1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán của Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng
2.2.3. Thực trạng tổ chức tài khoản kế toán
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Các tài khoản trong bảng được ghi chép theo cơ sở dồn tích nghĩa là khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị sẽ ghi vào sổ sách kế toán tại ngày thực hiện giao dịch đó mà không căn cứ vào thời điểm thực tế thu/chi tiền. Khi đơn vị hạch toán nghiệp vụ kinh tế tại thời điểm phát sinh giao dịch cũng đồng nghĩa với việc ghi nhận tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí... tại thời điểm đó.
Đối với các tài khoản ngoài bảng thì đơn vị ghi theo cơ sở tiền mặt để lập thu chi và quyết toán các nguồn kinh phí từ NSNN nghĩa là kế toán sẽ ghi thu khi nhận được nguồn ngân sách nhà nước cấp và ghi chi phí khi thực sự phát sinh khoản chi.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và đặc điểm của Viện về hoạt động chuyên môn và sản xuất kinh doanh từ đó Viện đã xây dựng danh mục các tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết cần sử dụng
2.2.3.1. Hoạt động thu, chi ngân sách
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương là đơn vị sự nghiệp công lập trong ngành y tế (đơn vị dự toán cấp II) có chức năng nghiên cứu khoa học, đào tạo, đào tạo lại và khám chữa bệnh nên nguồn thu tại Viện hết sức đa dạng, nhưng nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước.
Nguồn thu từ ngân sách Nhà nước cấp: đây là nguồn thu chủ yếu trong tổng số nguồn thu của Viện nhằm duy trì các hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, khám chữa bệnh và hoạt động các chương tình mục tiêu quốc gia. Nguồn kinh phí này đươc cấp hàng năm theo dự toán được thực hiện theo quy định của Nhà nước, nội dung hoạt động và các định mức chi theo các nghị định, thông tư, văn bản của các Bộ, ngành liên quan theo từng lĩnh vực cụ thể.
Để quản lý thu hoạt động viện sử dụng các tài khoản sau: (+) TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp
Tài khoản này đơn vị dùng để phản ánh số thu hoạt động do NSNN cấp. Tài khoản 511 có 2 tài khoản chi tiết như sau:
- TK 5111 “Thu thường xuyên”: Phản ánh các khoản NSNN cấp cho Học viện để thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo chi thường xuyên cho đơn vị (cụ thể đơn vị được giao dự toán kinh phí thường xuyên loại 070 khoản 81 và loại 070 khoản 82).
- TK 5112 “thu không thường xuyên”: phản ánh các khoản thu do ngân sách nhà nước cấp cho các nhiệm vụ không thường xuyên như : kinh phí thực hiện chính sách miễn, giảm học phí theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP, kinh phí thực hiện chính sách hỗ trợ chi phí học tập theo Quyết định số 66/2013/QĐ-TTg; Kinh phí mua sắm và sửa chữa TSCĐ.
(+) Tài khoản ngoài bảng 008 “Dự toán chi hoạt động”
Tài khoản này dùng để phản ánh số dự toán chi hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng. cho các hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, mở theo niên độ năm trước, năm nay phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán ngân sách về tình hình giao và sử dụng dự toán trong năm của đơn vị.
Tài khoản này được mở chi tiết như sau:
- TK 0081 “Năm trước” Phản ánh số dự toán hoạt động do NSNN cấp thuộc ngân sách năm trước đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 00811- Dự toán chi thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động thường xuyên thuộc năm trước để sử dụng.
+ Tài khoản 00812- Dự toán chi không thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động không thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động không thường xuyên thuộc năm trước để sử dụng.
- TK 0082 – Năm nay: Phản ánh số dự toán hoạt động do NSNN cấp thuộc năm nay.
Tài khoản này có 2 toàn khoản cấp 3
+ Tài khoản 00821- Dự toán chi thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động thường xuyên thuộc năm nay để sử dụng.
+ Tài khoản 00822- Dự toán chi không thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động không thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động không thường xuyên thuộc năm nay để sử dụng.
Để quản lý chi cho hoạt động của đơn vị, đơn vị sử dụng tài khoản
* TK 611 - Chi hoạt động: Phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản chi tiết như sau:
- TK 6111 “Thường xuyên”: phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ như chi tiền lương, chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý…
- TK 6112” Không thường xuyên” Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị: sữa chữa tài sản cố định...
Các nghiệp vụ cơ bản: Ngày 01/01/2020 khi nhận tiền ngân sách nhà nước cấp căn cứ vào quyết định giao dự toán NS của Bộ Y tế kế toán ghi đơn tăng TK dự toán chi hoạt động chi TX TK 00821[Phụ lục 2.12]; chi không thường xuyên TK 00822 [Phụ lục 2.13].
* Các khoản chi thường xuyên bao gồm: chi lương, phụ cấp, công tác phí, tiền điện, nước, điện thoại, phí bưu chính, chi hoạt động chuyên môn và quản lý v.v.
Ví dụ: Ngày 07/02/2020 nhận được Giấy đề nghị thanh toán của Công ty điện lực Nam từ Liêm kế toán lập Giấy rút dự toán ngân sách [Phụ lục 2.8] ghi tăng TK hoạt động thường xuyên trên TK 6111 [Phụ lục 2.14] đồng thời ghi giảm TK thu hoạt động do ngân sách cấp - Thường xuyên phản ánh trên tài khoản 5111 [Phụ lục 2.16 ]. Đồng thời kế toán ghi đơn trên tài khoản 00821 [Phụ lục 2.12].
* Các khoản chi không thường xuyên gồm: Mua tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, dùng cho công tác chuyên môn, chi hoạt động chuyên môn khác...
Ví dụ: Ngày 21/5/2020 sau khi nhận được hồ sơ thanh toán kèm hóa đơn mua vật tư hóa chất kế toán lập giấy rút dự toán ngân sách [phụ lục 2.9] từ tài khoản nguồn ngân sách trung ương không tự chủ, ghi tăng chi phí hoạt động không thường xuyên trên TK 6112 [Phụ lục 2.15], ghi giảm TK Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ trên TK 5112 [phụ lục 2.21]. Đồng thời ghi đơn có trên TK 00822 [Phụ lục 2.13].
Sơ đồ 2.4. Kế toán tổng hợp thu chi ngân sách nhà nƣớc
2.2.3.2. Hoạt động liên quan đến sản xuất kinh doanh, dịch vụ
- Hoạt động thu sử dụng TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tại đơn vị: thu dịch vụ đào tạo và các dịch vụ khác theo quy định.
Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh: Doanh thu được ghi nhận vào TK này là các khoản doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ khi các khoản doanh thu đó được xác định một cách tương đối chắc chắn. Tài khoản này còn phản ánh các khoản điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ trong kỳ gồm: sinh viên chuyển khoản thừa phải trả lại cho sinh viên...
- Hoạt động chi sử dụng TK 154 - Chi phí SXKD, Dịch vụ dở dang: Tài khoản này để phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của đơn vị.
- TK 632 – Giá vốn hàng bán: Sử dụng tài khoản này để tập hợp giá vốn của các hoạt động hoàn thành trong kỳ.
- Tài khoản TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh: Sử dụng tài khoản này để tập hợp các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ từ nguồn thu của TTPCCT và viện phí phát sinh trong kỳ (chi cho cán bộ quản lý, nhân viên hành chính…).
- Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
Ví dụ: Ngày 01/02/2020 ông Lê Trần Phòng nộp tiền thuê ki ốt kinh doanh, kế toán lập phiếu thu [phụ lục 2.10], kế toán ghi tăng tài khoản tiền mặt trên TK1111 [Phụ lục 2.20] và ghi tăng tài khoản doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên TK 531 [Phụ lục 2.21].
Ví dụ: Ngày 29/9/2020 sinh viên Bùi Thanh Hoàng nộp tiền học phí vào tài khoản ngân hàng Vietcombank kế toán viên căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng lập chứng từ kế toán [Phụ lục 2.6] ghi tăng tài khoản tiền gửi tại ngân hàng TK1121 [Phụ lục 2.19] và ghi tăng doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên TK531 [phụ lục 2.21]. Sau đó thủ quỹ sẽ gửi hóa đơn điện tử cho sinh viên [Phụ lục 2.41].
- Hoạt động chi sản xuất kinh doanh, dịch vụ:
Ví dụ: Ngày 30/07/2020 chi tiền phụ cấp BQL và Tổ thư ký quản lý Ki-ốt, căng tin sáu tháng đầu năm 2020 từ tài khoản KBNN [phụ lục 2.11] kế toán ghi
tăng tài khoản chi phí SXKD, Dịch vụ dở dang trên TK 154 [Phụ lục 2.22] đồng thời ghi giảm tài khoản tiền gửi tại kho bạc 1121 [phụ lục 2.19].
Ví dụ: Ngày 09/01/2020 chi tiền photo bản vẽ xây dựng khu khám chữa bệnh của Viện kế toán làm phiếu chi [Phụ lục 2.4] ghi tăng khoản chi phí SXKD, Dịch vụ dở dang trên trên TK 154 [Phụ lục 2.22] đồng thời ghi giảm tài khoản tiền mặt 1111 [phụ lục 2.20].
Ví dụ: Ngày 09/02/2020 trả tiền Lương hợp đồng nguồn viện phí tháng 1/2020 dịch vụ kế toán ghi tăng chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ trên TK 642 [Phụ lục 2.25] đồng thời ghi giảm phải trả người LĐ khác TK3348 [Phụ lục 2.5]. Ngày 24/02/2020 thanh toán tiền thuê xe lớp đào tạo của Trung tâm Phòng chống côn trùng kế toán ghi tăng chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ trên TK 642 [Phụ lục 2.25] đồng thời ghi giảm tài khoản tiền gửi TK1121[phụ lục 2.19].
2.2.3.3. Hoạt động thu chi tài chính - Hoạt động thu tài chính:
Đơn vị sử dụng TK 515: Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp để phản ánh các khoản doanh thu của hoạt động tài chính như các khoản lãi; cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản thu tài chính khác phát sinh tại đơn vị. Riêng ở tại đơn vị sử dụng TK này để hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng.
Ngày 25/01/2020 căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng BIDV về nhận lãi tiền gửi tại ngân hàng kế toán ghi tăng TK tiền gửi tại ngân hàng trên TK 1121 (phụ lục 2.19). Đồng thời ghi tăng doanh thu chi phí tài chính trên TK 515 (phụ lục 2.23).
- Hoạt động chi tài chính
Đơn vị sử dụng TK 615: Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến ngân hàng như phí duy trì tài khoản, phí chuyển khoản, phí SMS…
Ngày 08/01/2020 căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng Viettinbank về việc trả phí chuyển tiền kế toán ghi tăng chi phí hoạt động tài chính của đơn vị trên TK 615 [Phụ lục 2.24] và ghi giảm TK tiền gửi ngân hàng tại viettinbank trên TK 1121 [Phụ lục 2.19].
2.2.3.4. Hoạt động thu, chi từ nguồn viện trợ, tài trợ nước ngoài
án, đề tài hợp tác quốc tế và 1 dự án ODA không hoàn lại. Căn cứ vào văn kiện dự án, các thỏa thuận, cam kết với phía nhà tài trợ cũng như quyết định phê duyệt dự án của cơ quan chủ quản, viện có trách nhiệm tổ chức quản lý, theo dõi, thực hiện, thanh toán, quyết toán năm và quyết toán khi kết thúc đề tài dự án. Kế toán theo dõi các đề tài dự án phải theo dõi chi tiết theo từng dự án viện trợ. Các khoản viện trợ giải ngân trực tiếp cho viện thông qua ngân hàng thương mại. Tài khoản kế toán sử dụng: Tại viện để hạch toán kế toán nguồn kinh phí dự án đề tài hợp tác quốc tế kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK512, TK612, TK 007, TK 004, TK 413, TK 337 là các TK phản ánh thu, chi nguồn viện trợ, tài trợ nước ngoài.
Để quản lý thu hoạt động viện sử dụng các tài khoản sau:
Khi nhà tài trợ chuyển tiền, khi phát sinh lãi tiền gửi ngân hàng kế toán ghi tăng tài khoản tiền gửi (TK 112) và ghi tăng tài khoản tạm thu (TK 3372), đồng thời ghi tăng tài khoản 00421 – Ghi thu, ghi tạm ứng
Chứng từ sử dụng: Văn kiện dự án và dự toán chi tiết hoạt động dự án đã được Bộ Y tế phê duyệt, xác nhận viện trợ của Bộ Tài chính.
- Giấy báo có của ngân hàng - Ủy nhiệm chi ngân hàng
- Các chứng từ thanh toán như: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, các chứng từ về tiền công tác phí, phụ cấp ban quản lý dự án, vé máy bay, hóa đơn…
Để quản lý chi hoạt động viện sử dụng các tài khoản sau:
Khi thực hiện chi tiêu từ nguồn viện trợ, kế toán ghi tăng tài khoản Chi từ nguồn viện trợ (TK6121) và ghi giảm các TK 111, 112...Ngày 20/01/2020 Thanh toán tiền công nhập số liệu đề tài điều tra tỷ lệ hiện mắc KST SR hiếm gặp bằng tiền mặt (Phụ lục 2.37), kế toán ghi tăng trên tài khoản 6121 (Phụ lục 2.38) và ghi giảm trên tài khoản tiền mặt 1111 (phụ lục 2.20).
Cuối kỳ ghi nhận thu nhập từ các khoản viện trợ, kế toán ghi tăng tài khoản Thu viện trợ TK5121 (Phụ lục 2.39) và ghi giảm tài khoản tạm thu TK3372 (Phụ lục 2.40).
Cuối năm, kế toán tính toán và kết chuyển thu của hoạt động viện trợ và ghi tăng tài khoản tạm thu (TK5121) và ghi giảm tài khoản xác định kết quả (TK 9118).
2.2.3.5. Hoạt động thu, chi khác
thanh lý tài sản cố định, thu tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp động hay các khoản thu nhập khác ngoài các khoản nêu trên.
2.2.3.6. X c định kết quả kinh doanh
Sử dụng TK 911: Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả các hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Kết quả của đơn vị bao gồm: Kết quả hoạt động do NSNN cấp; kết quả hoạt động tài chính,;kết quả hoạt động tài chính..
Tài khoản này đơn vị sử dụng 3 tài khoản cấp 2:
-TK 9111 - X cđịnh kết quả hoạt động hành chính sự nghiệp
-TK 9112 - X c định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ
-TK 9113 - X c định kết quả hoạt động tài chính
-TK 9118 - X c định kết quả hoạt động khác
Căn cứ vào sổ cái các Tk kế toán lập các bút toán xác định kết quả kinh doanh kế toán ghi:
* Đối với hoạt động thu chi ngân sách.
+ Kết chuyển hoạt động thu ngân sách kế toán ghi tăng TK thu hoạt động do ngân sách cấp thường xuyên và không thường xuyên trên TK 5112 [Phụ lục 2.17] và TK 5111[Phụ lục 2.16] ghi giảm TK xác định kết quả kinh doanh trên TK9111 [Phụ lục 2.28.a]
+ Kết chuyển hoạt động chi ngân sách kế toán ghi tăng TK khoản xác định kết quả kinh doanh trên TK 9111[Phụ lục 2.28a] và ghi giản TK chi hoạt động thường xuyên và KTX trên TK 6111 [Phụ lục 2.14] và TK 6112 [Phụ lục 2.15].
* Đối với hoạt động tài chính
+ Kết chuyển hoạt động thu tài chính kế toán ghi tăng TK doanh thu hoạt động TC trên TK515 [phụ lục 2.23] và ghi giảm TK xác định kết quả kinh doanh trên TK 9113 [phụ lục 2.28.b].
+ Kết chuyển chi hoạt động chi tài chính kế toán ghi tăng TK xác định kết quả kinh doanh trên TK 9113 [Phụ lục 2.28b] và ghi giảm TK chi phí hoạt động tài chính trên TK 615 [Phụ lục 2.24].
+ Kết chuyển thu hoạt động SXKD dịch vụ kế toán ghi tăng TK 531 [Phụ lục 2.21] ghi giảm TK xác định kết quả kinh doanh trên TK9112 [Phụ lục 2.28.c].
+ Kết chuyển chi hoạt động SXKD dịch vụ kế toán ghi tăng TK khoản xác định kết quả kinh doanh TK9112 [Phụ lục 2.28c] và ghi giảm tài khoản giá vốn trên TK 632 [Phụ lục 2.7].
* Đối với hoạt động sử dụng nguồn viện trợ