2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
2.8. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
2.8.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Công tác xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong công tác lưu trữ. Thực hiện tốt khâu nghiệp vụ này sẽ giúp cho khối tài liệu của cơ quan, tổ chức đạt chất lượng cao, đỡ tốn diện tích kho tàng. Hơn nữa, việc thực hiện tốt công tác công tác này còn có ảnh hưởng lớn tới các công tác khác thuộc nghiệp vụ lưu trữ về sau.
Công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện ở nhiều khâu, trong đó, xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ lịch sử là khâu cuối cùng. Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, tài liệu trước khi được đưa vào kho lưu trữ đều trải qua quá trình xác định lại giá trị của tài liệu. Tuy nhiên, công tác này được tiến hành một cách hình thức và kém hiệu quả do mức độ hiểu biết của cán bộ lưu trữ về giá trị tài liệu của mỗi Phông Lưu trữ là hạn chế.
Việc định thời hạn bảo quản tài liệu tại các lưu trữ của tỉnh Ninh Bình gồm 02 mức: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bản quản lâu dài. Tuy nhiên sau khi Luật Lưu trữ ra đời cùng với hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm 2011 về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì việc định thời hạn bảo quản tài liệu được thực hiện theo 02 mức: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn. Việc có sự thay đổi các mức thời hạn bảo quản dẫn tới tình trạng có một số lượng lớn các hồ sơ được định thời hạn bảo quản là lâu dài cần phải được định mức thời hạn bảo quản
bằng số năm cụ thể. Trong năm 2013, Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình đang tiến hành rà soát, xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV để loại ra tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn ở dạng kế hoạch và chưa được tiến hành thực hiện.