1.2.2 .Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp
1.2.3. Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra doanh
thanh tra doanh nghiệp.
Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp nói chung, TLLT nói riêng là sản phẩm hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý của Nhà nước đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Hiện nay, sự đóng góp của các doanh nghiệp vào sự phát triển kinh tế nước ta là không hề nhỏ và điều đó đã được chứng minh qua những số liệu đã được báo cáo trong những năm gần đây, nhưng bên cạnh đó có không ít những doanh nghiệp còn lợi dụng kẽ hở của công tác quản lý của Nhà nước để thực hiện các hành vi xấu nhằm chuộc lợi cho các cá nhân như trốn thuế, buôn lậu, gian lận trong các hoạt động kinh tế, vi phạm quyền sở hữu trí tuệ...Để có thể quản lý và phát hiện những doanh nghiệp có các hoạt động vi phạm pháp luật cần tìm ra những bằng chứng pháp lý tin cậy nhất. TLLT là một trong những bằng chứng pháp lý quan trọng trong quá trình điều tra, thanh tra và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có hành vi vi phạm pháp luật thì những tài liệu của
của pháp luật. Ngược lại, doanh nghiệp cũng có thể bảo vệ quyền lợi của mình bằng chính TLLT. Thực tế, trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường xảy ra những tranh chấp trong các lĩnh vực như quyền sở hữu trí tuệ, bản quyền sáng tạo, tên thương hiệu, xảy ra khiếu nại, tố cáo…thì TLLT chính là chứng cứ pháp lý có giá trị để làm bằng chứng, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các doanh nghiệp.
Quản lý TLLT giúp hình thành công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các doanh nghiệp và góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra giám sát của các cơ quan nhà nước đối với các doanh nghiệp. Ví dụ cụ thể là một số vụ án kinh tế lớn được phát hiện và TLLT là một trong những công cụ quan trọng cung cấp thông tin phục vụ quá trình thanh tra, điều tra. Có thể kể đến những vụ án như vụ án Lã Thị Kim Oanh và đồng bọn tham ô tại Công ty tiếp thị đầu tư nông nghiệp và phát triển nông thôn xét xử năm 2003 hay vụ án cố ý làm trái quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế gây hậu quả nghiêm trọng xảy ra tại Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam (Vinashin) với thiệt hại hàng trăm tỷ đồng xét xử năm 2012. Để điều tra được các vụ án trên thì chứng cứ quan trọng chính là TLLT tại các công ty đó, toàn bộ tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh sự sai phạm của các thành viên. Một số vụ án đặc biệt nghiêm trọng và gây thiệt hại lớn đối với một số ngân hàng đó là vụ án Trần Lệ Thủy nguyên cán bộ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Đông Đô và đồng bọn lừa đảo chiếm đoạt tài sản với thiệt hại lên đến gần 200 tỷ đồng được xét xử năm 2011... vụ án “siêu lừa” Huỳnh Thị Huyền Như - Nguyên quyền Trưởng phòng Giao dịch Điện Biên Phủ thuộc Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và đồng bọn lừa đảo chiếm đoạt tài sản và làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức với thiệt hại lên tới gần 4.000 tỷ đồng xét xử năm 2013...tất cả những vụ việc trên các cơ quan điều tra đều phải sử dụng thông tin trong TLLT làm căn cứ để điều tra tìm ra được những thủ đoạn của các đối tượng để có những hình phạt thích đáng đối với các đối tượng và cũng là những bài học kinh nghiệm đối với công tác quản lý
nghiệp vụ của các Ngân hàng. Trong năm 2013 một vấn đề được dư luận hết sức quan tâm liên quan đến một số công ty công ích trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh, đó là các lãnh đạo các công ty công ích như: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thoát nước đô thị, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chiếu sáng công cộng, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên công viên cây xanh, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên công trình giao thông Sài Gòn có mức lương “khủng” lên tới hàng tỷ đồng/năm. Việc thanh tra, điều tra đã được thực hiện và thông tin TLLT đã được sử dụng để thu thập thông tin bao gồm chứng từ, hóa đơn, TLLT và kết quả kiểm toán...của các công ty nói trên trong một vài năm gần đây đã phát hiện được sai phạm và xử lý đúng người, đúng tội và kịp thời đối với các đối tượng có liên quan, giúp trấn an dư luận và xây dựng lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước.
Từ những ví dụ trên chúng ta có thể thấy, hiện nay các loại tội phạm liên quan đến các doanh nghiệp, lợi dụng danh nghĩa của các doanh nghiệp để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, tham nhũng của Nhà nước, của nhân dân và chính các doanh nghiệp ngày càng nhiều, và thiệt hại của các vụ án có liên quan đến các doanh nghiệp cũng ngày càng lớn. Đặc biệt, đối với các vụ án liên quan đến các ngân hàng thương mại thường rất lớn, có thể lên đến hàng nghìn tỉ đồng. Để có thể phát hiện và ngăn chặn được những vụ án kinh tế liên quan đến các doanh nghiệp, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước thì việc kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền đối với các doanh nghiệp phải được thực hiện thường xuyên và chặt chẽ và một trong những nguồn thông tin phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra đó chính là TLLT của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý tốt TLLT không những mang lại lợi ích về thông tin phục vụ quá trình hoạt động của mình mà còn tạo ra những công cụ giúp cơ quan điều tra có thể thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro và phát hiện được những sai phạm để xử lý kịp thời. Có thể nói vai trò của TLLT trong hoạt động kiểm tra, thanh tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước đối với hoạt động của các doanh nghiệp là rất quan trọng, để phát huy vai trò của TLLT đối với công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát của doanh
và quản lý TLLT nói riêng là một công việc cần được quan tâm và ưu tiên thực hiện. Đặc biệt đối với hệ thống các Ngân hàng thương mại, do quy mô hoạt động lớn, với loại hình kinh doanh chính là hoạt động tín dụng, thì việc kiểm tra, giám sát càng phải cần được thực hiện một cách chặt chẽ và thường xuyên vì những các vụ án liên quan đến các Ngân hàng thương mại thường gây ra tổn thất lớn, các đối tượng liên quan thường có những thủ đoạn hết sức tinh vi. Bên cạnh đó, TLLT của các ngân hàng thương mại như của BIDV còn chứa đựng thông tin của nhiều khách hàng bao gồm khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp, Đây cũng là nguồn thông tin quan trọng giúp các cơ quan điều tra tìm kiếm thông tin liên quan đến các đối tượng bị tình nghi trong các vụ án kinh tế, rửa tiền, tham nhũng... Chính vì vậy TLLT hình thành trong các Ngân hàng thương mại cần được quản lý chặt chẽ và khoa học để tạo ra công cụ phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra và giám sát.
Tóm lại, các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động bên cạnh việc đầu tư đối với các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thì cũng cần chú trọng đến công tác lưu trữ đặc biệt là công tác quản lý TLLT. Điều này không chỉ mang lại điều kiện thuận lợi cho các cơ quan quản lý Nhà nước mà còn mang lại lợi ích cho chính các doanh nghiệp vì quản lý tốt công tác lưu trữ và TLLT sẽ giúp cho doanh nghiệp có được nguồn thông tin đáp ứng cho nhu cầu khai thác và sử dụng của cán bộ, nhân viên trong các doanh nghiệp trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đây còn là công cụ giúp doanh nghiệp tự kiểm tra các hoạt động của mình và cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất để có thể phát hiện những sai phạm và có những biện pháp xử lý kịp thời tránh gây hậu quả, thất thoát lớn đối với các doanh nghiệp và Nhà nước, góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.