2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
3.2. Giải pháp thứ hai: Đẩy mạnh công tác kiểm tra
- Trong thời gian tới, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần xây dựng tiêu chí cụ thể để lựa chọn đối tượng kiểm tra phù hợp. Như đã trình bày ở Chương trước, việc chọn lựa đối tượng kiểm tra về văn thư, lưu trữ của Chi cục
vẫn còn dựa nhiều vào cảm tính và chưa thống nhất dẫn đến tình trạng công tác kiểm tra không đạt được hiệu quả cao. Để khắc phục vấn đề này, việc xây dựng tiêu chí lựa chọn đối tượng kiểm tra là cần thiết. Trên thực tế, chúng ta có thể chọn các tiêu chí sau để lựa chọn đối tượng kiểm tra:
+ Tiêu chí lựa chọn theo thứ tự: Thực hiện theo tiêu chí này, công tác kiểm tra được tiến hành lần lượt. Việc lần lượt có thể theo khoảng cách địa lý, có thể theo tính chất ngẫu nhiên... tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo nguyên tắc tất cả các cơ quan, đơn vị đều được tiến hành kiểm tra. Ưu điểm của tiêu chí này là tất cả các cơ quan, đơn vị đều được kiểm tra một cách lần lượt, cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ có thể nắm được ưu điểm, nhược điểm của tất cả các cơ quan, đơn vị quản lý về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
+ Tiêu chí chọn lựa theo chất lượng công tác: Thực hiện theo tiêu chí này, đối tượng kiểm tra được chọn là các cơ quan, đơn vị có chất lượng công tác văn thư, lưu trữ yếu, kém. Ưu điểm của tiêu chí này là cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có thể tập trung quan tâm kiểm tra, khắc phục những hạn chế, yếu kém của một nhóm các cơ quan, đơn vị mà không bị dàn trải.
Thông thường, đối tượng kiểm tra được chọn lựa dựa theo tiêu chí thứ tự, tuy nhiên, tại tỉnh Ninh Bình, còn nhiều cơ quan, đơn vị, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ còn yếu kém, vì thế, việc sử dụng tiêu chí chất lượng công tác văn thư, lưu trữ làm tiêu chí lựa chọn đối tượng kiểm tra là hợp lý. Sử dụng tiêu chí này, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần áp dụng một thời gian lâu dài, tránh sự ngắt quãng. Sau một thời gian, cần có đánh giá, tổng kết. Nếu như công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị này đã đi vào nền nếp thì có thể chuyển sang tiêu chí khác để lựa chọn đối tượng kiểm tra hướng dẫn cho phù hợp.
- Hình thức kiểm tra cũng cần được tiến hành một cách đa dạng, đặc biệt là cần tiến hành hình thức kiểm tra chéo. Đây không phải là một hình thức kiểm tra mới mà đã được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước áp dụng nhưng đã ngừng triển khai từ năm 2003 do một số nguyên nhân. Tại một số địa phương khác như Bình Định, Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Điện Biên... công tác kiểm tra chéo vẫn được tiến hành giữa các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Việc tiến hành kiểm tra chéo đem lại nhiều tác dụng, hiệu quả tích cực, công tác kiểm tra sẽ được tiến hành rộng khắp trên địa bàn tỉnh, tiết kiệm được chi phí, công sức và tạo được sự giao lưu, học hỏi lẫn nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Việc xếp loại trong kiểm tra chéo cũng là một yếu tố giúp kích thích sự ganh đua giữa các cơ quan, đơn vị trong việc quan tâm, đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực nhằm thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Đối tượng tham gia vào công tác kiểm tra chéo về văn thư, lưu trữ của tỉnh Ninh Bình là tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh gồm 46 cơ quan, đơn vị. Trong số 46 cơ quan, đơn vị này cần chia thành nhiều cụm khác nhau. Thông thường, để công tác kiểm tra chéo đạt được hiệu quả cao, mỗi cụm được bố trí khoảng 4 cơ quan, đơn vị để kiểm tra lẫn nhau. Như vậy, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần chia thành 11 cụm khác nhau. Mỗi cụm này cũng cần xác định cơ quan, đơn vị nào là Cụm trưởng để thống nhất tiến hành kiểm tra và nêu cao tinh thần trách nhiệm. Đơn vị được chọn làm Cụm trưởng cần tích cực phối hợp với các cơ quan, đơn vị thành viên trong Cụm chủ động thông báo, xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra nghiêm túc theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ. Kết quả kiểm tra phải được các đơn vị trong Cụm thảo luận, thống nhất và Cụm trưởng sẽ tổng hợp, báo cáo kết quả kiểm tra về Sở Nội vụ.
Thành phần đoàn kiểm tra ở các Cụm cần phải có sự tham gia của đại diện lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, còn cần có sự tham gia tổng kết kiểm tra ở một số Cụm có đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ, đại diện lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình.
Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung vào các lĩnh vực: Công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ; các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Các nội dung trên được cụ thể hóa thành 10 chỉ tiêu, tương ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm. Để việc kiểm tra, đánh giá được khách quan và chính xác, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình nên ban hành Bảng chỉ tiêu kiểm tra chéo. Bảng chỉ tiêu kiểm tra chéo này sẽ đưa ra các nội dung cần kiểm tra, tương tương với nó là số điểm tối đa mà các nội dung này có được nếu được thực hiện tốt và số điểm sẽ giảm dần theo mức độ thực hiện. Điểm tối đa của mỗi nội dung là khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối lượng công việc của mỗi nội dung đó. Cụ thể:
S TT
Nội dung chỉ tiêu kiểm tra Điể m tối đa Điể m tự chấm Điể m thống nhất của Cụm 1 Công tác tổ chức cán bộ 8 2 Ban hành văn bản quản lý
Nhà nước, chỉ đạo công tác văn
thư, lưu trữ
3 Kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
7
4 Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại các cơ quan, tổ chức
23
5 Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tiêu huỷ tài liệu giá trị
15
6 Kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ
21
7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
4
8 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
6 9 Tổ chức tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 3 1 0
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo
4
Tổng cộng: 100
Xếp loại A B C
Xếp loại như sau:
- Loại A: 80 - 100 điểm
- Loại B: 65 đến dưới 79 điểm - Loại C: Dưới 65 điểm
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế tại mỗi cơ quan, đơn vị trong thời gian ít nhất 01 buổi với chương trình làm việc chung như sau:
+ Cụm trưởng giới thiệu về mục đích, nội dung kiểm tra và thành phần đoàn kiểm tra.
+ Đại diện lãnh đạo Văn phòng cơ quan, đơn vị trình bày báo cáo tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện các chỉ tiêu.
+ Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
+ Đoàn kiểm tra họp, thảo luận, thống nhất chấm điểm theo từng chỉ tiêu và cho điểm chung từng cơ quan, đơn vị.
+ Thông qua biên bản kiểm tra tại tỉnh.
+ Cụm trưởng tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chung của toàn Cụm và gửi hồ sơ về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình.
Trên cơ sở báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo của các Cụm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình sẽ tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành và các huyện, thị xã trong tỉnh và đánh giá, xếp loại. Những cơ quan, đơn vị đạt thành tích xuất sắc trong đợt kiểm tra chéo sẽ được khen thưởng nhằm động viên kịp thời, tạo động lực phấn đấu trong thời gian tiếp theo.
- Công tác kiểm tra chéo cũng cần được tiến hành theo quy trình, trình tự thực hiện nhất định nhằm đảm bảo công tác kiểm tra được tổ chức khoa học, chính xác, đem lại hiệu quả cao. Quy trình kiểm tra chéo có thể thực hiện theo các bước sau:
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm đề xuất Lãnh đạo Chi cục tiến hành tổ chức kiểm tra chéo về văn thư, lưu trữ.
+ Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra chéo
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra chéo
+ Bước 3: Xin ý kiến của Sở Nội Vụ
Sau đó, Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm gửi Kế hoạch để xin ý kiến của Ban Giám đốc Sở Nội vụ.
+ Bước 4: Soạn thảo và gửi hướng dẫn đến đối tượng kiểm tra chéo
Sau khi nhận được ý kiến của Ban Giám đốc Sở Nội vụ, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ tiến hành soạn thảo hướng dẫn về kiểm tra chéo đến các đối tượng kiểm tra.
+ Bước 5: Các cơ quan, đơn vị tự kiểm tra, đánh giá, chấm điểm và gửi báo cáo về đơn vị Cụm trưởng.
Sau khi nhận được hướng dẫn về kiểm tra chéo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, căn cứ theo hướng dẫn, các cơ quan, đơn vị thuộc các cụm tự tiến hành kiểm tra, đánh giá, chấm điểm và gửi báo cáo về đơn vị Cụm trưởng theo đúng thời gian quy định.
+ Bước 6: Cụm trưởng thông báo chính thức về thời gian kiểm tra, tổng kết toàn Cụm.
Sau khi thống nhất với các cơ quan, đơn vị thuộc Cụm, Cụm trưởng thông báo chính thức bằng văn bản về thời lượng kiểm tra, thời gian, địa điểm kiểm tra và tổng kết.
Các cơ quan, đơn vị trong Cụm tiến hành kiểm tra theo quy trình và thành phần theo hướng dẫn. Tại một số Cụm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cử cán bộ tham gia và giám sát.
+ Bước 8: Gửi báo cáo kết quả kiểm tra về Chi cục
Cụm trưởng các cụm có trách nhiệm gửi báo cáo kết quả kiểm tra về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình sau khi kết thúc đợt kiểm tra.
+ Bước 9: Tổng kết công tác kiểm tra chéo của các Cụm
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ sẽ tiến hành tổng kết công tác kiểm tra chéo của các Cụm dựa trên các báo cáo kiểm tra của các Cụm gửi về.
+ Bước 10: Thông báo kết quả kiểm tra chéo
Sau khi có kết quả tổng kết công tác kiểm tra chéo, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ tiến hành thông báo kết quả kiểm tra chéo đến các cơ quan, đơn vị là đối tượng kiểm tra đồng thời, báo cáo kết quả kiểm tra chéo lên Sở Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
+ Bước 11: Khen thưởng, đề nghị khen thưởng
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện khen thưởng hoặc đề nghị khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.
+ Bước 12: Triển khai khắc phục những tồn tại trong thông báo kết quả kiểm tra.
Cơ quan, đơn vị là đối tượng kiểm tra tiến hành khắc phục những tồn tại trong thông báo kết quả kiểm tra.
+ Bước 13: Đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện thông báo kết luận đối với đối tượng kiểm tra.
Cuối cùng, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện việc đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện thông báo kết luận đối với đối tượng kiểm tra.