1.2.2 .Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp
2.1. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ BIDV
2.1.1. Thực trạng tổ chức và cán bộ lưu trữ BIDV
Công tác tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ trong hệ thống BIDV hiện nay đang tồn tại nhiều bất cập và hạn chế, đây cũng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng yếu kém trong công tác lưu trữ của hệ thống BIDV. Tại trụ sở chính BIDV, nơi có khối lượng tài liệu lớn và giá trị, nhưng đến thời điểm hiện nay vẫn không tổ chức được bộ phận lưu trữ riêng biệt để quản lý và thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, bên cạnh đó công tác tuyển dụng và bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách chưa được quan tâm, công tác lưu trữ chủ yếu do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Công tác lưu trữ tại trụ sở chính BIDV được giao cho Tổ Văn thư – lưu trữ trực thuộc Bộ phận Hành Chính Quản trị - Văn phòng quản lý và tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, do số lượng cán bộ được bố trí không phù hợp với thực tiễn khối lượng công việc, phần lớn cán bộ lại không được đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ vì vậy chưa đáp ứng được những yêu cầu mà công tác lưu trữ tại trụ sở chính BIDV đang đặt ra.
Tổ văn thư - lưu trữ tại trụ sở chính BIDV được bố trí 6 cán bộ với trình độ như sau:
Số TT Trình độ Hệ đào tạo Giới tính Chuyên ngành
1 Đại học Chính quy Nam Lưu trữ học và QTVP 2 Đại học Tại chức Nữ Kinh tế
3 Cao đẳng Liên thông Nam Văn Thư lưu trữ 4 Cao đẳng Chính quy Nữ Thư ký 5 Trung cấp Tại chức Nữ Văn Thư lưu trữ 6 Tốt nghiệp Phổ thông
trung học
Nữ
Với số lượng và trình độ cán bộ văn thư – lưu trữ như bảng thống kê nêu trên cho thấy công tác tổ chức bộ phận và cán bộ lưu trữ đang là một trong
những hạn chế đối với việc thực hiện công tác lưu trữ tại trụ sở chính BIDV nói riêng và trong toàn hệ thống BIDV nói chung. Sau khi chuyển đổi từ Ngân hàng 100% vốn Nhà nước sang Ngân hàng Thương mại cổ phần, BIDV đã ban hành văn bản số 5733/CV-TCCB của Giám đốc Ban Tổ chức cán bộ BIDV ngày 20/12/2012 về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng bản mô tả công việc đối với tất cả các vị trí, chức danh trong hệ thống BIDV. Tuy nhiên, nội dung văn bản này không có bản mô tả công việc cho vị trí chức danh cán bộ lưu trữ mà chỉ có bản mô tả công việc đối với nhân viên văn thư (Phụ lục 02). Điều này cho thấy sự thiếu quan tâm đối với công tác tổ chức, tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Chính do những hạn chế nêu trên nên hiện tại Tổ Văn thư – Lưu trữ chỉ thực hiện được các nghiệp vụ của công tác văn thư phát sinh trong ngày. Đối với công tác lưu trữ, do không có đủ nhân lực nên Tổ Văn thư – Lưu trữ mới chỉ mới tổ chức khoa học được khối tài liệu là văn bản gốc được lưu tại văn thư trong quá trình quản lý văn bản đi. Cùng với đó, Tổ Văn thư – Lưu trữ tại trụ sở chính BIDV được giao nhiệm vụ quản lý việc ra, vào kho để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên trong hệ thống BIDV theo hình thức “chìa khóa trao tay”, tức là Tổ Văn thư – Lưu trữ chỉ giữ chìa khóa kho lưu trữ, trong khi đó các đơn vị nghiệp vụ trực tiếp quản lý chìa khóa các thùng tôn chứa tài liệu đã được giao nộp vào kho lưu trữ. Khi các đơn vị, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT và được người có thẩm quyền phê duyệt, cán bộ phụ trách quản lý kho lưu trữ có nhiệm vụ mở kho lưu trữ và phối hợp với cán bộ, nhân viên của các đơn vị nghiệp vụ thực hiện công việc tra cứu và tìm kiếm tài liệu.
Tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV, công tác lưu trữ do Văn phòng/Phòng Tổ chức hành chính quản lý và tổ chức thực hiện. Tùy theo quy mô hoạt động, mỗi đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV được bố trí từ 01 đến 02 cán bộ làm công tác văn thư kiêm hành chính và lưu trữ (công tác văn thư là công việc chính). Với số lượng cán bộ như vậy, việc tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ tại các đơn vị thành viên trong hệ thống BIDV hầu như không được thực hiện do khối lượng công việc phát sinh trong công tác văn thư, hành chính tại các đơn vị là khá lớn. Bên cạnh đó, theo khảo sát tại một số đơn vị trên địa bàn Hà Nội và địa bàn lân cận như Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Bắc Giang, Bắc Ninh, Hải
Dương…phần lớn cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại các đơn vị đều không có trình độ chuyên môn phù hợp, bên cạnh đó, BIDV cũng không tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ sau khi được tuyển dụng. Thực tế trên cho thấy, với công tác tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ như hiện nay thì rất khó có thể tổ chức thực hiện hiệu quả và thống nhất công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV.