B. PHẦN NỘI DUNG
1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư
- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật, căn cứvào quy định tại Nghịđịnh 30/2020/NĐ-CP quy định vềcông tác văn thư.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Đảm bảo tính chính xác về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày: + Chính xác về nội dung của văn bản:
Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên
Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng + Chính xác về mặt thể thức văn bản:
Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.
20 + Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụnhư đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chếđộ quy định của Nhà nước vềcông tác văn thư.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồsơ về công việc được giao và nộp lưu hồsơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định vềcông tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan.