1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sốt rét – Ký sinh
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương đã thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm MISA. Chính vì vậy, hầu hết các sổ kế toán được kết xuất và in từ phần mềm kế toán với đầy đủ các chỉ tiêu và được lập theo đúng mẫu biểu quy định của Nhà nước. Viện cần có sự đầu tư hơn tương xứng cho công nghệ thông tin, thiết kế hệ thống quản lý đảm bảo thống nhất cả quá trình từ thu thập, nhập số liệu lên số sách và xuất ra báo cáo.
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của bệnh viện cũng cần được hoàn thiện. Cụ thể:
Để việc theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng được chính xác, tránh gặp sai sót, kế toán phụ trách tiền lương cần phải mở sổ tiền gửi riêng để theo dõi rút dự toán chuyển vào tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả lương cho cán bộ, viên chức trong viện. Cụ thể:
+ Khi rút dự toán ngân sách kế toán thanh toán ghi tăng Tài khoản phải trả người lao động TK 334 và ghi giảm Tài khoản Thu hoạt động do NSNN cấp TK 511 đồng thời ghi giảm Tài khoản dự toán chi thường xuyên 00821. Sau đó kế toán lương chuyển quyết toán sẽ hạch toán ghi tăng tại tài khoản chi phí hoạt động thường xuyên TK 6111 và ghi giảm Tài khoản phải trả người lao động TK 334.
+ Khi nhận dự toán từ NSNN tài khoản tiền gửi ngân hàng kế toán thanh toán ghi tăng TK tiền gửi ngân hàng TK 1121 và ghi giảm tài khoản phải trả khác TK 3388.
+ Khi chuyển trả lương kế toán thanh toán ghi tăng tài khoản phải trả khác TK 3388 và ghị giảm TK tiền gửi ngân hàng TK 1121
Đồng thời lưu sổ phụ ngân hàng kèm UNC.
Cần bổ sung thêm các nội dung trên một số sổ kế toán chi tiết như Sổ thu viện phí, Sổ chi hoạt động cần theo dõi chi tiết theo từng hoạt động dịch vụ, từng bộ
phận;… để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng người bán, khách hàng.
Số liệu thu, chi phải được cập nhật vào sổ kế toán thường xuyên, những chứng từ thu, chi trực tiếp trên phòng kế toán thì phải hạch toán xong mới tiến hành thu chi. Các chứng từ thu viện phí cuối mỗi ngày được nộp lên phòng tài chính kế toán thì cần được hạch toán ngay trong ngày hôm sau, tránh tình trạng để vài ngày mới hạch toán một lần, dẫn đến số liệu không được phản ánh kịp thời.
Các kế toán viên phải chấp hành quy định về sửa chữa sổ kế toán, khi phát hiện có sai sót không được xóa, thay thế bằng bút toán khác và phải sử dụng bú toán bổ sung: là ghi số âm hoặc hạch toán ngược lại.
Các loại sổ kế toán về các nguồn kinh phí nên được đóng thành các màu sổ khác nhau nhưng giữa các năm để thuận tiện cho việc tra cứu.
Kế toán tổng hợp phải thường xuyên đối chiếu giữa sổ nhật ký chung với số kế toán chi tiết, tránh để cuối năm khi lập báo cáo tài chính mới làm thì sẽ không kịp và dẫn đến báo cáo không đảm bảo chất lượng.
Đối với việc khóa sổ kế toán Viện phải thực hiện đúng trình tự kiểm tra đối chiếu → khóa sổ.
Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ nhật ký chung, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên sổ nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.
Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.
Việc lưu trữ sổ kế toán sau khi in ra theo định kỳ được tiến hành giống như kế toán thủ công và tuân thủ các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Tuy nhiên, do khả năng của máy tính có thể ghi nhớ một lượng thông tin rất
lớn được tập trung trong file cơ sở dữ liệu và thông qua một chương trình được định trước, nên bên cạnh việc ghi sổ để lưu dữ liệu theo đúng quy định về mặt pháp lý, Viện nên có kế hoạch lưu dữ liệu kế toán bằng các file lưu trữ dữ liệu trong máy tính, kết xuất ra đĩa hoặc các thiết bị nhớ ngoài của máy tính để đảm bảo phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm toán và yêu cầu quản lý của Viện.