B. PHẦN NỘI DUNG
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công
3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong cơng tác tổ
chức, quản lý VTLT
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợđắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết cơng việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một vấn đề luôn được lãnh đạo Bộvà văn phịng Bộ hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần khơng nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
- Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ:
- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư, lưu trữ trong cảvăn phịng, tăng cường tập huấn thơng qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối Bộ với các đơn vị trực thuộc với mục đích đảm bảo thơng suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang web của Bộ.
- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thơng tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
- Đẩy mạnh cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp trong nội bộ Bộ và với bên ngoài.
66
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên mơi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ
- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ văn thư, lưu trữ văn phòng Bộ
- Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công
nghệthông tin, văn bản điện tử sẽđược lưu hành, những văn phịng khơng giấy sẽ hình thành, cơng việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽđược giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt ln phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.
3.2.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác VTLT:
- Kiểm tra về thể thức, cách trình bày và nội dung của văn bản ban hành của bộ phận văn thư.
- Kiểm tra việc sắp xếp, bố trí, thực hiện các hoạt động liên quan đến tài liệu lưu trữ của bộ phận lưu trữ.
- Kiểm tra về thái độ, tác phong làm việc cũng như lắng nghe ý kiến của đối tượng đến làm việc về hoạt động phục vụ của cán bộ thực hiên công tác văn thư, lưu trữvăn phòng Bộ.
- Kiểm tra về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức, quản lý, khai thác, sử dụng công tác VTLT.
- Mở các cuộc họp tổng kết theo tháng, nửa năm và một năm để giúp lãnh đạo nắm bắt rõ được tình hình hoạt động của nhân viên cũng như sẽ có hình thức khen thưởng, kỷ luật nhất định.
- Hướng dẫn tận tình, quan tâm đối với cán bộ nhân viên mới đến văn phòng, tạo nên sự gần gũ, tin tưởng đối với cơ quan, Đồng thời giúp họ nắm được những kiến thức cơ và sau là chuyên sâu của cơng tác VTLT.
67
- Thường xun có các bài kiểm tra về trình độ chun mơn, ngiệp vụ của cán bộ làm công tác VTLT.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: Ở chương 3, tơi đã đưa ra và phân tích được những ưu điểm,hạn chê, nguyên nhân cũng như định hướng trong thời gian tiếp theo, xây dựng những giải pháp để giúp Bộ NN&PTNT tổ chức, quản lý công tác VTLT được hoàn thiện và tốt hơn. Hi vọng với những ý kiến đóng góp của cá nhân tơi có thể góp một phần nào đó vào việc hồn thiện, phát triển công tác văn thư, lưu trữ tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
68
C. KẾT LUẬN:
Hiện nay vai trị của cơng tác VTLT trong văn phòng ngày càng được củng cố, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Vì thế cơng tác VTLT ln cần được đổi mới, phát triển, tổ chức hợp lý để nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng hoạt động của bộ phận VTLTnói riêng và sự phát triển của cơ quan, tổ chức nói chung.
Với việc phát triển không ngừng nghỉ của xã hội, người lãnh đạo công tác tổ chức VTLT và người cán bộ VTLT không chỉ cần nắm vững chuyên môn nghiệp vụ mà cịn phải năng động, sáng tạo, làm chủđược cơng việc của mình, góp phần đưa cơ quan, tổ chức ngày một tiến xa hơn.
Có thể nói văn phịng Bộ NN&PTNT có bộ phận VTLT đã làm khá tốt cơng tác quản lý, tổ chức thực hiện công tác VTLT. Tuy nhiên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót và cần hồn thiện hơn nữa. Thơng qua bài khóa luận tốt nghiệp, tôi đã đưa ra những cơ sở lý luận cũng như hoạt động thực tiễn cả về văn thư và lưu trữ. Từ đó đưa ra những ưu điểm đã đạt được cùng những hạn chế và nguyên nhân gây nên những tồn đọng đó. Sau cùng là đưa ra những giải pháp nhằm hướng tới dựng, hồn thiện cơng tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT. Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức có hạn, tơi vẫn chưa tìm hiểu kỹ được hết về vấn đề thiết lập hồ sơ điện tử, nếu có thời gian, tơi sẽ tìm hiểu nó kỹhơn.
Mong rằng với những thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý hoạt động văn thư, lưu trữmà tơi đã đưa ra sẽ góp phần giúp văn phịng Bộ NN&PTNT hồn thiện hơn về cơng tác VTLT. Hy vọng những đề xuất được nêu trên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng Bộ. Bài khóa luận cịn nhiều thiếu sót, tơi rất mong nhận được sự đánh giá và nhận xét của q thầy cơ để sau này tơi có thể hồn thành bài tốt hơn. Và tôi hi vọng rằng đề tài này có thể được thực hiện nhiều trong thời gian tới.
69
Một lần nữa tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến lãnh đạo khoa Quản trị Văn Phòng; Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh, giảng viên khoa Văn thư Lưu trữ và đồng chí Vũ Bá Dụ, trưởng phịng văn thư lưu trữ văn phòng Bộđã tạo điều kiện, giúp đỡ tơi hết mực để hồn thành khóa luận này.
70
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (2014), Quyết định số618/QĐ-
BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Bộ;
2. Bộ Nội vụ (2021), Công văn số 6679/BNV-VTLTNN quy định về phương hướng, nhiệm vụcông tác văn thư, lưu trữnăm 2021 của Bộ Nội vụ;
3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồsơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức;
4. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồsơ và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan;
5. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định về việc chế
độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ
6. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định về việc chế
độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
7. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận
tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
8. Chính phủ (2013), Nghị định 199/2013/NĐ-CP quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng
thơn;
9. Chính phủ (2016), Nghịđịnh 99/2016 về quản lý và sử dụng con dấu;
10. Chính phủ (2020), Nghịđịnh 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn về công tác
văn thư;
11. Chu Thị Hậu (2000), Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng;
71
12. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Công văn số 139/VTLTNN-
TTTH hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồsơ trong môi trường
mạng;
13. Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư tại viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Học viện Hành chính Quốc gia;
14. Dương Văn Khảm (2015), từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn
phòng –Văn thư –Lưu trữ Việt Nam;
15. Lê Thị Nguyệt Lưu (2009), tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ;
16. Quốc Hội (2011), Luật lưu trữ;
17. PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình quản trịvăn phịng, nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật;
18. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Giáo trình lý luận cơng tác văn thư,
nghiệp vụcông tác lưu trữ;
19. Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành chính văn
phịng, NXB Thống kê
20. Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu mơ hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử;
21. Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách
nên hành chính nhà nước;
22. Nguyễn Văn Thâm (2011), một số vấn đề vềvăn bản quản lý nhà nước,
lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính;
72
E. PHỤ LỤC:
Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ NN&PTNT và văn phòng Bộ NN&PTNT Phụ lục 2: Hỉnh ảnh trụ sở Bộ NN&PTNT
Phụ lục 3: Hình ảnh phòng Văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng Bộ Phụ lục 4: Một số hình ảnh về kho lưu trữvăn phòng Bộ
73
Phụ lục 1: Sơ đồcơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông
thơn và văn phịng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
Phịn g Hành chính Phịng Tổng hợp Phịng Kế tốn Phịng Văn thư – Lưu ữ Phịng Truyền thơng Phịng Tin học Phịng Bảo vệ Phòng Quản trị và Y tế
74
75
76
77