong toàn hệ thống.
Để giải quyết những hạn chế còn tồn tại, Ban lãnh đạo BIDV cần chỉ đạo việc thực hiện đồng bộ và thống nhất công tác lưu trữ trong toàn hệ thống BIDV. Thực hiện điều này, trước hết BIDV cần xây dựng và ổn định về tổ chức, biên chế bộ phận phụ trách công tác lưu trữ với chức năng, nhiệm vụ và vị trí pháp lý rõ ràng. Cùng với đó, BIDV cũng nên có chế độ đãi ngộ phù hợp đối với cán bộ làm công tác lưu trữ, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ lưu trữ nhằm quản lý và phát huy giá trị của TLLT hình thành trong hệ thống BIDV phục vụ các hoạt động nghiên cứu về lịch sử, kinh tế, chính trị và các hoạt động nghiệp vụ khác trong toàn hệ thống BIDV./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. SÁCH, GIÁO TRÌNH, TẠP CHÍ, CÁC ĐỀ TÀI LIÊN QUAN
1. Nguyễn Thị Lan Anh (2006): Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
2. ThS. Nguyễn Thị Kim Bình (12/2009): Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân
văn” do Trường ĐHKHXHNVHN tổ chức.
3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp.
4. Triệu Văn Cường (2004): Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ, LV.27.
5. Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng (2010): Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội.
6. Phạm Thị Diệu Linh (2009): Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội, LV.74.
7. Nguyễn Thị Trang Nhung (2008): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, LV.55.
8. Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (2012): Lịch sử Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (1957-2012) Nhà xuất bản chính trị Quốc Gia – sự thật.
9. Hoàng Tùng Phong (2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở nội vụ, Luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
10. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (2011): Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, NXB Chính trị - Hành chính.
11.http://www.quanlytailieu.vietmos.com/Tintuc/Kinhnghiemquanlytailieu /tabid/72/News/118/Tai-lieu-luu-tru-cua-doanh-nghiep-voi-su-nghiep-phat-trien- kinh-te-Viet-Nam.aspx 12.http://dangkykinhdoanh.haiphong.vn/dang-ky-kinh-doanh/dieu-can- biet/212-che-do-luu-giu-tai-lieu-cua-doanh-nghiep 13. http://www.sggp.org.vn/kinhte/2013/4/316304/
II. VĂN BẢN QUY ĐỊNH CHUNG
14. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTCP ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
15. Công văn số 662/VTLTNN-TCCB ngày 29 tháng 7 năm 2008 của Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy , bảo vệ an toàn tài liệu.
16. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
17. Công văn số 2959/BNV-VTLTNN của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 17/08/2012 hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ;
18. Hướng dẫn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
19. Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
20. Luật các Tổ chức tín dụng 2010;
21. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội, có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2012;
22. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
23. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
24. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
25. Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng;
26. Quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 16 tháng 11 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
27. Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm 2009 về việc Quyết định ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;
28. Quyết định số 163/CVTLT ngày 4 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan tổ chức;
29. Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ban hành ngày 06/12/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
30. Quyết định số 608/QD-NHNN về việc Ban hành quy định khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước trung ương;
31. Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
32. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
33. Thông tư 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ xây dựng về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng;
34. Thông tư số 09/2009/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2009 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
35. Thông thư 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011 của Ngân