B. PHẦN NỘI DUNG
1.5 Yêu cầu về tổ chức quản lý công tác VTLT:
1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư:
- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật, căn cứvào quy định tại Nghịđịnh 30/2020/NĐ-CP quy định vềcông tác văn thư.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Đảm bảo tính chính xác về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày: + Chính xác về nội dung của văn bản:
Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên
Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác, phù hợp với thực tế, khơng thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng + Chính xác về mặt thể thức văn bản:
Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.
20 + Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụnhư đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. u cầu chính xác cịn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồsơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định vềcông tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan.
1.5.2 Yêu cầu về công tác lưu trữ:
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. - Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê. - Đảm bảo tính chất nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bí mật.
- Cán bộlàm cơng tác lưu trữ phải là người có quan điểm, đạo đức, chính trịđúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Ln cảnh giác với âm mưu chống phá của các thế lực thù địch, có tổ chức, có kỷ luật, trách nhiệm cao thực hiện công tác lưu trữ.
1.5.3 Yêu cầu về tổ chức, quản lý công tác VTLT:
21
Quá trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi cơng việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan, tổ chức.
- Bí mật:
Trong nội dung một sốvăn bản của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phịng làm việc, kho lưu trữ của cán bộ VTLT đến việc lựa chọn cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Luật bảo vệ Bí mật Nhà nước năm 2018 do Quốc Hội ban hành.
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác VTLT gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, u cầu hiện đại hóa cơng tác VTLT đã trở thành một trong những tiền đềđảm bảo cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa cơng tác VTLT ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác VTLT.
22
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:
Qua những nội dung đã tìm hiểu ởchương 1, ta đã có những cái nhìn khái qt, cơ bản về định nghĩa, vai trị, ý nghĩa, nội dung của cơng tác văn thư lưu trữ cũng như công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời tạo tiền đề cho việc triển khai các luận điểm, luận cứ ở các chương tiếp theo để làm rõ chủ đề của bài báo cáo.
23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN