B. PHẦN NỘI DUNG
2.2.2 Tổ chức, quản lý công tác văn thư:
2.2.2.1 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc tổ chức, thực hiện công tác văn thư:
- Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: chỉ đạo thực hiện đúng quy định vềcông tác văn thư, chỉđạo ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
+ Giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản gửi đến cơ quan.
+ Duyệt nội dung và ký những văn bản quan trọng của cơ quan, giao cho cấp phó ký thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được phân công hoặc giao cho chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính ký thừa lệnh những văn bản khác.
+ Chỉđạo công tác lập hồsơ và nộp lưu hồsơ vào lưu trữcơ quan. + Quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan
- Trách nhiệm của chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính:
+ Là người trực tiếp giúp thủtrưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụcông tác văn thư trong phạm vi cơ quan và đơn vị trực thuộc.
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo thủtrưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
+ Ký thừa lệnh thủtrưởng một sốvăn bản được giao và ký văn bản do văn phòng hoặc phòng hành chính trực tiếp ban hành.
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủtrưởng cơ quan.
+ Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký gửi đi.
+ Có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
34
- Trách nhiệm của trưởng đơn vị: Kiểm tra và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về nội dung của văn bản.
Đồng chí Vũ Bá Dụ, Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ luôn kiểm tra kỹ càng các văn bản trình cấp trên ký, không chỉ về nội dung, thể thức mà còn câu từ,cách dùng từ sao cho đúng. Ở Văn phòng Bộ, đồng chí luôn được mọi người nhắc đến như một người cán bộ gương mẫu, luôn luôn hết lòng vì công việc, là người góp phần không nhỏ khẳng định vị thế của phòng Văn thư – Lưu trữ trong hệ thống các phòng ban của Văn phòng Bộ.
- Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn:
+ Soạn thảo văn bản theo sự phân công của phụ trách đơn vị, theo chức trách, nhiệm vụđược giao.
Xác định tên loại văn bản
Xác định mức độ khẩn của văn bản
Soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức.
Giải quyết văn bản đến, đi theo chức trách, nhiệm vụđược giao.
Lập hồsơ, nộp lưu hồsơ, tài liệu và lưu trữcơ quan (đảm bảo chất lượng văn bản, đúng thời gian quy định)
- Trách nhiệm của văn thư cơ quan:
+ Cấp số văn bản, ngày, tháng, năm trên văn bản khi văn bản đúng nội dung và thể thức.
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả, phát hiện lỗi sai, chuyển lại cho bộ phận chuyên môn chỉnh sửa.
+ Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên văn bản.
+ Đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan (kiểm tra minh chứng), đăng ký trực tuyến hoặc bằng tay.
+ Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
35
+ Quản lý văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan, quản lý sổ đăng ký văn bản đi và đến để thống kê sốlượng văn bản và tra cứu
+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
2.2.2.2 Soạn thảo, ký ban hành văn bản:
Trong hoạt động quản lý và điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức, công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những hoạt động cơ bản và quan trọng nhất, mang tính chất thường xuyên. Để văn bản ban hành ra đảm bảo đúng chất lượng, thời gian cũng như thẩm quyền, đòi hỏi người làm công tác soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức đã được biết về soạn thảo như việc thu thập, xử lý thông tin, cách thức xây dựng bố cục, nội dung văn bản, câu từ mang tính khoa học, cách trình bày khoa học… để đảm bảo cho văn bản chính xác cả về nội dung và thể thức.
Hiện nay tại tại Bộ NN&PTNT có các loại văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật: thông tư. Một sốthông tư đã được Bộ ban hành như: Thông tư số 05/2018/TT-BNNPTNT quy định chi tiết một số điều của Luật Thủy lợi, Thông tư số 18/2017/TT-BNNPTNT hướng dẫn một số nội dung thực hiện hỗ trợ phát triển sản xuất, đa dạng hóa sinh kế và dự án nhân rộng mô hình giảm nghèo thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia Giảm nghèo bền vững giai đoạn 2016-2020…
- Văn bản chuyên ngành: phân theo các lĩnh vực hoạt động như quản lý xây dựng công trình, phòng chống thiên tai, thi đua khen thưởng, lâm nghiệp, trả lời cử tri, thủy sản, thủy lợi, chăn nuôi, thú y…
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, đề án, phương án, dự án, hướng dẫn, báo cáo, tờ trình, công văn, chương trình, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, công điện, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồsơ, phiếu chuyển, phiếu gửi, thư công.
36
Một sốvăn bản hành chính đã được ban hành trong thời gian vừa qua như: + Báo cáo số 4967/BC-BNN-TCTL về việc tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý đối với Hồ sơ lập đề nghị xây dựng Nghị định quy định về cấp nước sinh hoạt nông thôn.
+ Quyết định 1960/QĐ-BNN-TCTS về việc ban hành Kế hoạch hành động thực hiện Quyết định số 339/QĐ-TTg ngày 11/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chiến lược Phát triển thủy sản Việt Nam đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045.
+ Giấy mời số 5256/GM-BNN-TCCB về việc tham dự Hội nghị tập huấn công tác thi đua khen thưởng.
+ Công văn số 2462/BNN-KHCN về việc Báo cáo kế hoạch khoa học, công nghệvà đổi mới sáng tạo 06 tháng đầu năm 2021…
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ được thực hiện thông qua quy định tại luật số 80/2015/QH13 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội năm 2015.
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại văn phòng Bộ NN&PTNT được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủquy định về công tác văn thư với quy trình cụ thể:
+ Bước 1: Soạn thảo văn bản: bao gồm việc xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ tiến hành cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống trực tuyến của Bộ, chuyển lại bản thảo
37
văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
+ Bước 2: Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
+ Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: thuộc về trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo (kiểm tra về nội dung văn bản) và cá nhân được giao trách nhiệm (kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản).
+ Bước 4: Ký ban hành văn bản: Bộ NN&PTNT làm việc theo chếđộ thủ trưởng, có các hình thức ký như ký trực tiếp, ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Trong tháng 4 vừa qua, Bộđã soạn thảo và ban hành một sốvăn bản sau: + Giấy chứng nhận số 44/GCN-CN-TACN về việc đăng ký hoạt động chứng nhận (Văn phòng Chứng nhận Chất lượng (BQC);
+ Quyết định số 66/QĐ-TT-KHTH về việc chỉ định tổ chức thử nghiệm giống cây trồng;
+ Quyết định số 1404/QĐ-BNN-TCTS về việc công bố Danh sách khu neo đậu tránh trú bão cho tàu cá đủđiều kiện hoạt động năm 2021…
2.2.2.3 Quản lý văn bản đi, đến:
- Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản:
+ Tập trung: tất cảcác văn bản đi, đến phải được tập trung tại văn thư cơ quan để thuận tiện cho việc thống kê, tra tìm, quản lý văn bản.
+ Nhanh chóng, kịp thời: áp dụng cho cảvăn bản đi và đến. Tất cảcác văn bản phát hành ngày nào thì phải chuyển ngay đến cơ quan tổ chức luôn trong
38
ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có nội dung quan trọng (văn bản mật, khẩn) phải được phát hành và gửi đi ngay sau ký văn bản.
+ Chính xác: văn bản đi, đến phải được chuyển giao văn bản, đăng ký một cách chính xác đến các cơ quan, văn bản đi dựa vào nơi nhận, văn bản đến dựa vào dấu chuyển.
+ Bí mật: văn bản phải được bảo mật và quản lý chặt chẽ.
+ Đảm bảo quy trình: trình tự các văn bản đến cơ quan tổ chức được quy định và thực hiện theo nghịđịnh 30/2020/NĐ-CP
2.2.2.3.1 Quản lý văn bản đi:
Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm 5 bước:
- Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Bộ NN&PTNT trong vòng 1 năm, bắt đầu từ số 01 (ngày 01/01) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Văn bản quy phạm pháp luật: cấp số riêng theo tên loại văn bản
+ Văn bản hành chính: do Bộtrưởng quy định, căn cứ vào sốlượng văn bản của Bộđể quyết định việc cấp sốcho văn bản.
+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Văn bản mật: cấp theo hệ thống riêng
Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản điện tử: việc cấp số được thực hiện theo chức năng của hệ thống. Thời gian ban hành văn bản là ngày văn bản được ký và có hiệu lực pháp lý.
- Bước 2: Đăng ký văn bản đi: với các hình thức: Đăng ký văn bản bằng sổ; Đăng ký văn bản bằng hệ thống (phải được in ra giấy đầy đủ các trường
39
thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý). Văn bản mật đăng ký riêng. Cấp sốnhư thếnào thì đăng ký văn bản như thế
Yêu cầu: đăng ký đầy đủ, chính xác thông tin của văn bản đi.
- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn:
+ Nhân bản: áp dụng khi văn phòng Bộ sử dụng văn bản giấy, nhân bản cần đủ, chính xác đến cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
+ Đồng thời văn phòng Bộ còn thực hiện ký số (ký số áp dụng cho cơ quan sử dụng văn bản điện tử).
+ Đóng dấu của văn phòng lên văn bản: chỉđóng dấu lên những văn bản do văn phòng Bộ ban hành, con dấu đóng lên phải đảm bảo có đầy đủ nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày.
+ Bộ phận văn thư của văn phòng Bộ trực tiếp đóng dấu lên văn bản. Con dấu phải đảm bảo tính hợp pháp, không được đóng dấu khống chỉ (văn bản thiếu nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền).
+ Bộ phận văn thư cũng thực hiện đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Văn bản vừa mật vừa khẩn thì tiến hành đóng dấu mật trước, khẩn sau.
Ngoài việc được dùng đểđóng lên trên chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của văn phòng Bộcòn được đóng dấu giáp lai lên văn bản (đối với văn bản nhiều tờ) đểđảm bảo tính chính xác và chặt chẽ của văn bản, đóng về bên phải, không quá 5 trang văn bản, thực hiện theo đường xẻ quạt.
- Bước 4: Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi: + Nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời.
+ Hình thức: Chuyển văn bản trong nội bộcơ quan và chuyển văn bản ra ngoài cơ quan (áp dụng cho các cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan, áp dụng cho đường bưu điện, thư điện tử, máy fax, gửi trực tiếp, chuyển qua hệ thống quản lý văn bản điện tử)
40
+ Thủ tục phát hành văn bản: Đưa văn bản vào bì, gấp nội dung vào bên trong, ngoài bì có tên cơ quan, tổ chức, địa chỉcơ quan, tổ chức, số ký hiệu văn bản, đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn (giữa tên cơ quan gửi và nhận văn bản).
Đối với văn bản mật, tối mật: ngoài bìa đóng ký hiệu, mật chứ C, tối mật chữ B.
Đối với văn bản tuyệt mật: sử dụng 2 bì, bì bên trong ghi các yếu tố thông thường, đóng dấu tuyệt mật. Bì ngoài ghi đầy đủthông tin như bì trong, đóng ký hiệu chữ A.
Bộ phận văn thư của văn phòng giúp lãnh đạo thực hiện chuyển phát và theo dõi chuyển phát.
- Bước 5: Lưu văn bản đi: + Nguyên tắc thực hiện:
Đối với văn bản giấy, bản gốc lưu tại văn thư, đóng dàu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tựđăng ký; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo đểlưu hồ sơ công việc.
Đối với văn bản điện tử, bản gốc được lưu trên trang chủ hệ thống của Bộ, do Bộ có hệ thống đáp ứng được yêu cầu lưu trữđiện tửtheo quy định.
- Một sốvăn bản đi của Bộ trong thời gian gần đây:
+ Quyết định số 1766/QĐ-BNN-TCLN Về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏtrong lĩnh vực Lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ NN&PTNT;
+ Giấy chứng nhận số 33/GCN-TT-KHTH về việc đăng ký hoạt động chứng nhận (Trung tâm Kiểm nghiệm Nông nghiệp Quốc gia - Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn IBM Việt Nam).
2.2.2.3.2 Quản lý văn bản đến:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến gồm 4 bước: - Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
41
+ Đối với văn bản giấy: Bộ phận văn thư thực hiện tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, kiểm tra sốlượng bì, tình trạng bì, dáu niêm phong, nơi gửi, đối chiếu số ký hiệu ngoài bì và số ký hiệu trong bì, Nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường, phải báo cho người có trách nhiệm giả quyết và báo cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
Phân loại, bóc bì văn bản đến: văn bản gửi cơ quan, tổ chức, kể cảvăn bản mật thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được bóc bì, đóng dấu đến, bộ phận văn thư bóc bì ở phía bên phải . Văn bản gửi đích danh cá nhân, đơn vị, tổ chức