Chƣơng 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
1.3. Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Hoạt động quản lý ngày nay giữ một vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của xã hội. Nó xuất hiện ở hầu khắp các lĩnh vực trong xã hội từ chính trị, văn hóa, khoa học kĩ thuật đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh, ở các cơ quan hành chính nhà nước đến các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, chính trị, nghề nghiệp.
Như đã trình bày ở phần trên, quản lý hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan. Vai trò của quản lý ở mỗi lĩnh vực khác nhau là khác nhau mà không giống nhau ở lĩnh vực nào, ngành nào cả. Ở ngành công nghiệp thì vai trò của quản lý giúp cho ngành công nghiệp phát triển ổn định, ở ngành nông nghiệp cũng vậy... Rộng hơn quản lý, ta nói đến sự quản lý nhà nước. Quản lý nhà nước cũng cần thiết phải có mặt ở các lĩnh vực, các ngành nhằm đảm bảo tính liên tục, ổn định trong tổ chức và hoạt động ở các lĩnh vực, các ngành này. Đối với công tác lưu trữ, sự quản lý của nhà nước cũng có vai trò rất quan trọng và cần thiết.
Hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đảm bảo cho tổ chức lưu trữ ổn định và thông suốt từ trung ương đến địa phương, đảm bảo cho công tác lưu trữ đi vào nền nếp và có hiệu quả. Lưu trữ là lĩnh vực hoạt động rất phức tạp bởi nó không chỉ liên quan đến việc tổ chức bộ máy mà còn liên quan đến cả mặt chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ.
Việc tổ chức bộ máy lưu trữ được tổ chức theo nguyên tắc thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Theo Luật Lưu trữ năm 2011, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ. Ở cấp Trung ương, cơ quan quản lý nhà nước cao nhất là Bộ Nội vụ, cơ quan trực tiếp tham mưu cho Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Ở địa phương, tổ chức bộ máy lưu trữ được chia làm 3 cấp. Tại UBND cấp tỉnh, thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Tại UBND cấp huyện, bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham
mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện. Tại UBND cấp xã, phường thì bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
Như vậy, việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được tiến hành theo ngành dọc từ Trung ương đến địa phương. Theo đó, các cơ quan cấp trên phải chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ cho các cơ quan cấp dưới và ngược lại, các cơ quan cấp dưới cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo tình hình công tác lưu trữ, tham mưu về công tác lưu trữ cho các cơ quan cấp trên.
Về mặt quản lý tài liệu lưu trữ cũng được tổ chức từ Trung ương tới địa phương nhằm đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng được hiệu quả nhất. Ở cấp Trung ương thành lập 4 Trung tâm lưu trữ Quốc gia tại thủ đô Hà Nội, tỉnh Lâm Đồng và thành phố Hồ Chí Minh. Ở địa phương, thành lập kho lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh.
Như vậy, từ thực tiễn trên ta thấy, về mặt tổ chức lưu trữ cần thiết phải có sự quản lý của nhà nước nhằm đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình. Mặt khác, các cơ quan này còn có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo về mặt chuyên môn nghiệp vụ cho các cơ quan có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ. Điều này thể hiện ở việc ban hành các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể.
Nhiệm vụ quan trọng và xuyên suốt của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này thì không thể thiếu sự quản lý của nhà nước. Các cơ quan lưu trữ muốn bảo quản tốt, bảo vệ an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thì cần phải có những cán bộ lưu trữ nắm vững về chuyên môn, nghiệp vụ. Ngoài đội ngũ cán bộ lưu trữ lành nghề, sự đầu tư về cơ sở vật chất như kho tàng chứa tài liệu, hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc
bảo quản tài liệu như giá, tủ, cặp đựng tài liệu, hệ thống văn phòng phẩm… phục vụ cho lưu trữ cũng là một yếu tố quan trọng.
Quản lý nhà nước về lưu trữ, tự bản thân nó đã cho thấy sự quan trọng và cần thiết nhưng đối với cấp địa phương thì cần phải có sự quan tâm hơn rất nhiều. Bởi muốn thực hiện được nguyên tắc tập trung thống nhất công tác lưu trữ thì cần phải có sự thống nhất từ trung ương đến địa phương. Mặt khác, lưu trữ tỉnh, thành phố lại phản ánh trực tiếp hoạt động của địa phương, đây cũng là nền tảng, là cơ sở để các cơ quan cấp trên làm căn cứ để chỉ đạo, hướng dẫn nhằm thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ.
Để mỗi cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện công tác lưu trữ một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất thì không thể thiếu những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên. Có thể nói những văn bản này là cơ sở, là nền tảng để cho các cơ quan thực hiện nhiệm vụ của mình. Những văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành là những văn bản hướng dẫn về cơ cấu tổ chức lưu trữ các cấp, là những văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. Văn bản ban hành càng chi tiết, càng hướng dẫn cụ thể bao nhiêu thì việc thực hiện và việc áp dụng các văn bản đó vào thực tế ở lưu trữ các cấp càng thuận lợi và đạt hiệu quả cao bấy nhiêu. Mặt khác, việc xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ cũng là một trong những nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Như vậy, một lần nữa có thể khẳng định rằng, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng và cần thiết.
Không chỉ vậy, dù ở thời điểm nào, tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị cần thiết đối với các lĩnh vực khác nhau trong xã hội và để cho tài liệu lưu trữ phát huy tối đa giá trị thì cần phải có sự đầu tư và can thiệp của cán bộ lưu trữ và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đó chính là việc thu thập bổ sung tài liệu vào
lưu trữ, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu… Để thực hiện được các khâu nghiệp vụ nói trên thì bắt buộc phải có sự hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đó chính là sự quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ.
Như vậy, từ những phân tích ở trên chúng ta thấy, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không những giúp cho công tác lưu trữ phát triển tập trung, thống nhất về mặt tổ chức mà còn giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được dễ dàng, hoàn chỉnh hơn và đạt được hiệu quả cao hơn. Mặt khác, làm tốt việc quản lý nhà nước về lưu trữ còn góp phần nâng cao hoạt động quản lý nhà nước nói chung, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý nhà nước và góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến…Từ những cơ sở trên, có thể khẳng định thực hiện việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ là việc làm cần thiết và cần phải tiến hành một cách triệt để, toàn diện.