2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
2.8. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
2.8.1. Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ được thực hiện đầu tiên trong công tác lưu trữ. Đồng thời đây cũng là khâu nghiệp vụ chi phối tới hiệu quả của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Việc thu thập và bổ sung tài liệu quyết định đến thành phần, nội dung và chất lượng của một phông lưu trữ. Công tác này liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần của một phông lưu trữ. Đồng thời đây cũng là khâu nghiệp vụ chi phối tới hiệu quả của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Bởi lẽ, có thu thập đầy đủ tài liệu thì người làm công tác lưu trữ mới có điều kiện để phân loại và chọn lọc những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào lưu trữ, từ đó sẽ có chế độ bảo quản phù hợp. Có như vậy mới có thể tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả những giá trị của tài liệu lưu trữ đem lại.
Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Ninh Bình là tài liệu được hình thành từ hoạt động của các cơ quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước, phát triển kinh tế xã hội, các lĩnh vực khác thuộc tỉnh. Để cụ thể hóa, thực hiện nghiêm túc, thống nhất việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã ban hành Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2009 về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. Quyết định này ra đời nhằm thay thế cho Quyết định số 1980/2002/QĐ-UB ngày 06 tháng 11 năm 2002 và Quyết định số 1456/QĐ-UBND ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và bổ sung danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ nhà nước tỉnh Ninh Bình trước đó chỉ xác định 28 cơ quan là nguồn nộp lưu, mà chưa ban hành đầy đủ, chính xác các cơ quan thuộc diện nộp lưu, một số cơ quan chưa nằm trong Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh như Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, một số cơ quan, đơn vị thuộc các sở, ban ngành trong tỉnh như các bệnh viện, trường học, xí nghiệp... Tuy nhiên, Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình ban hành kèm theo Quyết định số 365/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2009 thì đã phần nào giải quyết được các vấn đề đó, số lượng các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã được bổ sung và nâng lên thành 46 cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, vẫn còn một vài hạn chế tồn tại trong Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, đặc biệt là từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2013, chức năng của lưu trữ lịch sử chỉ có tại lưu trữ cấp tỉnh, vì thế, danh mục các cơ quan
thuộc diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có sự thay đổi lớn. Tuy nhiên, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình vẫn sử dụng danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được ban hành từ năm 2009 mà chưa đưa ra một danh mục mới các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Thành phần tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình cũng chưa được quan tâm, minh chứng cho việc này là Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình chưa ban hành được bất kỳ một bản Danh mục thành phần tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh nào. Tình trạng dẫn đến việc thu thập, bổ sung của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đối với các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh không đúng thành phần, lúng túng, gây khó khăn cho công tác thu thập cũng như phân loại, bảo quản tài liệu.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được tuân theo những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu như nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử, theo đặc trưng cơ bản về vật liệu và phương pháp chế tác, và đặc biệt là nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông và theo khối phông. Nguyên tắc này thường xuyên được thực hiện nhằm đảm bảo cho tài liệu của một phông không bị phân tán, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các văn bản được phản ánh trong tài liệu của phông.
Thủ tục giao nộp tài liệu cũng được Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình quy định rõ ràng, cụ thể. Thủ tục giao nộp gồm các bước sau:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Các tài liệu như: “Biên bản giao nhận tài liệu” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
Thời gian giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình cũng đã có sự thay đổi. Trước đây, sau thời hạn là 05 năm thì tài liệu của các đơn vị thuộc diện nộp lưu phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, trường hợp cần giữ lại nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ cấp tỉnh. Tuy nhiên, sau khi Luật Lưu trữ ra đời, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của các đơn vị thuộc diện nộp lưu phải nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình là là 10 năm.
Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã đạt được một số kết quả nhất định. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử đã được quan tâm hơn, khối lượng tài liệu giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ngày càng nhiều. Hàng năm UBND tỉnh chỉ đạo đôn đốc các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng, sắp xếp, xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để nộp lưu vào kho lưu trữ cấp tỉnh theo quy định. Chính vì vậy công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tỉnh đã tiến triển rõ rệt, nhiều khối lượng tài liệu đã được phân loại, sắp xếp theo đúng trình tự, nộp lưu đúng thời hạn, tạo điều kiện tra cứu, khai thác tốt nhất.
Tuy nhiên, đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình mới thu thập, bổ sung được 550 mét giá tài liệu, thuộc 07 phông, cụ thể: Uỷ ban hành chính tỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thi đua khen thưởng tỉnh, Uỷ ban Tôn giáo và Dân tộc. Toàn tỉnh chỉ có 5/46 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lữu trữ lịch sử tỉnh đã chỉnh lý sơ bộ tài liệu tồn đọng và sẵn sàng giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, gồm: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Cục Thống kê tỉnh, Cục Thuế tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị còn lại vẫn trong tình trạng tích đống, bó gói. Số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh còn khoảng gần 15.000 mét giá. Mặc dù hiện nay chỉ có 5/46 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử huyện sẵn sàng giao nộp nhưng Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chưa thể tiến hành thu thập số tài liệu này do tỉnh chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, diện tích kho tạm thời chật hẹp.
Xét về bình diện chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chưa được thực hiện tốt. Thực trạng này đã diễn ra khá lâu và chưa có những biện pháp khắc phục, nguyên nhân của hạn chế này là do:
Sau khi Luật Lưu trữ ra đời, các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử huyện phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; toàn bộ hồ sơ được bảo quản tại lưu trữ lịch sử huyện phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Chính những quy định mới này khiến cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh lúng túng không biết phải thu thập của những cơ quan nào, thủ tục thu thập ra sao... vì thế, chưa thực hiện được theo những quy định mới của Luật Lưu trữ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình chưa ban hành được Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh cũng là một trong những bất cập dẫn đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện hiệu quả.
Công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị của tỉnh Ninh Bình chưa được thực hiện tốt, tình trạng hồ sơ bó gói, chưa được chỉnh lý, phân loại... diễn ra phổ biến dẫn đến việc giao nộp vào lưu trữ lịch sử chưa đúng quy định.
Một hạn chế diễn ra từ nhiều năm nay và vẫn chưa giải quyết được đó chính là vấn đề về kho lưu trữ chuyên dụng. Cũng như một số địa phương khác, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chưa có kho lưu trữ chuyên dụng mà chỉ có kho lưu trữ tạm thời. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan, đơn vị đã sẵn sàng giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh nhưng vẫn chưa được tiến hành. Thiết nghĩ, với một tỉnh có thời tiết như Ninh Bình thì đây là một trong những ưu tiên hàng đầu trong thời gian tới nhằm giúp hoàn thiện hơn nữa công tác lưu trữ của tỉnh.