B. PHẦN NỘI DUNG
2.2.3 Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ:
Hoạt động tổ chức công tác lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT thực hiện đúng theo quy định tại Luật lưu trữ 2011.
2.2.3.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ - Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữcơ quan:
Tại Bộ NN&PTNT, các tài liệu lưu trữđược tập hợp để tiến hành lưu trữ tại lưu trữcơ quan. Vì vậy nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
50
các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ. Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của khi lưu trữ Bộ NN&PTNT. Ngoài ra còn có các tài liệu cũ của các đươn vịcũng là nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ.
- Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan: Toàn bộ tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộnhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ, Tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp đồng thời được thể hiện trên mọi vật liệu.
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ văn phòng Bộ NN&PTNT trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữcơ quan:
+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồsơ và nộp lưu hồsơ, tài liệu.
+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữcơ quan:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từngày công trình được quyết toán đối với hồsơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Bộtrưởng đồng ý và phải lập danh mục hồsơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồsơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từngày đến hạn nộp lưu.
- Trong thời gian thực tập, tôi đã cùng cán bộ phòng Lưu trữ văn phòng Bộ tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu của Vụ Khoa học và Công nghệ thuộc
51
BộNN&PTNT trong 15 năm qua.Trước hết dùng xe chuyên đẩy để chuyển tài liệu từ Vụ đến phòng Lưu trữ, sau đó tiến hành các công đoạn tiếp theo theo yêu cầu.
2.2.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu: đối với văn phòng Bộ NN&PTNT, có 2 giai đoạn xác định giá trịlà xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư và trong lưu trữcơ quan.
+ Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư: đặt ngay từ khi lập danh mục hồsơ cho Bộ, chủ yếu trong việc lựa chọn tài liệu để lập hồsơ, loại những văn bản, tài liệu không phù hợp ra khỏi hồsơ, ghi thời hạn bảo quản cho hồsơ. + Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữcơ quan: thực hiện kiểm tra lại việc lập hồsơ, ghi thời hạn bảo quản được các đơn vị giao nộp vào. Lập danh mục những hồ sơ có thời hạn bảo quản, không có hoặc chưa xác định là có giá trị lịch sửđể bảo quản riêng tại lưu trữcơ quan.
Sau khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu từ văn thư cơ quan, lưu trữcơ quan có trách niệm kiểm tra lại giá trị các hồsơ đã nhận, có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của nó theo cách đánh giá tổng hợp.
- Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ NN&PTNT do Bộtrưởng quyết định thành lập, bao gồm Chủ tịch hội đồng và 3 ủy viên. Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác nhau được ghi vào biên bản cuộc họp, trình Bộtrưởng. Trên cơ sở đề nghị của hội đồng, Bộtrưởng quyết định giá trị tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lụa chọn tài liệu của lưu trưc cơ quan để nộp vào lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.
- Thành lập hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu: thẩm tra, phê duyệt kết quar xác định giá trị tài liệu.
- Hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
52
+ Bước 2, lập danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
+ Bước 3, tiến hành họp và lập biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu, hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
+ Bước 4, trình văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiên của cơ quan. + Bước 5, văn bản thẩm định, cho ý kiến của của quan
+ Bước 6, Chánh văn phòng ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị của văn phòng Bộ.
+ Bước 7, tổ chức bàn giao và lập biên bản bàn giao tài liệu hủy + Bước 8, tổ chức tiêu hủy và lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị. + Bước 9, lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: bao gồm các văn bản: Quyết định thành lập hội đồng; danh mục tài liệu hết giá trị, tờ tình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu, hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến về tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho ý kiến; quyết định hủy tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hủy; biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Hồsơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
Tập hồsơ sau khi được chúng tôi vận chuyển từ Vụ Khoa học Công nghệ về được cán bộLưu trữ tiến hành phân loại, xác định giá trị của các tập hồsơ và chuẩn bị cho việc chỉnh lý.
2.2.3.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉđạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi văn phòng Bộ NN&PTNT.
- Yêu cầu của tài liệu sau khi được chỉnh lý:
+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụlưu trữ; + Được xác định thời hạn bảo quản;
53
+ Có Mục lục hồsơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. - Quy trình chỉnh lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chia làm 3 giai đoạn cơ bản:
+ Giai đoạn 1, chuẩn bị chỉnh lý
Bước 1, giao nhận tài liệu;
Bước 2, vệsinh sơ bộ tài liệu và chuyển vềphòng Lưu trữđể chuẩn bị tiến hành chỉnh lý;
Bước 3, khảo sát tài liệu;
Bước 4, thu thập và bổ sung tài liệu; + Giai đoạn 2, thực hiện chỉnh lý
Bước 1, Phân loại tài liệu;
Bước 2, lập hồsơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồsơ;
Bước 3, biên mục phiếu tin;
Bước 4, biên mục hồsơ;
Bước 5, vệ sinh tài liệu, tháo kẹp ghim, làm phẳng tài liệu;
Bước 6, thống kê, sắp xếp lại trật tự tài liệu có trong hồsơ;
Bước 7, đánh số hồsơ vào bìa hồsơ;
Bước 8, xây dựng công cụ và nhập hồsơ đã chỉnh lý lên hệ thống. + Giai đoạn 3: kết thúc chỉnh lý
Bước 1, kiểm tra kết quả chỉnh lý;
Bước 2, bàn giao tài liệu, thực hiện vận chuyển tài liệu vào trong kho;
Bước 3, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý;
Bước 4, hoàn chỉnh hồsơ;
Có thể nói các hoạt động chỉnh lý tài liệu tại văn phòng Bộ NN&PTNT là tương đối chặt chẽ, mạch lạc và đảm bảo đúng tiến độcũng như cường độ công việc được giao.
Hồsơ sau khi được vận chuyển và xác định giá trị lần lượt đem ra sắp xếp đúng theo số thứ tựcác văn bản có trong hồsơ. Dùng các thẻđã đánh số sẵn để
54
viết tên đềtài, tên người chủ nhiệm đềtài, tên cơ quan chủ trì, tên từng loại văn bản cụ thể, năm ban hành và số quyển có trong hồsơ.
2.2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: là nhiệm vụhàng đầu trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Tại văn phòng Bộ NN&PTNT hiện tại đang có 2 nhà kho lưu trữ tại tòa nhà A10, tuy nhiên số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều, lãnh đạo văn phòng đang có ý định mở rộng kho lưu trữ bằng việc lấy một phần diện tích của phòng lưu trữ vì hiện tại cán bộlưu trữ chỉ còn một người.
+ Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: bao gồm các cặp, hộp, giá, tủ, những thiết bị chống cháy, thông gió, chống ẩm, dụng cụ làm vệ sinh…
+ Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: sắp xếp khoa học, tạo điều kiện cho việc thống kê, tra tìm, kiểm tra tài liệu. Bao gồm các công việc: sắp xếp tài liệu trong hồsơ, sắp xếp hồsơ trong cặp, hộp, sắp xếp hộp lên giá, sắp xếp giá trong kho và lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.
- Cán bộ lưu trữ trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ (sắp xếp khoa học tài liệu trong kho, thực hiện kỹ thuật bảo quản, sử dụng các trang thiết bị bảo quản) đồng thời hiểu được ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
2.2.3.5 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tại văn phòng Bộ NN&PTNT, việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữđược thể hiện qua các hình thức:
- Cho mượn tài liệu lưu trữ: đây được xem là hoạt động thường xuyên nhất trong việc tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ tại văn phòng Bộ. Các cơ quan, tổ chức bên trong Bộcũng như bên ngoài đến làm việc chỉ cần có số ký hiệu văn bản hoặc tên văn bản, tài liệu, nếu có nhu cầu muốn mượn tài liệu thì chỉ cần xuống phòng lưu trữ thuộc văn phòng để hỏi mượn. Ởđó cán bộlưu trữ sẽ yêu cầu xuất trình thẻ ngành cũng như tên loại văn bản, sau đó cán bộ lưu trữ sẽ
55
tiến hành tra tìm là đưa tài liệu cần thiết cho người tra tìm bằng bản gốc để họ tự photo hoặc có thể photo luôn và giữ lại bản gốc.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc: tại Bộ NN&PTNT, phòng Lưu trữđược xem như phòng đọc với việc trang bị nhiều bàn và ghế, thuận lợi cho việc đọc, tìm hiểu về tài liệu lưu trữ.
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử: bằng việc thiết lập trang web riêng của Bộ, đồng thời cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản chuyên ngành, thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: Trong chương 2, tôi đã đưa ra được các nội dung về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT. Các hoạt động tương đối đầy đủ và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Đó là cơ sở để tôi có thể đưa ra những nhận xét, rút ra được những ưu điểm cũng như hạn chếtrong công tác văn thư, lưu trữmà văn phòng Bộ mắc phải, từ đó tìm ra những nguyên nhân làm xuất hiện hạn chế để làm tiền đề cho việc đưa ra các định hướng, giải pháp giúp nâng cao hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữởchương 3.
56
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN 3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm:
- Cán bộ và nhân viên phòng VTLT nói riêng và văn phòng Bộ nói chung luôn năng nổ, nhiệt tình, ham học hỏi, thực hiện, hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụđược giao về tổ chức, quản lý VTLT tại cơ quan. Luôn đảm bảo việc giải quyết văn bản đúng trình tự, thủ tục, nhanh chóng, chính xác, đúng theo quy định của pháp luật.
- Lãnh đạo văn phòng đã đánh giá đúng vai trò của công tác VTLT trong giai đoạn mới; đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tácVTLT, đồng thời ban hành các văn bản chỉđạo, hướng dẫn đối với công tác VTLT cơ quan như: Kế hoạch công tácVTLT, các Quyết định ban hành Quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn về công tác VTLT.
- Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo tốt việc thực hiện các nghiệp vụ, công tác liên quan đến tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT. Giúp cán bộ VTLT có nhận thức đúng về phẩm chất, năng lực của bản thân, đồng thời tiến hành các công việc liên quan đến văn thư lưu trữ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
+ Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản vềcơ bản các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng quy trình, thể thức, kỹ thuật trình bày được trình bày đúng luật định. Nội dung văn bản chặt chẽ, đúng trọng tâm vấn đề.
+ Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại văn phòng Bộ được thực hiện theo quy định. Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư thuộc phòng VTLT văn phòng Bộ; công tác lập hồsơ và giao nộp
57
hồsơ vào lưu trữcơ quan có những chuyển biến tích cực. Công chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã tiến hành lập hồsơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữcơ quan.
+ Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn cũng thực hiện đúng theo luật định, đồng thời không xuất hiện tình trạng đóng dấu khống, đóng sai chức trách. Cán bộ văn thư luôn đảm bảo văn bản mật, khẩn được đóng dấu và giải quyết chuyển đi trong thời gian quy định.
+ Hoạt động scan và sao văn bản ngày càng diễn ra mạnh mẽ, nhất là áp dụng scan vào công tác văn thư đã góp một phần lớn vào việc tiết kiệm thời gian, công sức cũng như vô cùng thuận lợi cho việc tra tìm, động lực giúp công tác văn thư từng bước chuyển mình để hòa nhập vào thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay. Sao văn bản cũng được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽtheo quy định của pháp luật.
- Việc lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiên nhất quán giữa hai bộ phận văn thư và lưu tữ. Công tác lưu và nộp lưu nhanh chóng, chính xác, gọn gàng và đảm bảo chất lượng công việc.
+ Việc xử lý tài liệu tồn đọng đã được quan tâm. Văn phòng Bộ đã dành cũng như xin kinh phí từ Bộ để tạo nên một phần kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Phòng kho lưu trữtương đối rộng rãi, thoáng mát.
+ Việc quản lý, sử dụng con dấu và thiết bịlưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật.
+ Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácVTLT, Văn phòng Bộ đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để thực hiện gửi, nhận và quản lý văn bản điện tử đảm bảo đúng quy định.