TÊN BÁO CÁO
Bảng cân đối số phát sinh Mẫu số S05-H
Báo cáo tình hình tài chính Mẫu số B01/BCTC Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động Mẫu số B01/BCQT
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03a/BCTC
Thuyết minh báo cáo quyết toán Mẫu số B03/BCQT Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu B04/BCTC
Nguồn: Phòng Kế toán (Phụ lục 2: Một số báo cáo kế toán đang sử dụng tại Bệnh viện Xây dựng)
Theo quan sát của tác giả thì hệ thống chỉ tiêu BCTC, BCQT ngân sách của Bệnh viện phù hợp và thống nhất với các chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục ngân sách, đảm bảo có thể so sánh được giữa số hiện thực với số dự toán giữa các kỳ kế toán với nhau. Và có giải trình trong Thuyết minh báo
cáo tài chính. Phương pháp lập các chỉ tiêu trong BCTC, BCQT ngân sách thực hiện thống nhất với các chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục ngân sách, đảm bảo có thể so sánh được giữa số hiện thực với số dự toán giữa các kỳ kế toán với nhau, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ngân sách và tình hình sử dụng các nguồn thu của Bệnh viện. Tuy nhiên Giải trình trong Thuyết minh BCTC, BCQT các chỉ tiêu còn sơ sài, chưa rõ ràng, chưa chi tiết, chưa nêu rõ được khó khăn và tồn tại cũng như những mặt tích cực của Bệnh viện.
2.2.3. Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Để đảm bảo cho tổ chức kế toán tại Bệnh viện hoạt động có hiệu quả thực hiện theo đúng các quy định chế độ tài chính, kế toán, sớm phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót và hạn chế trong tổ chức kế toán đòi hỏi phải tiến hành tổ chức kiểm tra kế toán. Qua tìm hiểu tại Bệnh viện, việc kiểm tra nội bộ được khái quát như sau:
* Bộ phận kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán trong Bệnh viện bao gồm công việc tự kiểm tra trong nội bộ bộ máy kế toán và công việc kiểm tra từ bên ngoài của các cơ quan chức năng có liên quan. Hiện nay Bệnh viện Xây dựng chưa có Bộ phận kiểm soát nội bộ, công tác kiểm tra chứng từ kế toán thường được thực hiện trực tiếp bởi bộ phận kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ và đơn vị kiểm toán đối với các chứng từ đã thực hiện việc ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra nội bộ thực hiện ở khâu đầu chưa được chặt chẽ, không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót.
Nội dung kiểm tra kế toán:
- Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, tính hợp pháp, hợp lệ phản ánh trên các chứng từ kế toán, trên các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, BCTC và việc chấp hành các chính sách, chế độ và các quy định hiện hành của Bệnh viện.
- Kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong quá trình tổng hợp số liệu, thông tin kế toán. Trong mỗi phần hành công việc, kế toán viên trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi thực hiện các bước
tiếp theo của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, sau đó thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế toán chi tiết mình quản lý.
- Kiểm tra việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản và hình thức kế toán thích hợp; Kiểm tra việc cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, bố trí nhân sự, phân công nhiệm vụ, trang bị phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán và tình hình lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.
- Báo cáo về kết quả công tác kiểm tra trong năm và tình hình khắc phục các nội dung đã được phát hiện các lần kiểm tra của kỳ trước như thế nào.
- Kiểm tra việc trích lập quỹ lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản trích nộp khác có theo quy định hiện hành không.
-Quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lượng tiền mặt thực có trong quỹ với số lượng trong sổ sách. Số dư tiền gửi tại Kho bạc, Ngân hàng cần phải đối chiếu số liệu giữa số dư ở Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng với số liệu trên sổ sách.
*Hình thức kiểm tra công tác kế toán
Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra hàng năm theo kế hoạch toàn bộ các nội dung của kiểm tra kế toán - tài chính hoặc kiểm tra theo chuyên đề.
Kiểm tra đột xuất: Kiểm tra mang tính sự vụ hay làm rõ từng một nội dung cụ thể nào đó theo yêu cầu của Lãnh đạo Bệnh viện.
*Phương pháp kiểm tra
Hiện tại Bệnh viện áp dụng phương pháp kiểm tra từ chứng từ đến báo cáo và phương pháp đối chiếu số liệu giữa chứng từ, sổ sách với BCTC kế toán, giữa số liệu sổ kế toán tổng hợp với số liệu của các sổ kế toán chi tiết, giữa số liệu kế toán trên sổ kế toán với số liệu thực tế kiểm kê.
Tuy nhiên công tác kiểm tra kế toán của Bệnh viện thường được tiến hành trước khi lập báo cáo, nên không kịp thời phát hiện ra sai sót dẫn đến cuối năm phải thực hiện nhiều bút toán điều chỉnh. Hơn nữa, trình độ kiểm tra
còn hạn chế, công tác kiểm tra nội bộ không thường xuyên nên không kịp thời phát hiện được tính không hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Công việc tự kiểm tra tại đơn vị chủ yếu dưới sự ch đạo của thủ trưởng đơn vị, ban thanh tra nhân dân.
Công tác kiểm tra khác được tiến hành bởi các cơ quan có thẩm quyền ngoài Bệnh viện thực hiện theo các quyết định kiểm tra, kiểm toán và thường được thực hiện bởi cơ quan kiểm toán Nhà nước, Bộ Y tế.... Công tác kiểm tra được tiến hành theo năm, tùy theo quyết định của cơ quan quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung chủ yếu ở việc chấp hành các quy định của Chế độ Kế toán, Luật Ngân sách nhà nước về các chế độ về quản lý kinh phí, đề tài, dự án, các nguồn thu sự nghiệp...ở nội dung của các chứng từ kế toán, phương pháp kế toán, việc ghi sổ kế toán và lập BCTC, việc chấp hành các quy định của pháp luật về chế độ tài chính kế toán. Ngoài ra, cơ quan BHXH cùng phối hợp với Bệnh viện tiến hành thẩm định chi phí KCB hàng tháng cho các đối tượng khám chữa bệnh có thẻ BHYT.
2.3. ánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Xây dựng
2.3.1. Ưu điểm
Qua những năm thực hiện đổi mới cơ chế tài chính, Bệnh viện Xây dựng đãtừng bước thức hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và được thay thế bằng nghị định số 16/2015/ NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ và Bộ Tài chính. Về tổ chức kế toán đã đảm bảo sự hợp lý, sử dụng hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị. Bệnh viện đã sử dụng nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp tiết kiệm, chủ động trong phân bổ tài chính. Bước đầu tạo ra sự thay đổi đáng kể trong nhận thức, qua đó tính tự chủ của Bệnh viện trong việc đưa ra quyết định, trong đó có các quyết định tài chính mang tính chất chủ động và sát với thực tiễn. Cùng với đó là quyền hạn và là trách nhiệm của Lãnh đạo Bệnh viện cũng được nâng lên. Cụ thể:
Thứ nhất, về bộ máy kế toán tại Bệnh viện là hình thức tập trung, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động hiện nay của đơn vị. Bộ máy kế toán có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ trách nhiệm của từng cán bộ làm kế toán và mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán, giữa phòng kế toán với các bộ phận chức năng khác. Nhân sự trong bộ máy kế toán được bố trí phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức công tác kế toan tại Bệnh viện có hiệu quả. Số lượng lao động kế toán nhìn chung đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. Bệnh viện Xây dựng đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ, thích nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán.
Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán
+ ối với tổ chức thu thập thông tin kế toán: Bệnh viện đã thực hiện khá tốt việc tổ chức thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ kế toán, cụ thể, việc lập chứng từ, kiểm tra và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Trong công tác lập chứng từ kế toán, phần lớn biểu mẫu chứng từ kế toán đã được sử dụng theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành, theo hướng dẫn chung của Bộ Y tế đối với những chứng từ liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ (Luật KCB và văn bản hướng dẫn Luật KCB), và theo sự hướng dẫn của cơ quan BHXH đối với những thanh quyết toán BHYT với cơ quan này. Đồng thời, Bệnh viện Xây dựng cũng đã xây dựng, thiếtkế được hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ và đồng bộ, cải tiến và bổ sung những chứng từ cần thiết phù hợp với đặc thù của Bệnh viện để phục vụ và đáp ứng nhu cầu quản lý. Do áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, nên Bệnh viện có hệ thống chứng từ được thiết kế và lập trình sẵn trên phần mềm như: Hóa đơn viện phí, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho….
Khi viện phí chuyển sang cơ chế giá dịch vụ, Bệnh viện Xây dựng đã chủ động thay đổi, cập nhật hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định về giá, mà điển hình là chuyển từ “Biên lai thu viện phí” Sang “Hóa đơn viện
phí”. Hóa đơn viện phí được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử, phần lớn đã đảm bảo được những quy định về hóa đơn nói chung theo Nghị định 51/2010/ NĐ-CP và thông tư 39/2014/TT-BTC; và những quy định về hóa đơn điện từ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hỗ trợ bởi phần mềm viện phí tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác lập, xử lý và kiểm soát chứng từ, hạn chế chứng từ giấy bởi đây là hoạt động chính - mỗi ngày Bệnh viện thu hút hàng trăm lượt người bệnh tới khám, chữa bệnh - lượng chứng từ viện phí bằng giấy phát sinh trước đây thực sự là khối lượng khổng lồ.
Trong quá trình phân loại, xử lý, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, Bệnh viện cũng đã chủ động xây dựng cho viện mình quy trình luân chuyển chứng từ tương ứng của từng hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện và phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng khâu trong chu trình.
+ Về tổ chức xử lý thông tin kế toán qua TKKT và sổ kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của Bệnh viện hiện nay tương đối phù hợp với các quy định của chế độ kế toán hiện hành, góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hoạt động. Bệnh viện cũng đã chủ động nghiên cứu, vận dụng và thiết kế những tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ kế toán mở tương đối logic, bảo đảm sự liên kết số liệu trong toàn đơn vị và đáp ứng được nhu cầu truy xuất thông tin chi tiết, cũng như đối chiếu, kiểm tra số liệu trên BCTC.
+ Về tổ chức cung cấp thông tin kế toán: Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, Bệnh viện đã lập tương đối đầy đủ, đúng theo mẫu quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán; đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính do kế toán cung cấp. Phương pháp lập, trình bày BCTC bảo đảm tín thống nhất, tôn trọng nguyên tắc lập báo cáo.
Thứ ba, Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Tại BVXD đã tiến hành công tác kiểm tra kế toán một cách thường xuyên, liên tục và được thực hiện ở mọi khâu, mọi quy trình kế toán. Công tác kiểm tra kế toán được thực hiện từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, hệ thống hóa để đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích của thông tin kế toán cung cấp.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1.Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được, tổ chức kế toán tại Bệnh viện Xây dựng còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán chưa gọn, nhẹ, chưa tận dụng được tối ưu tài nguyên từ các phần mềm quản lý trong Bệnh viện: Bởi chưa có sự kết nối thông tin giữa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý khác trong Bệnh viện, nên phòng kế toán vẫn phải bố trí nhân sự để đảm nhận việc nhập thông tin vào phần mềm kế toán, dẫn đến tăng số lượng nhân sự cũng như gia tăng công việc “thủ công” cho kế toán viên.
Về trình độ của các nhân viên kế toán: Trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn chưa đồng đều, chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên để cập nhật chế độ chính sách mới của nhà nước ban hành. Năng lực và trình độ của các cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế và cũng chưa nhận thức được vai trò, việc phân tích số liệu chưa chuyên nghiệp. Nhân viên kế toán còn thiếu kỹ năng mềm, làm việc một cách thụ động chưa phát huy hết khả năng vai trò trách nhiệm của mình trong công việc dẫn đến công việc bị đình trệ, thiếu kinh nghiệm xử lý công việc dẫn đến tình trạng chậm trễ, xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, lậpbáo cáo tài chính tai đơn vị.
Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán
+ Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán
(i) Việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế toán đôi khi chưa đầy đủ, kịp thờihoặc một số chỉ tiêu chưa thể
hiện đầy đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác, gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra kế toán…;
(ii) Việc thu nhận thông tin kế toán trong quá trình nhập - xuất thuốc còn có sự bị động, phụ thuộc vào các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận quản lý dược nên chưa đảm bảo tính kịp thời, khách quan và chưa hể hiện được vai trò trung tâm và vai trò kiểm soát của kế toán tại khâu này; Thông tin trong quá trình nhập kho thuốc mới chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, chưa tách bạch rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình mua sắm, đấu thầu và nhập kho thuốc. Bên cạnh đó, chức năng kiểm soát của kế toán trong từng khâu như xây dựng kế hoạch mua thuốc, quản lý đấu thầu thuốc, quản lý nhập kho và bảo quản kho thuốc chưa được thực thi.Việc thu nhận thông tin nhập kho thuốc chưa đảm bảo tính kịp thời, chưa phản ánh chính xác thời điểm thực tế nhập kho. Thông tin trong quá trình xuất kho thuốc sử dụng cho người bệnh ở phần lớn Bệnh viện được thu nhận và kiểm soát ở phòng kế toán mới chỉ dừng lại ở hai chủ thể: Bệnh viện - Khoa/phòng thay vì ở cả ba chủ thể liên quan đó là: Bệnh viện - Khoa/phòng - Người bệnh. Khi xuất kho thuốc tại Kho của Bệnh viện, kế toán theo dõi tên thuốc, số lượng, đơn giá xuất kho và đối chiếu theo yêu cầu của Khoa, phòng dựa trên đơn thuốc bác sỹ kê đầu ngày để hạch toán vào chi phí khám, chữa bệnh, trong khi thông tin về tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chưa được đối chiếu với số xuất kho này. Tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chỉ được thể hiện ở “Bảng theo dõi thuốc điều trị hàng ngày” - được ghi chép bởi điều dưỡng trực với những thông tin về Số lượng, cách dùngmà chưa có thông tin về giá thuốc, với chữ ký của bác sỹ điều trị và được tập hợp trong hồ sơ bệnh án của người bệnh. Chỉ sau khi làm thủ tục ra viện, khi nhận được tờ chi phí khám, chữa bệnh, phần thuốc người bệnh đã sử dụng mới thể hiện ở đây về số lượng và giá trị. Quy trình này rất dễ dẫn tới tình
trạng, thuốc đã xuất ra khỏi kho - nhưng người bệnh thực tế chưa được sử dụng, và cũng gây khó khăn trong việc đối chiếu của người bệnh.