2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
2.8. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
2.8.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình đưa tài liệu lưu trữ và những thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được thể hiện thông qua các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau và tuân theo những quy định của pháp luật. Đây là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ và nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được đặc biệt coi trọng. Chi cục đã có những quy định cụ thể về vấn đề này:
- Về đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu:
+ Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
+ Cán bộ, công chức, viên chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.
+ Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo Chi cục hoặc lãnh đạo Trung tâm lưu trữ đồng ý.
- Về hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ: + Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
+ Xuất bản, ấn phẩm lưu trữ.
+ Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
+ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
+ Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
- Về thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của tỉnh tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản saoo tài liệu lưu trữ.
+ Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền cho Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh duyệt cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ (trừ tài liệu mật) để thực hiện nhiệm vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân. Những tài liệu thông thường, Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh được phép cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu chỉ mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Giám đốc Sở Nội vụ.
Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chỉ tổ chức được 02 hình thức tổ chức khai thác sử dụng chủ yếu gồm: Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ (sao lục, trích sao, sao y bản chính, photocoppy), bản chứng thực lưu trữ và hình thức sử dụng tại phòng đọc. Các biện pháp tổ chức khai thác sử dụng khác hầu như chưa được sử dụng.
Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ cũng rất hạn chế, cụ thể: Năm Số lƣợt ngƣời 2008 243 2009 217 2010 264 2011 290 2012 307
06 tháng đầu năm 2013 150
Bảng 2.3: Số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Mặc dù có số lượng người đến khai thác hạn chế, nhưng nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng qua các năm, số lượng lượt người đến khai thác đã dần tăng lên.
Thành phần người đến khai thác cũng khá đa dạng, gồm cán bộ các phòng ban đến mượn tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý và các cá nhân, công dân có nhu cầu khai thác thông tin về khen thưởng kháng chiến.
Khối tài liệu được tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả là tài liệu về thi đua khen thưởng. Số lượt người đến khai thác về khối tài liệu này khá đông, chủ yếu là cấp các chứng thực cho những người được tặng bằng khen, huân chương, huy chương để hưởng chế độ chính sách của Nhà nước. Đối với khối hồ sơ công việc thì người đến khai thác của yến liên quan đến vấn đề đất đai, giao đất nhà ở hoặc giao đất xây dựng công trình.
Nhìn chung, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình vẫn chưa được tổ chức tốt. Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đa dạng, chưa chủ động công bố, giới thiệu tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ... Nguyên nhân của tình trạng này là do:
Diện tích phòng kho chật hẹp, chưa bố trí được phòng đọc, phòng trưng bày tài liệu phù hợp. Các trang thiết bị phục vụ độc giả cũng chưa được đáp ứng, đầu tư dẫn đến tình trạng không phục vụ được độc giả kịp thời, thuận tiện.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình chỉ bảo quản 550 mét giá tài liệu, gồm 7 phông lưu trữ và còn tồn đọng, chưa thu thập được khoảng gần 15.000 mét giá của các đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tài
liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ còn hạn chế, trong khi đó, tài liệu lưu trữ vẫn bị bó gói tại các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị này không được khai thác một cách hiệu quả. Một số tài liệu đã được thu thập về kho lưu trữ lịch sử cũng chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, công cụ tra cứu còn thiếu, việc tổ chức khai thác, công bố tài liệu còn gặp nhiều khó khăn.
Tiểu kết chƣơng 2: Trên đây là toàn bộ kết quả khảo sát về thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình trên cơ sở khảo sát Phòng Quản lý văn thư - lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình. Có thể nói, trong khoảng thời gian trở lại đây, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình đã có những bước tiến bộ hơn so với trước đây, các công tác lên kế hoạch, tổ chức sơ kết, tổng kết, ứng dụng công nghệ thông trin trong lưu trữ, thống kê về lưu trữ hay về quản lý thống nhất nghiệp vụ lưu trữ... cũng đã được quan tâm thực hiện, từ đó, góp một phần quan trọng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh có những chính sách quản lý về công tác lưu trữ một cách phù hợp. Bên cạnh những kết quả đáng được ghi nhận, chúng ta cũng không thể không nhắc tới những hạn chế, yếu kém của công tác này. Mặc dù đã có những điều chỉnh, đổi mới đáng kể song vẫn còn đó những nhược điểm cần khắc phục, đặc biệt là việc tổ chức ban hành các văn bản quy định, tổ chức thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ... Thiết nghĩ, nếu như những công tác này chưa được khắc phục ngày nào thì công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình chừng đó còn chưa thể phát triển, chưa thể đáp ứng được các yêu cầu thực tiễn đặt ra. Từ việc nghiên cứu thực trạng hoạt động lưu trữ ở Ninh Bình, chúng tôi sẽ đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình trong Chương 3 của luận văn này.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH
Như đã phân tích ở Chương 2, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình được đánh giá là ở mức trung bình so với 63 tỉnh, thành trong cả nước, một số mặt thậm chí còn ở mức yếu, kém. Còn nhiều bất cập trong công tác quản lý dẫn đến công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh vẫn chưa quy củ, đi vào nền nếp. Mặc dù những năm gần đây, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã có những biến chuyển rõ rệt do những thay đổi về nhận thức cũng như đổi ngũ lãnh đạo mới với các phương pháp quản lý mới, song công tác này vẫn mang tính chất “chạy theo” những quy định, hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mà chưa có những thay đổi cơ bản nhằm mang đến sự phát triển bền vững. Để giúp công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình được hoàn thiện, chúng tôi mạnh dạn đưa ra 06 giải pháp cần thực hiện trong thời gian tới.