1.2.2 .Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức kếtoán
2.3. ánh giá thực trạng tổ chức kếtoán tại Bệnh viện Xây dựng
2.3.1. Ưu điểm
Qua những năm thực hiện đổi mới cơ chế tài chính, Bệnh viện Xây dựng đãtừng bước thức hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và được thay thế bằng nghị định số 16/2015/ NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ và Bộ Tài chính. Về tổ chức kế toán đã đảm bảo sự hợp lý, sử dụng hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị. Bệnh viện đã sử dụng nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp tiết kiệm, chủ động trong phân bổ tài chính. Bước đầu tạo ra sự thay đổi đáng kể trong nhận thức, qua đó tính tự chủ của Bệnh viện trong việc đưa ra quyết định, trong đó có các quyết định tài chính mang tính chất chủ động và sát với thực tiễn. Cùng với đó là quyền hạn và là trách nhiệm của Lãnh đạo Bệnh viện cũng được nâng lên. Cụ thể:
Thứ nhất, về bộ máy kế toán tại Bệnh viện là hình thức tập trung, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động hiện nay của đơn vị. Bộ máy kế toán có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ trách nhiệm của từng cán bộ làm kế toán và mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán, giữa phòng kế toán với các bộ phận chức năng khác. Nhân sự trong bộ máy kế toán được bố trí phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức công tác kế toan tại Bệnh viện có hiệu quả. Số lượng lao động kế toán nhìn chung đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. Bệnh viện Xây dựng đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ, thích nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán.
Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán
+ ối với tổ chức thu thập thông tin kế toán: Bệnh viện đã thực hiện khá tốt việc tổ chức thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ kế toán, cụ thể, việc lập chứng từ, kiểm tra và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Trong công tác lập chứng từ kế toán, phần lớn biểu mẫu chứng từ kế toán đã được sử dụng theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành, theo hướng dẫn chung của Bộ Y tế đối với những chứng từ liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ (Luật KCB và văn bản hướng dẫn Luật KCB), và theo sự hướng dẫn của cơ quan BHXH đối với những thanh quyết toán BHYT với cơ quan này. Đồng thời, Bệnh viện Xây dựng cũng đã xây dựng, thiếtkế được hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ và đồng bộ, cải tiến và bổ sung những chứng từ cần thiết phù hợp với đặc thù của Bệnh viện để phục vụ và đáp ứng nhu cầu quản lý. Do áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, nên Bệnh viện có hệ thống chứng từ được thiết kế và lập trình sẵn trên phần mềm như: Hóa đơn viện phí, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho….
Khi viện phí chuyển sang cơ chế giá dịch vụ, Bệnh viện Xây dựng đã chủ động thay đổi, cập nhật hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định về giá, mà điển hình là chuyển từ “Biên lai thu viện phí” Sang “Hóa đơn viện
phí”. Hóa đơn viện phí được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử, phần lớn đã đảm bảo được những quy định về hóa đơn nói chung theo Nghị định 51/2010/ NĐ-CP và thông tư 39/2014/TT-BTC; và những quy định về hóa đơn điện từ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hỗ trợ bởi phần mềm viện phí tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác lập, xử lý và kiểm soát chứng từ, hạn chế chứng từ giấy bởi đây là hoạt động chính - mỗi ngày Bệnh viện thu hút hàng trăm lượt người bệnh tới khám, chữa bệnh - lượng chứng từ viện phí bằng giấy phát sinh trước đây thực sự là khối lượng khổng lồ.
Trong quá trình phân loại, xử lý, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, Bệnh viện cũng đã chủ động xây dựng cho viện mình quy trình luân chuyển chứng từ tương ứng của từng hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện và phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng khâu trong chu trình.
+ Về tổ chức xử lý thông tin kế toán qua TKKT và sổ kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của Bệnh viện hiện nay tương đối phù hợp với các quy định của chế độ kế toán hiện hành, góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hoạt động. Bệnh viện cũng đã chủ động nghiên cứu, vận dụng và thiết kế những tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ kế toán mở tương đối logic, bảo đảm sự liên kết số liệu trong toàn đơn vị và đáp ứng được nhu cầu truy xuất thông tin chi tiết, cũng như đối chiếu, kiểm tra số liệu trên BCTC.
+ Về tổ chức cung cấp thông tin kế toán: Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, Bệnh viện đã lập tương đối đầy đủ, đúng theo mẫu quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán; đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính do kế toán cung cấp. Phương pháp lập, trình bày BCTC bảo đảm tín thống nhất, tôn trọng nguyên tắc lập báo cáo.
Thứ ba, Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Tại BVXD đã tiến hành công tác kiểm tra kế toán một cách thường xuyên, liên tục và được thực hiện ở mọi khâu, mọi quy trình kế toán. Công tác kiểm tra kế toán được thực hiện từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, hệ thống hóa để đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích của thông tin kế toán cung cấp.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1.Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được, tổ chức kế toán tại Bệnh viện Xây dựng còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán chưa gọn, nhẹ, chưa tận dụng được tối ưu tài nguyên từ các phần mềm quản lý trong Bệnh viện: Bởi chưa có sự kết nối thông tin giữa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý khác trong Bệnh viện, nên phòng kế toán vẫn phải bố trí nhân sự để đảm nhận việc nhập thông tin vào phần mềm kế toán, dẫn đến tăng số lượng nhân sự cũng như gia tăng công việc “thủ công” cho kế toán viên.
Về trình độ của các nhân viên kế toán: Trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn chưa đồng đều, chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên để cập nhật chế độ chính sách mới của nhà nước ban hành. Năng lực và trình độ của các cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế và cũng chưa nhận thức được vai trò, việc phân tích số liệu chưa chuyên nghiệp. Nhân viên kế toán còn thiếu kỹ năng mềm, làm việc một cách thụ động chưa phát huy hết khả năng vai trò trách nhiệm của mình trong công việc dẫn đến công việc bị đình trệ, thiếu kinh nghiệm xử lý công việc dẫn đến tình trạng chậm trễ, xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, lậpbáo cáo tài chính tai đơn vị.
Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán
+ Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán
(i) Việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế toán đôi khi chưa đầy đủ, kịp thờihoặc một số chỉ tiêu chưa thể
hiện đầy đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác, gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra kế toán…;
(ii) Việc thu nhận thông tin kế toán trong quá trình nhập - xuất thuốc còn có sự bị động, phụ thuộc vào các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận quản lý dược nên chưa đảm bảo tính kịp thời, khách quan và chưa hể hiện được vai trò trung tâm và vai trò kiểm soát của kế toán tại khâu này; Thông tin trong quá trình nhập kho thuốc mới chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, chưa tách bạch rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình mua sắm, đấu thầu và nhập kho thuốc. Bên cạnh đó, chức năng kiểm soát của kế toán trong từng khâu như xây dựng kế hoạch mua thuốc, quản lý đấu thầu thuốc, quản lý nhập kho và bảo quản kho thuốc chưa được thực thi.Việc thu nhận thông tin nhập kho thuốc chưa đảm bảo tính kịp thời, chưa phản ánh chính xác thời điểm thực tế nhập kho. Thông tin trong quá trình xuất kho thuốc sử dụng cho người bệnh ở phần lớn Bệnh viện được thu nhận và kiểm soát ở phòng kế toán mới chỉ dừng lại ở hai chủ thể: Bệnh viện - Khoa/phòng thay vì ở cả ba chủ thể liên quan đó là: Bệnh viện - Khoa/phòng - Người bệnh. Khi xuất kho thuốc tại Kho của Bệnh viện, kế toán theo dõi tên thuốc, số lượng, đơn giá xuất kho và đối chiếu theo yêu cầu của Khoa, phòng dựa trên đơn thuốc bác sỹ kê đầu ngày để hạch toán vào chi phí khám, chữa bệnh, trong khi thông tin về tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chưa được đối chiếu với số xuất kho này. Tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chỉ được thể hiện ở “Bảng theo dõi thuốc điều trị hàng ngày” - được ghi chép bởi điều dưỡng trực với những thông tin về Số lượng, cách dùngmà chưa có thông tin về giá thuốc, với chữ ký của bác sỹ điều trị và được tập hợp trong hồ sơ bệnh án của người bệnh. Chỉ sau khi làm thủ tục ra viện, khi nhận được tờ chi phí khám, chữa bệnh, phần thuốc người bệnh đã sử dụng mới thể hiện ở đây về số lượng và giá trị. Quy trình này rất dễ dẫn tới tình
trạng, thuốc đã xuất ra khỏi kho - nhưng người bệnh thực tế chưa được sử dụng, và cũng gây khó khăn trong việc đối chiếu của người bệnh.
(iii) Liên quan đến hoạt động khám - chữa bệnh, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử còn nhiều hạn chế, chưa tối ưu hóa những tiện ích từ hóa đơn điện tử. Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn (kể cả hóa đơn điện tử) là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Trên thực tế, Bệnh viện Xây dựng hiện chỉ mới đang thực hiện lập hóa đơn đúng thời điểm khi thu tiền của người tham gia BHYT theo số tiền thanh toán trực tiếp của người bệnh. Còn đối với dịch vụ khám chữa bệnh do BHYT chi trả, mặc dù đã và đang thực hiện đúng theo quy định này, song việc lập hóa đơn tại thời điểm quyết toán chi phí KCB BHYT tương đối xa so với thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ, đã dẫn tới nhiều bất cập trong công tác ghi nhận doanh thu BHYT tại Bệnh viện, làm mất đi ý nghĩa của hóa đơn tài chính này. Bên cạnh đó, theo quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chỉ chuyển đổi dưới dạng giấy một lần duy nhất.
(iv) Hệ thống chứng từ chưa đi sâu phản ánh các thông tin chi tiết của kế toán cụ thể:
- Đối với những chứng từ liên quan đến nhập kho thuốc, chưa có thông tin về các bên chịu trách nhiệm trong quá trình đấu thầu, mua sắm và nhập kho thuốc, chưa có thông tin kiểm soát, đối chiếu giữa kết quả thầu và thực tế mua, chưa có nội dung về đặc thù hay tính chất của loại thuốc để bộ phận vật tư có cách thức bảo quản, bộ phận kế toán có phương án dự phòng phù hợp…
- Đối với những chứng từ liên quan đến quá trình xuất kho thuốc, chưa có thông tin và căn cứ để kiểm soát và đối chiếu việc sử dụng thuốc thực tế củangười bệnh với việc số lượng, chủng loại thuốc đã xuất kho.
- Chứng từ: “Tổng hợp chi phí của người bệnh”, chưa có nội dung liên quan đến tỷ trọng các khoản chi phí, hay chưa có nội dung liên quan đến
những quy định về thanh toán của cơ quan BHXH, bởi vậy, thông tin về kết cấu chi phí thực tế phát sinh hay sự chủ động trong thanh quyết toán của Bệnh viện với cơ quan BHXH là chưa có.
-Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động, tiền lương, ngoài những thông tin cứng về ngạch bậc, chức vụ, vị trí việc làm, hệ số phụ cấp, số ngày nghỉ/ làm việc trong tháng thì cũng chưa có những biểu mẫu chứng từ được thiết kế nhằm cung cấp các thông tin về hiệu quả, cũng như mức độ hoàn thành công việc để đánh giá năng lực, hiệu suất, hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên.
-Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu tài sản cố định (TSCĐ), chưa có được sự đánh giá về tính chất của TSCĐ để dẫn tới việc sử dụng phương pháp trích khấu hao phù hợp, bởi vậy mà 100% TSCĐ được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, trong khi rõ ràng, những thiết bị y tế là một trong những tài sản có khả năng lỗi thời cao trước sự phát triển của nền y học hiện đại.
(v) Việc kiểm tra chứng từ mới chỉ thực hiện kiểm tra khâu đầu, còn sau khi nhập chứng từ vào máy, kế toán không kiểm tra lại hoặc bỏ sót không kiểm tra. Mặt khác, bộ phận thu viện phí và bộ phận kế toán tổng hợp tại Bệnh viện sử dụng hai phần mềm riêng biệt, phần mềm quản lý Bệnh viện và phần mềm kế toán, nên cuối ngày, nhân viên thu viện phí phải lập các bảng kê để đối chiếu với thủ quỹ theo từng loại chứng từ phiếu thu tạm ứng, phiếu chi tạm ứng, hóa đơn bán hàng rồi sau đó mới chuyển lại bảng kê tới kế toán tiền mặt để nhập tạo phiếu thu phiếu chi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc làm trên cho thấy sự thiếu liên kết giữa các phần mềm khác nhau đã làm tăng khối lượng công việc của nhân viên trong bộ máy kế toán, đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giám sát kịp thời giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, do sử dụng đồng thời hai phần mềm nên có những chứng từ phải lập tới hai lần, ví dụ như: Phiếu chi tiền hoàn ứng chongười bệnh: trên phần mềm viện phí lập phiếu chi cho từng người bệnh, sau đó tổng hợp số tiền chi trong một ngày và lập tiếp một phiếu chi tổng hợp trên phần mềm kế toán.
+ Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Bệnh viện mặc dù đã phân công trực tiếp cho những kế toán viên làm nhiệm vụ kiểm tra đối với những nội dung thuộc phần công việc mình phụ trách, song cũng chưa mang tính chuyên nghiệp, và kết quả chắc chắn chưa thể so sánh với những ưu việt mà công cụ kiểm toán nội bộ mang lại nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính cho Bệnh viện.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, xuất phát từ sự thay đổi tương đối lớn và chưa hoàn thiện cả về cơchế tài chính lẫn kế toán trong khu vực công, đặc biệt là khu vực các đơn vị sự nghiệp y tế công lập.
Trong thời gian từ 2015 trở lại đây, trước sự thay đổi lớn trong luật NSNN, Luật Kế toán, cùng với việc đẩy mạnh triển khai thực hiện cơ chế tự chủ các đơn vị sự nghiệp công lập ở Việt Nam, mà đứng đầu là các đơn vị sự nghiệp y tế công lập. Mặc dù Nghị định 60/2021/NĐ-CPvề cơ chế tự chủ các đơn vị sự nghiệp công lập đã được ban hành từ 2015, nhưng đến nay, ngành y tế vẫn chưa có nghị định hướng dẫn riêng cho lĩnh vực y tế đã khiến việc thực hiện tự chủ tài chính của các đơn vị theo cách “tự chủ nửa vời”. Bởi vậy, tổ chức kế toán tại Bệnh viện Xây dựng rất khó để cân bằng giữa tự chủ - tự chịu trách nhiệm với những quy định về quản lý tài chính ở cơ quan có thẩm quyền. Dẫn tới đôi khi kế toán “không dám làm” vì “sợ sai”.