Chƣơng 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
Văn thƣ - Lƣu trữ Ninh Bình
Công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình cũng không nằm ngoài những điều chỉnh trên, căn cứ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân cấc cấp, ngày 24/12/2012 UBND tỉnh Ninh Bình đã banh hành Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình như sau:
- Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh bình; đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng, trụ sở làm việc trước mắt đặt tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Về công tác quản lý nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ: trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, các quy định về văn thư, lưu trữ; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”, “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khe thưởng về văn thư, lưu trữ.
- Về công tác sự nghiệp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ: hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ; bên cạnh đó còn thực hiện một số nhiệm vụ khác như quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.
- Cơ cấu tổ chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm có 02 đơn vị giúp việc và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc, bao gồm:
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp; + Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; + Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Tiểu kết chƣơng 1: Càng ngày công tác lưu trữ càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Đứng trước điều đó, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trữ lại càng cần phải được quan tâm, chú trọng và có những bước thay đổi theo kịp với thời đại. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không những giúp cho công tác lưu trữ phát triển tập trung, thống nhất về mặt tổ chức mà còn giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được dễ dàng. Trên thực tế, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở nước ta cũng đã có nhiều thay đổi, giúp cho công tác lưu trữ phát huy được vai trò quan trọng của nó. Việc thay đổi một cách hệ thống từ Trung ương đến địa phương từ những ngày đầu cho đến nay cho thấy sự chuyển mình liên tục của ngành Lưu trữ. Đặc biệt, việc Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua và ban hành có một ý nghĩa vô cùng to lớn đối với ngành Lưu trữ. Nó khẳng định vai trò to lớn của ngành Lưu trữ trong đời sống xã hội cũng như là cơ sở quan trọng để thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong tình hình hiện nay.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH
Sau khi đã làm rõ các khái niệm, cơ sở lý luận cũng như cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tác giả tiếp tục trình bày các khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình. Nội dung của Chương này làm rõ hơn các nội dung về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ; thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về lưu trữ; thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ; thi đua, khen thưởng; nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ; tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.
2.1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chƣơng trình, đề án về lƣu trữ
Để thực hiện tốt quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ là hết sức quan trọng. Đó được coi là kim chỉ nam về một vấn đề hoặc tổng thể của công tác lưu trữ cho một giai đoạn nhất định. Nó là tiêu chuẩn, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ cũng như các chương trình, đề án về lưu trữ luôn được coi trọng. Đây là một trong những công tác trọng tâm nhằm phát triển bền vững, có định hướng công tác lưu trữ của tỉnh.
Kế hoạch phát triển về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình thường được lập hàng năm và được kết hợp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Chúng được Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành kèm theo một Quyết định nhằm đảm bảo việc thực thi kế hoạch về lưu trữ đến tất cả các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh. Kế hoạch này được lập dựa trên hướng dẫn về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương trong từng năm cũng như tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ, tình hình tổ chức kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ năm trước của tỉnh... Nội dung của kế hoạch được chia làm 02 phần: nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ trọng tâm. Nhiệm vụ thường xuyên gồm các công tác thực hiện thường xuyên như công tác tổ chức cán bộ, ban hành văn bản, tổ chức kiểm tra...Nhiệm vụ trọng tâm là các nhiệm vụ quan trọng đối với công tác lưu trữ được đặt ra hàng năm hoặc theo nhiều năm. Ví dụ, tại Kế hoạch phát triển lưu trữ năm 2012, nhiệm vụ trọng tâm của tỉnh Ninh Bình về công tác văn thư, lưu trữ gồm: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ; Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của các đơn vị, triển khai lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho.
Gần đây, bên cạnh việc xây dựng kế hoạch phát triển về lưu trữ hàng năm, để đảm bảo cho việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản hàng vạn mét giá tài liệu đang trong tình trạng thất thoát và hư hỏng, UBND tỉnh đã giao cho Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Đây là đề án thực hiện theo Quyết định số 1784/QĐ- TTg ngày 24 tháng 09 năm 2010 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt đề án „„Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương‟‟. Tuy nhiên, để thực hiện được đề án này cũng cần phải kể đến sự nhanh nhạy, tính cấp thiết trong việc lập kế hoạch phát triển lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình. Chi cục đã tham mưu để Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình tổ chức ký kết hợp đồng với Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và xây dựng Ninh Bình để tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán dự án xây dựng công trình Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Ninh Bình. Các tài liệu trên đang trong giai đoạn hoàn chỉnh để báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét và có ý kiến thoả thuận về dự án nhưng cho đến nay, do khó khăn về nguồn vốn nên tiến độ chưa được triển khai theo đúng kế hoạch đề ra.
Ngoài ra, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đang xây dựng dự thảo “Đề án sưu tầm tài liệu quý hiếm” trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt. Đây là đề án được xây dựng dựa trên Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng đang tiến hành thực hiện quy hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 dựa theo Quyết định số 579/QĐ-BNV Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Tuy nhiên, công tác quy hoạch gặp nhiều khó khăn do quy hoạch ngành Lưu trữ của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước mang tầm vĩ mô, không phù hợp với thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, vì thế cần áp dụng một cách linh hoạt và căn cứ vào điều kiện thực tế để tổ chức thực hiện.
Như vậy, ta có thể thấy rằng mặc dù công tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình, đề án được quan tâm và cũng có nhiều chuyển biến trong thời gian gần đây, tuy vậy, công tác này vẫn còn một vài hạn chế cần khắc phục như: Số
lượng các kế hoạch, đề án được xây dựng còn ít so với thực tiễn yêu cầu. Mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng kế hoạch năm, chưa có các kế hoạch dài hạn như kế hoạch 5 năm, 10 năm... hay các đề án thiết thực như đề án chỉnh lý tài liệu bó gói, đề án số hóa hồ sơ điện tử, đề án giải mật tài liệu...; Các kế hoạch được xây dựng ra chưa đem lại hiệu quả cao. Các mục tiêu đặt ra chủ yếu là công việc thường xuyên, thiếu tính sáng tạo, tính đột biến.
2.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ và hƣớng dẫn nghiệp vụ
Xây dựng và ban hành văn bản là công việc thường xuyên của các cơ quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản chính là phương tiện quản lý hữu hiệu nhất nhằm ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhà nước. Do đó, để tiến hành quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được khoa học, hiệu quả, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ thì rất cần có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ của Sở Nội vụ cũng như của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình.
Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đã tham mưu giúp UBND tỉnh, Sở Nội vụ Ninh bình ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, một số văn bản điển hình sau:
-Văn bản do UBND tỉnh ban hành:
+ Công văn số 03/UBND-TTLT ngày 22/6/2007 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định số 1456/QĐ-UBND ngày 22/6/2007 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc bổ sung các cơ quan là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình;
+ Công văn số 01/UBND-TTLT ngày 11/3/2008 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ;
+ Công văn số 55/UBND – VP7 ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2009;
+ Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15/4/2009 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình;
+ Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 21/3/2011 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc giao kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm 2011;
+ Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 07/9/2011 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Quyết định số 140/QĐ-UBND ngày 27/02/2012 của UBND tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
- Văn bản do Sở Nội vụ ban hành:
+ Công văn số 121/SNV-QLVTLT ngày 09/4/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình hướng dẫn xây dựng và ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện, thành phố, thị xã;
+ Công văn số 145/SNV-QLVTLT ngày 23/4/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện, thành phố, thị xã;
+ Công văn số 211/SNV-QLVTLT ngày 27/5/2009 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 545/SNV-QLVTLT ngày 23/8/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
+ Công văn số 689/SNV-QLVTLT ngày 05/11/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 736/SNV-QLVTLT ngày 25/11/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, đơn vị;
+ Công văn số 774/SNV-QLVTLT ngày 02/11/2011 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc hệ thống, lưu trữ văn bản quy định về công tác văn thư, lưu