1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập
1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho đối tượng kế toán. Đó là sự thiết lập khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định
Chứng từ kế toán: là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính.
Tổ chức chứng từ kế toán: là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị SNYTCL theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của
từng đơn vị.
- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết. - Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.
- Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán đơn vị SNYTCL phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNYTCL một mặt phải căn cứ vào Chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNYTCL bao gồm những công việc như sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNYTCL tuân theo quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị SNYTCL lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị.
Các đơn vị SNYTCL đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị SNYTCL được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị [11, tr.11].
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán
Trên cơ sở danh mục chứng từ các đơn vị đã lựa chọn để sử dụng ở trên chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị đều được tổ chức lập và thu nhận chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành. Nhìn chung, các nội dung trên chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ đều ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan đến chứng từ như người lập, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng, lãnh đạo đơn vị... đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ khai báo và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; Số tiền viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền bằng số; Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên thì nội dung của các liên của tất cả chứng từ phải giống nhau; Các chứng từ lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung theo đúng quy định. Các chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán phải có định khoản.
Mọi chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ kí điện tử theo đúng quy định. Tất cả các chữ ký trên chứng từ phải ký bằng bút bi và bút mực không được ký bằng bút chì; bút đỏ, khắc dấu sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống nhau. Như vậy, việc lập chứng từ kế toán tại các đơn vị đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rơ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lư của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc
ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị.
Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại các đơn vị SNYTCL để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị SNYTCL cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.