1.2.2 .Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức kếtoán
1.3. Nội dung tổ chức kếtoán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định của Luật Kế toán (Điều 48), yêu cầu các đơn vị SNCL phải “Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán” [19]. Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán cần được hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức kế toán ở các đơn vị SNCL, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Như vậy, để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức kế toán, vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Hiện nay, các đơn vị SNCL có thể tổ chức bộ máy kế toán theo các hình thức sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Còn gọi là mô hình một cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán
trung tâm. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.
ình 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Mô hình tổ chức kế toán tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp. Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính vàcông tác thống kê trong toàn đơn vị; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.
ình 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán
Mô hình tổ chức kế toán phân tán có ưu điểm:
Công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc được nhanh chóng kịp thời.
Thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ.
Nhược điểm cơ bản của mô hình này là việc tập hợp số liệu cung cấp thông tin lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm, tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng không tập trung.
Kế toán trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến
lập các báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán như mô tả trên, mô h nh tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Trong trường hợp này công việc kế toán ở toàn đơn vị tổng thể được phân công phân cấp như sau:
Phòng kế toán trung tâm thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn đơn vị tổng thể; thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính đơn vị.
Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tài tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo tài chính, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị SNCL có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trưởng của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị.
ình 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán
Theo mô hình này, đơn vị tổ chức phòng kế toán tập trung, ngoài ra ở các đơn vị trực thuộc lớn, xa văn phòng có tổ chức các phòng bộ phận kế toán của đơn vị trực thuộc.
1.3.2. Tổ chức thu thập, xử lý, hệ thống hóa thông tin và phân tích thông tin kế toán thông tin kế toán
1.3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin kế toán
Thông tin kế toán ban đầu là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán. Đây là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thật sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Do đó, thu thập thông tin kế toán ban đầu là thu thập thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị.
Tổ chức thu thập thông tin kế toán ban đầu thông qua hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Như vậy, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó.
Do vậy khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị sự nghiệp công lập theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.
- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp đó khi cần thiết.
- Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.
- Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL một mặt phải căncứ vào chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm những công việc như sau:
Để đáp ứng các yêu cầu nêu trên, tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ. Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL phải tuân theo quy định của Luật Kế toán năm 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 chế độ kế toán HCSN. Đồng thời phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó những nội dung cụ thể của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị SNCL bao gồm các bước được và được mô tả theo sơ đồ 1.1:
Sơ đồ 1.1. Trình tự xử lý chứng từ kế toán
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán. Danh mục chứng từ được thiết kế phải đạt các yêu cầu tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng. Trên cơ sở Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán, các đơn vị SNCL thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình. Theo Thông tư 107/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 về chế độ kế toán HCSN do Bộ Tài chính áp dụng cho các đơn vị HCSN từ 1/1/2017 thì các đơn vị HCSN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộcquy định trong Thông tư này gồm 4 mẫu: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền và giấy thanh toán tạm ứng. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị SNCL không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Ngoài ra đơn vị HCSN được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó, các đơn vị SNCL cần phải thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho công tác quản trị nội bộ mà chế độ kế toán Nhà nước chưa quy định hoặc cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một số nội dung trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã được quy định trong các chế độ kế toán, để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý; đồng thời cũng có thể sử dụng một số loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính toán trung gian do đơn vị xây dựng.
Đối với các đơn vị SNCL triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng
Các chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ Luân chuyển chứng từ Lưu trữ chứng từ
hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT như hiện nay thì thu thập thông tin kế toán phải đảm bảo tính trung thực, khách quan và có giá trị pháp lý thông qua chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán sau khi ứng dụng CNTT sẽ trở thành các dữ liệu kế toán: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lí thông tin kế toán trong hệ thống, trợ giúp cho việc ra các quyết định của nhà quản lí và điều hành của đơn vị. Dữ liệu kế toán được chuẩn hóa về mặt hình thức trên các vật mang tin và được pháp lí hóa bởi Nhà nước về mặt tư cách. Việc thu nhận thông tin kế toán thông qua việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán với tư cách là thông tin ban đầu.
Do vậy, đơn vị cần tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ theo từng đối tượng và mã hóa các đối tượng đó một cách khoa học và phù hợp chi tiết nhất đến từng đối tượng. Mỗi danh mục quản lý một loại đối tượng kế toáncụ thể như: Danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định; danh mục các kho;…hoặc đại diện cho một yếu tố đặc trưng của công việc kế toán như danh mục tài khoản kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục…Mã hoá đối tượng kế toán là một biểu diễn theo quy ước cho một thuộc tính của một thực thể hay một tập thực thể để xác lập một tập hợp những hàm thức nhằm xác định đối tượng là duy nhất. Thường thì, mỗi đối tượng sẽ được gắn cho một hay một dãy kí hiệu. Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiêu thức quản lý, có thể trích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung yêu cầu của người sử dụng thông tin.
Chứng từ ứng dụng CNTT là chứng từ kế toán thông thường, thông qua việc sử dụng CNTT để nhập các thông tin cần thiết trên chứng từ. Chứng từ điện tử là một dạng của chứng từ kế toán nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ,
các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý,