2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
2.8. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
2.8.4. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Về kho tàng: Hiện nay, các phòng kho lưu trữ lịch sử của tỉnh Ninh Bình được bố trí tại tầng 5 của trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh với tổng diện tích khoảng 140m2, được chia ra làm 3 phòng kho để. Ba phòng kho này hiện đang bảo quản 550 mét giá tài liệu của 7 phông lưu trữ.
Với diện tích phòng kho và số tài liệu đang được bảo quản như trên thì có thể thấy rằng phòng kho lưu trữ của lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình đã chật và không có khả năng tiếp nhận thêm bất cứ khối tài liệu nào từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu mặc dù có một số cơ quan đã chỉnh lý hoàn chỉnh, sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Đặc biệt sau khi Luật Lưu trữ ra đời, việc thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ lưu trữ huyện lên lưu trữ lịch sử tỉnh không thể tiến hành do thiếu kho tàng. Nhận thấy đây là một vấn đề cấp bách cần phải giải quyết, để đảm bảo cho việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản hàng vạn mét giá tài liệu đang trong tình trạng thất thoát và hư hỏng, Uỷ ban nhân dân tỉnh đã giao cho Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Chi cục đã tham mưu để Sở Nội vụ
tỉnh Ninh Bình tổ chức ký kết hợp đồng với Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế và xây dựng Ninh Bình tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán dự án xây dựng công trình kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Ninh Bình. Các tài liệu trên đang trong giai đoạn hoàn chỉnh để báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét và có ý kiến thoả thuận về dự án. Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Ninh Bình được hoàn thành sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được tốt hơn, công tác thu thập, bảo quản tài liệu... được tiến hành thường xuyên hơn, tài liệu sẽ được bảo quản an toàn, đáp ứng các yêu cầu khai thác sử dụng.
Về trang thiết bị: Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ đã được đáp ứng được phần nào công tác bảo quản tài liệu. Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình gồm:
S
TT Trang thiết bị Đơn vị tính Tình trạng hoạt động
1 Giá sắt để tài liệu 60 Tốt
2 Máy hút ẩm 02 Trung bình
3 Máy hút bụi 03 Trung bình
4 Quạt thông gió 01 Tốt
5 Hệ thống báo cháy tự
động 01 Tốt
6 Hệ thống điều hòa 01 Trung bình
7 Bình chữa cháy 20 Tốt
Bảng 2.2: Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình còn được trang bị đầy đủ các loại hộp hồ sơ, cặp hồ sơ theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn phòng phẩm thiết yếu như ghim, kẹp, giấy... Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bình cũng được trang bị một số máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: 04 chiếc máy tính, 02 chiếc máy in, 02 chiếc điện thoại cố định...
Về chế độ bảo quản: Tài liệu khi đem vào bảo quản được kẹp trong bìa hồ sơ, các hồ sơ được sắp xếp thứ tự trong cặp 3 dây và đóng hộp cẩn thận. Bìa, cặp, hộp đựng TLLT được trang bị đầy đủ và đồng bộ theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo điều kiện cho việc lưu giữ bảo quản TLLT, thuận tiện trong khai thác sử dụng. Do được trang cấp một số thiết bị bảo quản tài liệu như máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy... nên các điều kiện bảo quản tài liệu được đảm bảo khá tốt.
Tuy nhiên, tại các lưu trữ cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, công tác bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Hiện nay còn 41/46 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ tỉnh lịch sử và Uỷ ban nhân dân 08 huyện, thị xã, thành phố có tài liệu lưu trữ tồn đọng với số lượng tài liệu rất lớn, lên đến gần 15000 mét giá. Những tài liệu tồn đọng này chủ yếu được bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ,…). Cùng với những nguyên nhân như môi trường, khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu… phần lớn tài liệu tồn đọng hiện nay đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Ngoài những nguyên nhân khách quan, còn do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu
chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, số tài liệu còn lại trong tình trạng lộn xộn, về cơ bản chưa được chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ.
Việc áp dụng các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được thực hiện thường xuyên và theo các quy định của Nhà nước cũng như là hệ thống lý luận về công tác lưu trữ, cụ thể:
- Để phòng chống nắm, mốc, côn trùng kho lưu trữ dùng máy hút ẩm điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong kho.
- Công tác kiểm tra, vệ sinh kho tàng và TLLT được thực hiện thường xuyên theo tháng, quý.
- Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ. Hệ thống đường dây điện chạy ngầm trong tường hoặc được bọc nhựa cẩn thận; hệ thống đèn huỳnh quang có áptômát tự ngắt khi chạy quá tải.
Nhìn chung, do kinh phí đầu tư còn ít, điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ còn hạn chế, chưa xây dựng được phòng, kho lưu trữ, do vậy, kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chưa thể đáp ứng được theo yêu cầu về kho lưu trữ chuyên dụng được quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Diện tích kho lưu trữ quá chật hẹp dẫn đến tình trạng tài liệu không được thu thập đầy đủ, các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, giá tủ không đảm bảo dẫn đến tình trạng một số tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng. Trong thời gian tới, Kho lưu trữ chuyên dụng được đầu tư xây dựng và đi vào hoạt động sẽ giải quyết được vấn đề tồn tại này.