Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua quan sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC Bệnh viện Xây dựng sử dụng khoảng 33/68 chứng từ các loại. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Bệnh viện đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng Tài chính kế toán của đơn vị.
Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Ngoài ra, Bệnh viện đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiềnlương, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí người bệnh... Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra, thanh tra.
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Biên lai thu viện phí
- Hợp đồng cho thuê mặt bằng, Biên bản định giá thanh lý vật tư thu hồi, Biên bản thanh lý TSCĐ,...
- Bảng thanh toán tiền lương, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Phiếu thoái trả viện phí (chứng từ nội bộ trong bệnh viện)...
(Phụ lục 1: Một số mẫu chứng từ được sử dụng tại Bệnh viện Xây dựng) * Về hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán: thực hiện các mẫu biểu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán chung bắt buộc mà chế độ kế toán quy định. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị thể hiện đầy đủ ở 4 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
- Chứng từ lao động tiền lương/tiền công: Tại Bệnh viện Xây dựng, các khoản về tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương do bộ phận bộ phận kế toán tính toán và chi trả. Chứng từ kế toán trong chỉ tiêu lao động tiền lương sử dụng bao gồm một số những chứng từ cơ bản như: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng chấm công trực, bảng thanh toán tiền trực, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, danh sách chi lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân, quyết định đi công tác, giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phí...
- Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, séc rút tiền mặt, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán...
+ Phiếu thu: Căn cứ vào đề nghị của các bộ phận khác kế toán lập phiếu thu nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ.. thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu do kế toán lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) và Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
+ Phiếu chi: Xác định khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu chi tiền là chứng từ chứng minh các khoản chi của đơn vị cho hoạt động. Phiếu chi được lập thành 1 liên, chỉ khi đủ chữ ký cần thiết thủ quỹ mới được xuất quỹ, sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Theo mẫu bắt buộc, dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
Ngoài ra, tại Bệnh viện lập thêm Bảng tổng hợp thu chi (Đối tượng: nội trú, ngoại trú), Danh sách người bệnh tạm ứng... Bảng tổng hợp số tiền tạm ứng, số tiền thu viện phí, thanh toán ra viện của người bệnh thuận tiện trong công tác đối chiếu, theo dõi từng khoản kinh phí thu được từ nguồn thu viện phí.
Về chứng từ điện tử, đối với các khoản thu viện phí từ khi chuyển sang giá dịch vụ, BV Xây dựng đã sử dụng hóa đơn điện tử kết xuất trực tiếp từ phần mềm thay thế cho hóa đơn giấy trong hoạt động cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh (KCB) cho khách hàng. Những lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống như: giao dịch thanh toán nhanh chóng, thuận lợi, người bệnh có thể lấy được hóa đơn tài chính hợp pháp đúng ngày phát sinh nghiệp vụ, kể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với Bệnh viện; giảm áp lực cho việc quản lý, lưu trữ hóa đơn; thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra
cứu, tránh được các rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn; thuận lợi cho việc hạch toán, kê khai, nộp thuế và tiêt kiệm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ, gửi và tìm kiếm hóa đơn. Theo đó, Bệnh viện thực hiện xuất hóa đơn viện phí cho người bệnh sau khi quy t nh khám cận lâm sàng được bắt đầu, và sau khi điều trị và thanh toán viện phí. Riêng đối với việc sử dụng hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí KCB BHYT giữa cơ quan BHYT và các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT, Bệnh viện thực hiện theo quy định tại văn bản số 8418/BTC-TCT. Thời điểm lập hóa đơn, biên lai, phiếu thu là ngày, tháng hoàn thành việc quyết toán chi phí KCB BHYT giữa cơ quan BHXH và cơ sở KCB; sốtiền ghi trên hóa đơn, biên lai, phiếu thu là số kinh phí KCB BHYT được cơ quan BHXH quyết toán.
-Chứng từ vật tư, văn phòng phẩm:
+ Chứng từ tăng vật tư, văn phòng phẩm: biên bản giao nhận vật tư, văn phòng phẩm Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý hợp đồng.
+ Chứng từ giảm vật tư: Giấy đề nghị cung cấp vật tư, văn phòng phẩm hợp đồng kinh tế tư, văn phòng phẩm mà Bệnh viện Tâm thần Tw1 sử dụng là: phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, bảng phân bổ CCDC, giấy báo hỏng, mất CCDC.
Tại Bệnh viện còn bổ sung thêm Phiếu lĩnh thuốc, vật tư... của từng khoa phòng để theo dõi chi tiết số lượng thuốc và vật tư y tế tiêu hao của từng bộ phận, khoa, phòng.
- Chứng từ TSCĐ:
+ Chứng từ tăng TSCĐ: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng...
+ Chứng từ giảm TSCĐ mà Bệnh viện sử dụng là: Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, thẻ TSCĐ và các chứng từ liên quan khác như biên bản đề nghị thanh lý TSCĐ, biên bản hội đồng xử lý TSCĐ, hóa đơn GTGT.
Ngoài ra, các chứng từ thu chi tiền mặt khác là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thu, chi của Bệnh viện. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận... để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận được quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán được duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm. Hiện nay, tại Bệnh viện Xây dựng, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hầu hết đều được thực hiện thanh toán qua kho bạc theo quy định như các khoản thanh toán các nhân: tiền lương, trực, độc hại,..; các khoản thanh toán với các đơn vị cung ứng: máy móc, trang thiết bị y tế, thuốc, máu, vật tư, hóa chất... Các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị thường là các nghiệp vụ nhỏ lẻ, số tiền phát sinh ít.
*Về tiếp nhận chứng từ kế toán như sau:
Tất cả các chứng từ kế toán lập ở nơi khác đều được chuyển về Phòng Tài chính kế toán của Bệnh viện để kiểm tra và xử lý. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên và kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từ mẫu chứng từ (nếu có), phân loại, xác định loại chứng từ, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Nhìn chung công tác lập chứng từ của Bệnh viện tương đối đảm bảo đúng yêu cầu của chế độ kế toán, trung thực, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu quy định về nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đủ chữ ký những người có liên quan đến chứng từ như người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc... Các chứng từ kế toán của đơn vị đều được lập trên máy vi tính theo Luật kế toán và chế độ kế toán, cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành, có đầy đủ tính pháp lý.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập, tiếp nhận các chứng từ kế toán
Lưu trữ, bảo quản và hủy các chứng từ kế toán
Kiểm tra, ký các chứng từ kế toán Phân loại, hạch toán và ghi sổ
chi tiết/ tổng hợp
*Kiểm tra chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán: