2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
3.3. Giải pháp thứ ba: Chú trọng công tác tập huấn, hướng dẫn
Mặc dù công tác tập huấn, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của tỉnh Ninh Bình đã được trú trọng nhưng vẫn chưa đáp ứng được đủ các yêu cầu từ thực tiễn. Trong thời gian tới, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần duy trì và tăng cường hơn nữa việc mở các lớp tập huấn, hướng dẫn so với trước đây. Các lớp tập huấn, hướng dẫn cần được mở một cách định kỳ, thường xuyên và có kế hoạch. Có thể lên kế hoạch theo từng năm hoặc từng giai đoạn sẽ giúp cho công tác tập huấn, hướng dẫn được tổ chức một cách bài bản, khoa học. Trong các kế hoạch này, cần đặt mục tiêu tổ chức tập huấn, hướng dẫn một năm từ 1 đợt trở lên và không để xảy ra tình trạng ngắt quãng.
Lực lượng làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số đơn vị, địa phương có những xáo trộn hàng năm và việc tuyển dụng chưa đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ vẫn còn xảy ra ở một số nơi. Hơn nữa, việc tổ chức tập huấn, hướng dẫn cũng cần có sự khác biệt giữa những người là Lãnh đạo quản lý và cán bộ văn thư lưu trữ. Đối với những người là Lãnh đạo có trách nhiệm quản lý về văn thư, lưu trữ thì cần tập huấn chú trọng vào nghiệp vụ quản lý. Đối với cán bộ thực hiện nghiệp vụ thì cần chú trọng tập huấn vào các nghiệp vụ cụ thể. Chính vì thế, việc mở các lớp tập huấn hướng dẫn cần phải mở riêng cho các đối tượng khác nhau. Có thể chia ra các đối tượng làm 03 loại: các nhà quản lý; cán bộ nghiệp vụ; cán bộ nghiệp vụ ít kinh nghiệm, trái chuyên ngành, cụ thể:
- Đối với các nhà quản lý: đối tượng của các lớp tập huấn này có thể mở rộng ra tới các lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị không trực tiếp quản lý về công tác văn thư, lưu trữ cho đến các nhà quản lý của các đơn vị quản lý trực tiếp về công tác văn thư, lưu trữ. Nội dung các lớp tập huấn này cũng cần được điều chỉnh phù hợp với đặc thù trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, cần đứng
trên góc độ của quản lý để giải thích, lý giải, đưa ra các phương pháp quản lý hữu hiệu đối với các vấn đề được lựa chọn tập huấn.
- Đối với các cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ đã có trình độ: nội dung của các buổi tập huấn này là về các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể, các quy định, hướng dẫn mới về công tác văn thư, lưu trữ hay những vấn đề nảy sinh trong thực tiễn công tác văn thư lưu trữ.
- Đối với cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành, mới được tuyển dụng: nội dung tập huấn cần lựa chọn các vấn đề cơ bản, cốt lõi trong công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, từ đó, dần dần góp phần nâng cao trình độ, nhận thức của nhóm cán bộ này.
Ngoài việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng thường xuyên, việc tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ kịp thời, đúng và trúng những vấn đề còn tồn tại, cấp bách đặt ra là điều vô cùng quan trọng. Sau khi Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực, nó đã trở thành văn bản có tính pháp lý cao nhất quy định các mặt về công tác lưu trữ. So với các văn bản quy định trước, Luật Lưu trữ có những quy định thay đổi căn bản. Chính vì thế, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng đã có các Nghị định, Thông tư... quy định cụ thể cùng với đó là hệ thống lý luận về công tác văn thư, lưu trữ đang thay đổi hàng ngày, hàng giờ đòi hỏi việc cập nhật các quy định, các lý luận về công tác văn thư lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Để đáp ứng điều này, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần phối hợp hiệu quả với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc các cơ sở nghiên cứu, đào tạo về lưu trữ uy tín nhằm nắm bắt được các quy định mới cũng như hoàn thiện hệ thống lý luận. Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng cần phải thường xuyên rà soát các vấn đề nảy sinh cũng như các vấn đề cấp bách hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Những vấn
đề này chắc chắn sẽ xuất hiện nhiều hơn nữa trong thời gian chuyển giao của ngành Lưu trữ sau khi Luật Lưu trữ ra đời, đòi hỏi việc tập huấn, hướng dẫn những vấn đề này một cách nhanh chóng. Một số vấn đề Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần tiến hành tập huấn trong thời gian tới như: giao nộp tại các lưu trữ lịch sử huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh; chỉnh lý khối tồn đọng, bó gói tại các đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành...
Hiện nay, công tác tập huấn về lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình được tiến hành dựa trên việc mời các báo cáo viên của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Nhìn chung, việc mời báo cáo viên từ Cục luôn đem lại hiệu quả và chất lượng cho mỗi đợt tập huấn song cũng có những hạn chế nhất định. Vì thế, trong tương lại gần, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ báo cáo viên về lưu trữ để có thể tự tiến hành công tác tập huấn hàng năm. Như vậy, sẽ giúp Chi cục thực hiện tốt hơn chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và có thể chủ động hơn trong công tác này. Việc đào tạo, bồi dưỡng báo cáo viên cũng cần phải thực hiện theo kế hoạch, cần gửi những cán bộ được chấm chọn làm báo cáo viên đi học các lớp, khoá học về kĩ năng thuyết trình, các nghiệp vụ lưu trữ… để có được đội ngũ báo cáo viên vừa hồng vừa chuyên, đáp ứng được các yêu cầu.
Công tác tập huấn về lưu trữ là một công tác rất quan trọng và được tiến hành thường xuyên vì thế việc xây dựng được một quy trình các bước tiến hành tập huấn là hết sức ý nghĩa. Để tiến hành tổ chức một buổi tập huấn, cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đề xuất việc tổ chức tập huấn
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm đề xuất Lãnh đạo Chi cục tiến hành tổ chức tập huấn về văn thư, lưu trữ.
- Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch tổ chức, dự kiến nội dung tập huấn
Bước này được thực hiện dựa trên kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục trong năm đó hoặc các kế hoạch dài hạn và các vấn đề nảy sinh trong thực tiễn quá trình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức tập huấn của Chi cục cần được xây dựng trên cơ sở trung hòa được các phần công việc thường xuyên, đột xuất và trọng tâm của Chi cục, tránh trường hợp tổ chức tập huấn vào thời điểm bận rộn trong năm đối với Chi cục cũng như các cơ quan, đơn vị được tập huấn như vào dịp tổng kết hoặc thực hiện các chương trình công tác lớn. Chương trình, kế hoạch xây dựng cần phải chi tiết, khoa học, đầy đủ các nội dung chính như: lý do tổ chức, thời gian tổ chức, nội dung tổ chức, thành phần, địa điểm...
- Bước 3: Gửi công văn xin ý kiến, trao đổi, góp ý về Dự thảo chương trình, kế hoạch, nội dung tập huấn
Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ có trách nhiệm gửi công văn xin ý kiến, trao đổi về Dự thảo chương trình, kế hoạch, nội dung tập huấn cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Sở Nội vụ.
- Bước 4: Xây dựng và hoàn thiện chương trình, kế hoạch
Sau khi đã nhận được ý kiến trao đổi về Dự thảo chương trình, kế hoạch tập huấn, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến chỉ đạo và xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh.
- Bước 5: Gửi chương trình, kế hoạch
Phòng Hành chính - Tổng hợp tiến hành gửi Chương trình, kế hoạch tập huấn sau khi đã được Lãnh đạo Chi cục ký duyệt tới Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị quản lý về văn thư, lưu trữ trong tỉnh.
- Bước 6: Gửi văn bản đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cử báo cáo viên
Tiếp đó, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ chủ trì soạn thảo văn bản đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cử báo cáo viên theo kế hoạch, Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm gửi văn bản đi.
- Bước 7: Chuẩn bị nội dung
Tổ Báo cáo viên thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành chuẩn bị nội dung tập huấn theo kế hoạch.
- Bước 8: Cử báo cáo viên
Tổ Báo cáo viên thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cử báo cáo viên đến tập huấn theo nội dung đã chuẩn bị.
- Bước 9: Liên hệ, trao đổi với báo cáo viên để thống nhất chương trình tập huấn
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ cần tiến hành liên hệ, trao đổi nhằm thống nhất nội dung tập huấn với báo cáo viên trước khi tiến hành tập huấn. Nếu có những sai sót, thay đổi có thể kịp thời xử lý.
- Bước 10: Cử cán bộ tham gia tập huấn
Các cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ về quản lý văn thư, lưu trữ trong tỉnh tiến hành cử cán bộ tham gia lớp tập huấn đông đủ, đúng giờ.
- Bước 11: Chuẩn bị hội trường, tài liệu, đón tiếp đại biểu, cán bộ
Các phòng, ban thuộc Chi cục có nhiệm vụ chuẩn bị về cơ sở vật chất, lễ tân để tiến hành tập huấn như: hội trường, tài liệu, đón tiếp đại biểu, cán bộ...
Báo cáo viên tiến hành tập huấn theo nội dung trong kế hoạch, giải đáp thắc mắc của học viên.
- Bước 13: Đánh giá buổi tập huấn
Để đánh giá về công tác tổ chức và chất lượng tập huấn nhằm rút kinh nghiệm cho lần tập huấn sau, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ tiến hành phát cho học viên phiếu đánh giá về công tác tổ chức và chất lượng tập huấn. Cũng có thể đánh giá về buổi tập huấn bằng cách tổ chức kiểm tra, xếp loại theo hình thức trắc nghiệm. Từ đó tiến hành sơ kết, đánh giá những kết quả đã đạt được, những tồn tại trong đợt tập huấn.
- Bước 14: Thông báo kết quả tập huấn
Sau khi buổi tập huấn kết thúc, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ gửi văn bản thông báo kết quả tổ chức lớp tập huấn về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như các cơ quan, đơn vị có học viên được tập huấn.
3.4. Giải pháp thứ tư: Gấp rút xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng
Đây là một trong những vấn đề cần giải quyết gấp rút hiện nay của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Trên thực tế, kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được tận dùng từ 03 phòng với tổng diện tích là 140m2 và hiện đang bảo quản 550 mét giá tài liệu và không còn khả năng tiếp nhận, bảo quản thêm bất kỳ khối tài liệu nào nếu được thu thập. Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng đã nhận thấy đây là một vấn đề cấp bách cần phải giải quyết, để đảm bảo cho việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản hàng vạn mét giá tài liệu đang trong quá trình thất thoát và hư hỏng, Chi cục đã tham mưu cho Lãnh đạo Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. Về Đề án “hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010. Tiếp đó, UBND tỉnh Ninh Bình đã có Thông báo số 25/TB-UBND ngày 24 tháng 4 năm 2010 về việc bố trí địa điểm xây Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Và đến này 08 tháng 10 năm 2010, UBND tỉnh đã có công văn số 743/UBND-VP4 về việc triển khai lập dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Như vậy, từ đó đến nay là 04 năm song Dự án vẫn đang trong giai đoạn tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán xây dựng công trình. Thiết nghĩ, đây là một thời gian quá dài, trong khi đó, việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng là hết sức cấp bách hiện nay vì thế, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần sâu sát hơn và phối hợp một cách hiệu quả với Sở Nội vụ, các sở, ban, ngành khác để tiến độ của Dự án được đẩy nhanh hơn nữa. Chi cục cũng cần gửi đề nghị sự giúp đỡ đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về các khó khăn gặp phải như đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiếp tục tham mưu với các cấp có thẩm quyền bố trí nguồn vốn đề thực hiện Đề án hay đề nghị Cục tiếp tục hướng dẫn Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình giải quyết những khó khăn về quy trình, thủ tục đầu tư; về sự phối hợp với các sở, ban, ngành của tỉnh trong việc đề xuất triển khai thực hiện đề án.
Trong quá trình chờ đợi Dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh được hoàn tất thì đồng thời, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng cần có những giải pháp thiết thực để hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong tỉnh bảo quản một cách an toàn tài liệu bằng các biện pháp sau:
- Chi cục cần thường xuyên gửi các công văn đôn đốc, đặc biệt chú ý tới các cơ quan, đơn vị có điều kiện bảo quản tài liệu hạn chế, tài liệu bó gói, không có kho chuyên dụng bảo quản…
- Dựa trên kết quả kiểm tra hướng dẫn hay các báo cáo hàng năm của các cơ quan, đơn vị gửi về, ngoài việc gửi công văn đôn đốc, hướng dẫn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần tiến hành các đợt kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp, chuyên biệt về việc bảo quản an toàn tài liệu, tránh việc tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp đối với các cơ quan thiếu và yếu về công tác này.
- Đối với những khối tài liệu quan trọng nhưng chưa được bảo quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng đạt các tiêu chuẩn về độ ẩm, nhiệt độ… Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần lên kế hoạch ưu tiên thu thập một cách nhanh chóng nhằm đảm bảo an toàn tài liệu.
3.5. Giải pháp thứ năm: Tập trung chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn tỉnh
Do công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh vì thế tồn tại một số lượng lớn tài liệu tồn đọng, tích đống. Để đảm bảo bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác khai thác sử dụng, phát huy vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ, việc tiến hành chỉnh lý khối tài liệu trên là hết sức cấp thiết. Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình cần xây dựng chương trình, kế hoạch hoặc đề án chi tiết, xin cấp kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước để thực hiện.
Do số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng ở các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh rất lớn, các cơ quan, đơn vị không thể tự bố trí kinh phí chi thường xuyên hàng