2.4.2 .Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
3.1. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng
dẫn về lưu trữ
Một trong những giải pháp cấp thiết cần thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình là việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về lưu trữ. Các văn bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ còn thiếu, không có hệ thống là nguyên nhân dẫn tới công tác lưu trữ chưa đạt được hiệu quả trong thời gian vừa qua. Để khắc phục hạn chế này, cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình cần nghiên cứu, soạn thảo và ban hành các văn bản để chuẩn hóa hệ thống các
công cụ hướng dẫn về nghiệp vụ và thể chế hóa những quy định của pháp luật về lưu trữ, cụ thể:
- Về chuẩn hóa hệ thống các công cụ hướng dẫn về lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cần nghiên cứu và ban hành các văn bản sau:
+ Bổ sung một số cơ quan, đơn vị vào Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
+ Kế thừa hoặc xây dựng mới Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và Bảng lịch sử phông khi tiến hành thu nộp tài liệu.
+ Xây dựng Bảng hướng dẫn phân loại tài liệu đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
+ Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu cho các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
- Về thể chế hóa những quy định của pháp luật về lưu trữ. Việc này cần tiến hành có kế hoạch theo từng nhóm nội dung, bám sát các nội dung quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, gồm các văn bản sau:
+ Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
+ Quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. + Hướng dẫn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Hướng dẫn về việc thu thập tài liệu của Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Hướng dẫn về việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
+ Hướng dẫn về bảo quản tài liệu trong điều kiện thiếu kho lưu trữ chuyên dụng…
+ Hướng dẫn về việc giải mật tài liệu.
+ Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Ninh Bình.
+ Quy định tại phòng đọc tài liệu. + Quy định tại kho lưu trữ.
+ Quy định công tác số hóa tài liệu lưu trữ. + Quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ.
+ Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh.
+ Danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ mức độ mật. + Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng. + Công văn về việc sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh.
+ Công văn về tăng cường công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu.
+ Công văn về việc tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu và giao nộp vào lưu trữ Lịch sử.
+ Công văn về việc tăng cường công tác nghiên cứu khoa học về lưu trữ. + Công văn về việc tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ. Việc chuẩn hoá công cụ hướng dẫn về lưu trữ, thể chế hoá những quy định của pháp luật về lưu trữ cần được tiến hành một cách hệ thống, khoa học, đặc biệt là cần tuân thủ theo các Quy định, Thông tư… của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành sau khi Luật Lưu trữ ra đời, tránh tình trạng quy định, hướng dẫn sai, không đầy đủ, phải quy định, hướng dẫn lại…