1.3.1. Khái niệm
“Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” [10]
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là người phụ trách việc hạch toán tiền lương dựa trên các dữ liệu như: bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán,… để lập bảng tính lương, thanh toán lương và chế độ bảo hiểm cho người lao động
1.3.2. Đặc điểm, vai trò kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Do tính chất và đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng và phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho các hoạt động của đơn vị được trang trải thông qua nguồn kinh phí NSNN.
Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Phải căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng.
Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và đặc biệt là các khoản chi lương và trích theo lương đã đầy đủ, chính xác, kịp thời và đảm bảo công sức của công nhân viên chức là xứng đáng.
Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn NSNN và nguồn kinh phí khác tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
1.3.3. Nguyên tắc, nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
* Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tuân thủ các nguyên tắc kế toán sau:
- Phải phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với công chức, viên chức.
- Phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về quản lý quỹ tiền lương, các quy định đảm bảo thu nhập cho người lao động theo các chế độ quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng.
- Phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản thanh toán theo từng nội dung thanh toán cho công chức viên chức.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động. Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động.
- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.
- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích theo lương vào chi hoạt động và chi dự án.
* Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương gồm 4 nhiệm vụ cơ bản:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng lao động.
- Kiểm tra công tác ghi chép ban đầu về lao động, thời gian lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương để quản lý và theo dõi tình hình chi tiêu quỹ lương, cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý về tình hình lao động một cách kịp thời.
Chi phí về lao động hay tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ là vấn đề mà mỗi một đơn vị HCSN nào cũng quan tâm mà còn được người lao động cũng đặc biệt chú ý vì nó liên quan trực tiếp tới quyền lợi của họ. Do vậy việc tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời cho người lao động là rất cần thiết.
1.3.4. Tổ chức chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các đơn vị HCSN bao gồm:
- Xác định danh mục chứng từ kế toán. - Tổ chức lập và sử dụng chứng từ. - Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. - Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.
* Xác định danh mục chứng từ kế toán:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”[10]
Do đó, trong tổ chức công tác kế toán cần xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ kế toán. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán gồm tất cả các chứng từ được phân chia theo từng loại để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo các loại nghiệp vụ kinh tế như các chứng từ phản ánh về lao động tiền lương. Mỗi loại chứng từ này được xây dựng theo mẫu khác nhau, tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế cụ thể theo yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Nếu phân loại chứng từ kế toán theo mức độ tài liệu trong chứng từ kế toán bao gồm: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Theo quy định của nhà nước,
chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn,...
Xuất phát từ vai trò của chứng từ kế toán trong quản lý trong công tác kế toán, việc vận dụng hệ thống chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu:
-Phải đảm bảo về số lượng, chủng loại chứng từ phù hợp với quy mô, trình độ tổ chức, quản lý.
-Tổ chức luân chuyển chứng từ phải đáp ứng các yêu cầu về quản lý cũng như các như cầu thông tin cho quản lý.
-Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định của nhà nước về chứng từ.
Bảng 1.1: Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đơn vị hành hành chính sự nghiệp
Thứ tự Tên chứng từ
1 Bảng chấm công
2 Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương
3 Bảng thanh toán phụ cấp 4 Bảng thanh toán tiền thưởng
5 Bảng thanh toán tiền phép hàng năm 6 Giấy báo làm thêm giờ
7 Bảng chấm công làm thêm giờ 8 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 9 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 10 Giấy đi đường
11 Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân
Nguồn: [01] * Tổ chức lập chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ các yếu tố ghi trên các mẫu biểu chứng từ như nội
dung các chỉ tiêu; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính; số hiệu; ngày, tháng và các chữ ký của những người liên quan. Chứng từ phải được lập kịp thời và trung thực và có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ kế toán. Đối với chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ đều phải được ký bằng bút mực hay bút bi, không được sử dụng bút mực đỏ để ký chứng từ kế toán.
Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc [01]. Trong quá trình tổ chức lập chứng từ kế toán, kế toán trưởng cần có sự hướng dẫn, quy định và phân công cụ thể đối với từng bộ phận kế toán cũng như từng người làm kế toán để đảm bảo tuân thủ những quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hiện hành.
Trường hợp sử dụng máy tính trong kế toán, lập chứng từ kế toán có thể được thực hiện theo 2 cách:
(1) Lập chứng từ trên giấy theo phương pháp thủ công và nhập các dữ liệu trên chứng từ giấy đã lập vào máy.
(2) Nhập thông tin vào máy tính sau đó in chứng từ ra giấy.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ
Để tổ chức khoa học và hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ, trách nhiệm chủ yếu của kế toán trưởng tại đơn vị là phải quy định và phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, minh bạch cho từng bộ phận kế toán, từng người làm kế toán chịu trách nhiệm đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Mỗi loại chứng từ kế toán có tác dụng và đặc tính vận động khác nhau nên cần thiết phải xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý nhằm đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu hợp lý, nhanh nhất và thuận tiện nhất cho quy trình ghi sổ kế toán và kiểm tra kế toán.
Căn cứ để xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý có thể được thực hiện như sau:
- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán; mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống thông tin tại đơn vị. Việc xác định đường đi của các chứng từ kế toán phụ thuộc khá nhiều vào tình hình tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán trong nội bộ đơn vị.
- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh. Mỗi loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhau và được ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết khác nhau do mỗi người làm kế toán được phân công đảm nhận. Vì vậy, đường đi của mỗi loại chứng từ cũng rất khác nhau.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Người làm kế toán thuộc các bộ phận kế toán, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn vị duyệt trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hoặc trước khi nhập vào máy tính;
+ Phân loại, xếp sắp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán hoặc nhập vào máy tính;
+ Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo đúng chế độ quy định.
* Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Để việc đảm bảo các thông tin kế toán được cung cấp một cách chính xác, đầy đủ và trung thực thì việc tổ chức công tác kiểm tra các thông tin phản ánh trên chứng từ là tất yếu không thể bỏ qua. Đó cũng là công việc thường xuyên được thực hiện hàng ngày trong các bộ phận kế toán của đơn vị. Kế toán phải kiểm tra tình hình tăng, giảm tài sản đối với bên ngoài, kiểm tra tình hình thu chi tiền, kiểm tra các định mức chi phí và các nội dung của chứng từ kế toán.
phải chịu trách nhiệm kiểm tra trước, ví dụ bộ phận hành chính phải kiểm tra ngày công lao động, kiểm tra thang, bậc lương của cán bộ công chức viên chức, bảng chấm công làm thêm giờ của các phòng ban khác. Khi chứng từ kế toán chuyển đến bộ phận kế toán, người làm kế toán phải kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán. Vì vậy, tổ chức phân công cho từng người làm kế toán, đảm bảo tính hợp lý và tính hiệu quả trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán.
Nội dung công việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán, bao gồm:
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trong chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, việc ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán như ngày, tháng, năm; chữ ký của những người có liên quan, các đơn vị tính phụ... nhằm đảm bảo tính pháp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vịnhằm loại trừ việc giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán khống các khoản thanh toán;
+ Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu lao động và chỉ tiêu giá trị để đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp số liệu kế toán được trung thực, khách quan;
+ Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu, thông tin kế toán ghi trên ác chứng từ kế toán.
* Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng cần phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng khi cần thiết. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về tổ chức công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán. Nội dung tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ bao gồm:
+ Tổ chức đóng chứng từ thành các tệp theo thứ tự thời gian và theo từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính;
+ Tổ chức hệ thống phương tiện lưu trữ, bảo quản như tủ dụng chứng từ, kho bảo quản để bảo quản chứng từ không bị hỏng, mục nát,...
+ Định kỳ phải tổ chức kiểm tra các phương tiện lưu trữ, bảo quản chứng từ nhằm phát hiện kịp thời hiện tưởng hỏng, mất mát chứng từ kế toán;
+ Tổ chức file lưu trữ chứng từ trên máy tính.
1.3.5. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là công cụ để phản ánh, phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị HCSN.[01]
Do đặc thù tổ chức quản lý của đơn vị HCSN nên việc tổ chức hệ thống tài khoản là nhiệm vụ của mỗi một đơn vị để phù hợp với lĩnh vực hoạt động của mình.“Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn NSNN cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục NSNN và niên độ phù hợp.” [01]
Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là hướng tới việc hệ thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế toán trong các đơn vị HCSN. Vì vậy, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán được coi là khâu quan trọng và có ý nghĩa lớn trong tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị.
Để đạt được mục đích trên, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần đảm bảo tốt các yêu cầu cơ bản dưới đây:
+ Hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo phản ánh một cách khách quan về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với mỗi lĩnh vực hoạt động;