1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập
1.3.4. Tổ chức sổ kế toán
Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc kết hợp các loại số có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Việc mở sổ, ghi số, khóa số, sửa chữa sổ, bảo quản số, lưu trữ số kế toán thực hiện theo quy định, của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan [9, tr.50].
Nguyên tắc: Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm gồm sổ kế toán năm gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các đơn vị HCSN phải mở sổ, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ theo Luật kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của chính phủ hướng dẫn luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký - sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết, gồm các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên các trang sổ tổng hợp.
Theo quy định hiện hành có 4 hình thức kế toán như sau:
+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Đặc trưng nhất của hình thức “Nhật ký - sổ cái” là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức Nhật ký - Sổ cái gồm: Sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó.
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán như: sổ Nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ Nhật ký chung và sổ cái là sổ tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép cụ thể các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với hoạt động tài chính đó.
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Theo hình thức kế toán này thì được áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp công lập có thu theo quy mô hoạt động lớn hơn, nội dung hoạt động phức tạp hơn và có tổ chức hoạt động SXKD dịch vụ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: “Chứng từ - Ghi sổ” việc ghi sổ kế toán bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đính số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán nêu trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các ĐVSNYTCL có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán kể trên.
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ 1.7
Sơ đồ 1.7. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Nguồn: [2]
Sổ kế toán phải được bảo quản và lưu trữ ở từng khâu, từng nơi, từng bộ phận, từng cá nhân... gắn với trách nhiệm của họ. Đơn vị cần quy định cụ thể về địa điểm, thời điểm đưa sổ kế toán vào lưu trữ sau khi sử dụng xong. Đồng thời, đơn vị cũng phải quy định thời gian lưu trữ (theo quy định của pháp luật), phân công cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm về công tác bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.
Tổ chức sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán
Mở số kế toán Ghi sổ kế toán Điều chỉnh sổ kế toán Khóa sổ kế toán
theo từng đối tượng, từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị
1.3.5. Tổ chức lập báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính
1.3.5.1. Báo cáo quyết toán
Đơn vị SNYTCL có sử dụng NSNN phải lập BCQT ngân sách đối với phần kinh phí do NSNN cấp. Bên cạnh đó, các khoản thu, chi từ các nguồn khác nếu có quy định phải quyết toán như nguồn NSNN cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập BCQT đối với các nguồn này.
Báo cáo quyết toán NSNN là tài liệu tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Báo cáo quyết toán NSNN cung cấp thông tin quan trọng phục vụ việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về NSNN mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền đánh giá, kiểm tra, điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Nguyên tắc lập báo cáo quyết toán ngân sách: Báo cáo quyết toán được quy
định tại Thông tư 107. Chi tiết như sau:
- Căn cứ lập báo cáo quyết toán là số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
- Số quyết toán bao gồm kinh phí đơn vị đã nhận và sử dụng từ nguồn NSNN cấp trong năm. Số liệu này bao gồm cả số phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán (ngày 31/01 năm sau).
- Số liệu quyết toán NSNN phải đối chiếu, có xác nhận của Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
- Số quyết toán chi NSNN là số đã thực chi, có đầy đủ hồ sơ chứng từ. Đối với khoản chi thuộc nguồn phải ghi thu ghi chi NSNN thì chỉ quyết toán khi đã có thủ tục xác nhận ghi thu – ghi chi vào NSNN [2].
Kỳ báo cáo
BCQT NSNN, BCQT nguồn khác được lập báo cáo theo kỳ kế toán năm. Số liệu lập BCQT NSNN hàng năm là số liệu thu, chi thuộc năm ngân sách của đơn vị SNCL, được tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán NSNN (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về NSNN. Số liệu lập BCQT là số thu, chi thuộc nguồn khác của đơn vị SNCL, được tính đến ngày kết thúc kỳ kế toán năm (ngày 31/12).
Danh mục báo cáo quyết toán
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động: Mẫu B01/BCQT.
- Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại: Mẫu F01-01/BCQT.
- Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án: Mẫu F01-02/BCQT.
- Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính: Mẫu B02/BCQT.
- Thuyết minh báo cáo quyết toán: Mẫu B03/BCQT.
Yêu cầu lập và trình bày báo cáo quyết toán: Lập báo cáo quyết toán phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phải bảo đảm trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí.
- Phải được lập đúng nội dung, phương pháp theo quy định.
- Báo cáo quyết toán phải được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.
- Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm đã được cơ quan cấp trên giao và mục lục NSNN.
- Báo cáo quyết toán phải đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán. Nếu báo cáo quyết toán ngân sách được lập có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc báo cáo kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo quyết toán năm.ạt động sử dụng ngân sách của đơn vị HCSN.
*Trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách: Đơn vị dự toán cấp trên của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết toán ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị cấp dưới. Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NS được trình bày tại Phụ lục 1.2.
1.3.5.1. Báo cáo tài chính
BCTC khu vực công là các báo cáo được trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ về tình hình tài chính của đơn vị và các giao dịch được thực hiện bởi một đơn vị thuộc khu vực công. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập báo cáo tài chính năm theo mẫu biểu ban hành tại Thông tư 107/TT-BTC; trường hợp đơn vị hành
chính, sự nghiệp có hoạt động đặc thù được trình bày báo cáo theo chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành cụ thể hoặc đồng ý chấp thuận.
BCTC dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị và được lập theo quy định cua chế độ kế toán HCSN ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017của bộ trưởng BTC. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật và là thông tin cơ sở để hợp nhất BCTC của đơn vị cấp trên.
Nguyên tắc, yêu cầu lập báo cáo tài chính
+ Nguyên tắc: Việc lập báo cáo tài chính phải được căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
+ Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng của đơn vị kế toán. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
+ Yêu cầu: Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị; Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán; Thông tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước.
Trách nhiệm lập và nộp báo cáo:
- Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp BCTC quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp, KBNN nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động chuyên môn của đơn vị;
- Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc.
1.3.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin số liệu kế toán [11].
Công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của công tác kế toán trong các đơn vị SNCL nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng; kiểm tra kết quả công tác kế toán trong mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị… Kiểm tra kế toán được tiến hành kịp thời được coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong công tác kế toán đảm bảo tuân thủ đúng các qui định của pháp luật.
Thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật. Ngoài ra,