3.3.1 .Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu
3.3.3. Tổ chức bảo quản TLLT
Bảo quản TLLT là một nghiệp vụ quan trọng trong quy trình quản lý TLLT, tại Điều 25 của Luật lưu trữ năm 2011 đã quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức đối với công tác bảo quản TLLT. Chính vì vậy, công tác bảo quản TLLT có thể coi là nhiệm vụ bắt buộc phải được thực hiện trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống BIDV, công tác tổ chức bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ đã được thực hiện nhưng thiếu tính khoa học và không phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ tại các đơn vị. Điều này là do công tác tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu trong hệ thống BIDV còn tồn tại nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, việc đảm bảo các điều kiện cần thiết phục vụ công tác bảo quản TLLT và thực hiện thống nhất công tác tổ chức tài liệu trong các kho lưu trữ chưa được các đơn vị trong hệ thống BIDV quan tâm, triển khai thực hiện. Vì vậy, trong giai đoạn hiện nay cùng với việc thực hiện các giải pháp đồng bộ để khắc phục những hạn chế còn tồn tại của công tác lưu trữ nói chung, BIDV cần có các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản TLLT. Cụ thể như sau:
3.3.3.1. Đảm bảo các điều kiện phục vụ công tác bảo quản TLLT
Hiện nay, cơ sở vật chất và trang thiết bị tại các kho lưu trữ không được trang bị đầy đủ là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại đối với công tác bảo quản TLLT tại các đơn vị trong hệ thống BIDV. Chính vì vậy, các đơn vị trong hệ thống BIDV cần có biện pháp bổ sung đầy đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản TLLT bao gồm: giá, tủ, các thiết bị chiếu sáng, hệ thống thông gió, chống ấm, thiết bị báo cháy… Hàng năm, bộ phận phụ trách lưu trữ tại các đơn vị trong hệ thống BIDV thực hiện xây dựng kế hoạch tổ chức công tác bảo quản TLLT. Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp cho bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV chủ động về thời gian và kinh phí để triển khai hiệu quả công tác bảo quản TLLT. Nội dung kế hoạch bao gồm:
+ Khối lượng TLLT dự kiến cần được tổ chức bảo quản TLLT
+ Diện tích kho lưu trữ hiện có và cần bổ sung để tổ chức bảo quản TLLT + Cơ sở vật chất và trang thiết bị cần bổ sung để phục vụ cho công tác bảo quản TLLT
+ Kế hoạch vệ sinh, khử trùng kho lưu trữ và TLLT tại đơn vị. + Dự toán kinh phí để thực hiện công tác bảo quản TLLT.
+ Nội dung các công việc cần thực hiện và thời gian dự kiến triển khai. Bên cạnh đó, BIDV cần xây dựng một số văn bản quy định, hướng dẫn chung về công tác bảo quản TLLT nhằm giúp các đơn vị trong hệ thống có căn cứ pháp lý để triển khai thực hiện công tác bảo quản TLLT một cách thống nhất. Nội dung các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác bảo quản TLLT phải xác định rõ ràng trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân và có các chế tài cụ thể để nâng cao ý thức của cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV đối với việc thực hiện công tác bảo quản TLLT. Một số văn bản quy định, hướng dẫn về công tác bảo quản TLLT cần được BIDV xây dựng và ban hành bao gồm:
+ Quy định về chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất các kho lưu trữ BIDV + Quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy trong các kho lưu trữ BIDV + Quy định, hướng dẫn về công tác vệ sinh TLLT và Kho lưu trữ BIDV
+ Nội quy ra vào kho lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV
Các đơn vị trong hệ thống BIDV cũng nên tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, khử trùng các kho lưu trữ theo định kỳ để giúp phòng tránh các tác nhân gây hư hỏng TLLT và giúp tăng tuổi thọ cho tài liệu. Để đảm bảo công tác bảo quản TLLT được thực hiện khoa học, bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ, tài liệu tại các kho lưu trữ của đơn vị để kịp thời phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục những tác nhân gây ảnh ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ của TLLT như: Chuột, mối, mọt, nấm mốc, độ ẩm... Bên cạnh đó, BIDV cần xây dựng các phương án tổ chức bảo quản phù hợp đối với các loại hình tài liệu đặc biệt như:
- Bố trí khu vực với môi trường phù hợp đảm bảo các điều kiện cần thiết để tổ chức bảo quản, duy trì và tăng tuổi thọ của vật mang tin chứa đựng tài liệu đối với tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
- Bố trí các loại giá, tủ phù hợp để có thể sắp xếp và bảo quản các loại tài liệu có khổ lớn như Bản vẽ, tài liệu báo cáo trên khổ A3…
- Bố trí các khu vực riêng để bảo quản và có các biện pháp nhằm bảo mật thông tin tài liệu như trang bị tủ khóa, két sắt… đối với tài liệu có yếu tố “Mật” chưa được giải mật.
- Thực hiện công tác số hóa tài liệu và hạn chế khai thác sử dụng bản gốc văn bản đối với những tài liệu có giá trị cao, tài liệu trong tình trạng hư hỏng.
Tóm lại, đảm bảo các điều kiện phục vụ công tác bảo quản TLLT là giải pháp tạo cơ sở cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV. Chính vì vậy, đây có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần sớm được các đơn vị trong hệ thống BIDV triển khai thực hiện.
3.3.3.2. Thực hiện thống nhất công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV
Công tác tổ chức khoa học tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV không được quan tâm thực hiện cũng là nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong công tác bảo quản TLLT. Chính vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo các điều
kiện phù hợp cho công tác bảo quản TLLT, bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV cần phải thực hiện thống nhất công tác tổ chức khoa học tài liệu trong các kho lưu trữ.
Để có thể tổ chức khoa học công tác bảo quản TLLT, BIDV cần có các biện pháp giải phóng toàn bộ khối tài liệu trong các thùng tôn đang được bảo quản tại các kho lưu trữ và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu như chỉnh lý, xác định giá trị…trước khi đưa vào tổ chức bảo quản. Các yêu cầu đối với tài liệu trước khi được tổ chức bảo quản phải được BIDV quy định và thực hiện thống nhất như sau:
- Tài liệu tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV phải được lập hồ sơ và sắp xếp trong các hộp, cặp tài liệu trước khi đưa vào tổ chức bảo quản.
- Để thống nhất trong việc thực hiện trong toàn hệ thống, BIDV cần có quy định, hướng dẫn cụ thể về việc ghi bìa hồ sơ, đánh số, ký hiệu trên hộp, cặp chứa hồ sơ, TLLT.
- Bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV phải dán nhãn, ghi đầy đủ các thông tin trên bìa hồ sơ, hộp, cặp chứa hồ sơ, TLLT theo quy định và xây dựng các công cụ tra cứu để tạo điều kiện cho công tác thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT.
Ngoài việc quy định về việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu, ghi bìa hồ sơ, đánh số ký hiệu đối với các cặp, hộp chứa hồ sơ, TLLT, BIDV cũng nên quy định thống nhất về cách tổ chức và sắp xếp tài liệu trong các kho lưu trữ. Bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV sắp xếp cặp, hộp chứa hồ sơ, TLLT lên giá theo trật tự số, ký hiệu đã được ghi. Trật tự sắp xếp trong toàn bộ các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV có thể thực hiện thống nhất theo nguyên tắc sau:
+ Sắp xếp tài liệu từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
+ Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
Việc sắp xếp tài liệu trong các kho lưu trữ theo những nguyên tắc thống nhất sẽ giúp bộ phận phụ trách lưu trữ xây dựng sơ đồ tài liệu trong kho. Điều
này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu, thống kê và thực hiện các biện pháp kiểm tra tại các kho lưu trữ trong hệ thống BIDV.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác bảo quản TLLT được thực hiện hiệu quả, bộ phận phụ trách lưu trữ tại các đơn vị trong hệ thống BIDV nên thường xuyên kiểm tra về thực trạng TLLT tại kho lưu trữ các đơn vị và lập danh mục TLLT hạn chế khai thác, sử dụng bản gốc đối với TLLT quý hiếm, TLLT đang trong tình trạng hư hỏng. Các đơn vị trong hệ thống BIDV cần đẩy mạnh thực hiện công tác số hóa đối với TLLT có giá trị cao và TLLT trong tình trạng hư hỏng để giúp phục vụ tổ chức khai thác, sử dụng mà không ảnh hưởng đến tuổi thọ của các loại tài liệu này. Cùng với đó, BIDV có thể thực hiện các biện pháp phổ biến, tuyên truyền các nội dung liên quan đến công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống BIDV về giá trị, vai trò của TLLT, từ đó nâng cao ý thức bảo vệ, bảo quản TLLT.
3.3.4. Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nếu được thực hiện tốt sẽ giúp phát huy giá trị của tài liệu và thể hiện vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống BIDV hiện nay nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT khá lớn nhưng trên thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu vẫn chưa được các đơn vị quan tâm và tổ chức thực hiện. Điều này dẫn đến thực trạng lãng phí nguồn thông tin có giá trị cao phục vụ các hoạt động nghiệp vụ tại các đơn vị trong hệ thống BIDV. Để khắc phục thực trạng này, BIDV cần giải quyết được hai vấn đề cơ bản:
- Một là, tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đã được thu thập vào kho lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV.
- Hai là, lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV phải tổ chức và áp dụng hình thức khai thác và sử dụng TLLT phù hợp để tạo điều kiện cho người có nhu cầu khai thác có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác, sử dụng có hiệu quả thông tin trong TLLT.
Trong hai vấn đề này, vấn đề thứ nhất đã được chúng tôi phân tích và đưa ra các giải pháp đối với từng nghiệp vụ cụ thể trong đề tài. Vì vậy, trong nội
thức phù hợp để tổ chức có hiệu quả công tác khai thác, sử dụng TLLT trong hệ thống BIDV. Theo quy định tại Điều 32 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về các hình thức sử dụng TLLT bao gồm: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ. Căn cứ quy định này, bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV có thể vận dụng linh hoạt và lựa chọn các hình thức khai thác sử dụng TLLT phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ của đơn vị.
Hiện nay, để nâng cao chất lượng công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại các đơn vị trong hệ thống BIDV thì ngoài các hình thức cho độc giả sử dụng trực tiếp TLLT theo phương thức truyền thống như: Cấp bản sao, tổ chức phòng đọc, cho mượn TLLT… BIDV nên quan tâm nghiên cứu và triển khai thực hiện các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng. Đây là giải pháp giúp thu hẹp được khoảng cách về không gian, thời gian khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT của BIDV. Mục đích tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong hệ thống BIDV trước hết nhằm phục vụ nhu cầu của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống. Vì vậy, áp dụng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng là giải pháp hiệu quả giúp phát huy giá trị TLLT phục vụ các hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị trong hệ thống BIDV. Hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng giúp cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV có nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT của các đơn vị khác trong hệ thống có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin TLLT để phục vụ các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Bên cạnh đó, thực hiện tốt hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng sẽ giúp giảm chi phí và thời gian cho cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV đối với việc tra cứu, khai thác, sử dụng TLLT, đặc biệt là tài liệu đang có giá trị hiện hành. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước và của BIDV về bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin khi tổ chức hình thức
khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng. Để thực hiện hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng, BIDV cần nghiên cứu xây dựng hành lang pháp lý và thực hiện một số công việc để tạo điều kiện áp dụng hiệu quả hình thức này như sau:
- Xây dựng và ban hành Quy chế công tác khai thác, sử dụng TLLT trong hệ thống BIDV trong đó quy định cụ thể về đối tượng, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT BIDV gián tiếp trong môi trường mạng; Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu không được phép tổ chức khai thác, sử dụng gián tiếp trong môi trường mạng; Quy định trách nhiệm của lãnh đạo và lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV và các thủ tục cần thiết để khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng; Quy định về bảo mật thông tin TLLT đối với hình thức khai thác, sử dụng gián tiếp trong môi trường mạng…
- Tổ chức thực hiện hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khoa học tài liệu còn tồn đọng và xây dựng các công cụ tra cứu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT.
- Bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV phối hợp với bộ phận phụ trách công nghệ thông tin (Trung tâm công nghệ thông tin BIDV và Ban Công nghệ) xây dựng các phần mềm hoặc mua phần mềm phù hợp để tổ chức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp trong môi trường mạng. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin, BIDV chỉ nên triển khai hình thức khai thác, sử dụng TLLT qua hệ thống mạng nội bộ intranet.
- Bộ phận phụ trách lưu trữ các đơn vị trong hệ thống BIDV tổ chức khảo sát, lấy ý kiến cán bộ các đơn vị nghiệp vụ để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng cao để triển khai thực hiện công tác số hóa. Các đơn