Hình 2 .10 Phiếu chi nộp KPCĐ
Hình 2.13 Chi tiền gửi thanh toán cho Nguyễn Thị Hải Yến
Bước 4: Nhấn “Cất”
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ Cái TK 334 (phụ lục 03), các sổ chi tiết liên quan và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ tại Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ
2.3.1. Ưu điểm
Trong những năm vừa qua, TTHN tỉnh Phú Thọ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đơn vị ngày càng trưởng thành và đạt được những thành tựu to lớn. Để có được những thành tựu đó thì đơn vị đã có những quy chế, sự đồng lòng gắt kết chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng.
Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại TTHN tỉnh Phú Thọ có những ưu điểm như sau:
Một là, tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán.
Đội ngũ cán bộ, viên chức bộ phận kế toán có trình độ cao, tất cả cán bộ, viên chức đều có bằng cao đẳng trở lên. Bộ máy gọn nhẹ, nhân sự được sắp xếp theo đúng trình độ chuyên môn, phần hành khoa học, hợp lý và ít có biến động. Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cần thiết cho bộ phận quản lý.
Hai là, tổ chức chứng từ kế toán.
- Lập chứng từ kế toán: Đã có sự thống nhất trong việc lập chứng từ kế toán. Chứng từ được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Các chứng từ được lập đủ số liên theo quy định.
- Luân chuyển chứng từ kế toán: Việc luân chuyển chứng từ cũng tương đối tốt, có sự kiểm tra giám sát theo định kì của kế toán trưởng. Có sự phân chia rõ ràng ở từng bộ phận giúp cho việc luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: đã có sự chú trọng trong việc kiểm tra, phân công nhiệm vụ kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ cho từng bộ phận liên quan.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ: tại đơn vị đang thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ. Chứng từ kế toán thường được sắp xếp theo thời gian kết hợp theo loại chứng từ liên quan. Thời gian lưu trữ chứng từ tại đơn vị đều thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
Ba là, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại đơn vị do Bộ Tài chính ban hành. Đơn vị đều đã lựa chọn các tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị mình tài khoản dùng.
Bốn là, tổ chức hạch toán kế toán.
Việc hạch toán của kế toán đã phản ánh kịp thời, trung thực số tiền lương nhận được hàng tháng của đội ngũ nhân viên tại đơn vị để đơn vị nắm bắt được tình hình lao động cũng như hiệu xuất công việc của từng người.
Việc tính toán trả lương hợp lý theo đúng hệ số cấp bậc quy định của nhà nước, tính đúng, tính đủ tiền lương và các khoản phụ cấp của từng người đã phản ánh chính xác hiệu quả của bộ phận kế toán.
Bên cạch các khoản tiền lương thì các khoản phải nộp theo lương đều được trích lập theo đúng quy định hiện hành. Các trường hợp cán bộ, nhân viên trong đơn vị ốm đau, thai sản,... đều được đơn vị thăm hỏi và được hưởng các chế độ kịp thời từ các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Năm là, tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Việc ghi chép sổ sách của bộ phận kế toán theo một trình tự nhất định, dễ hiểu, thực hiện theo các bước quy định. Các nghiệp vụ kinh tế được đơn vị phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp theo quy định tại của Thông tư 107/2017/TT-BTC.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì tại đơn vị còn tồn tại những mặt hạn chế như:
Một là, tổ chức bộ máy, đội ngũ nhân viên
Đội ngũ cán bộ tại đơn vị đa phần là nhân viên đứng tuổi, chỉ có bộ phận lễ tân là có đội ngũ nhân viên trẻ, vậy nên sự bùng nổ, linh hoạt trong các công việc và nhiệm vụ là chưa được nhiều.
Hai là, tổ chức chứng từ kế toán
- Lập chứng từ kế toán: trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ vẫn còn những tồn tại như là thiếu thông tin về số chứng từ, chứng từ kế toán không có đầy đủ chữ ký xác nhận của các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. - Luân chuyển chứng từ kế toán: Quy trình luân chuyển chứng từ cần được
thiết kế hợp lý và khoa học hơn đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Tuy
có sự phân công rõ ràng ở từng bộ phận nhưng vẫn xảy ra hiện tượng sai sót trong quá trình luân chuyển.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Tuy đã có sự chú trọng trong việc kiểm tra, phân công nhiệm vụ kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ cho từng bộ phận liên quan nhưng công tác kiểm tra lần đầu chứng từ kế toán kế toán còn hạn chế như vẫn xảy ra tình trạng chứng từ kế toán còn một số sai sót như thiếu một số tiêu chí phụ như ngày, tháng lập chứng từ, chữ ký của thủ trưởng đơn vị hay một số đơn vị tính.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ: Hiện nay tại đơn vị hóa đơn điện tử vẫn chưa được sử dụng nhiều nên khối lượng chứng từ là rất lớn, vẫn còn nhiều tài liệu lưu trữ đã quá hạn mà chưa tiêu hủy.
Ba là, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại đơn vị do Bộ Tài chính ban hành. Tại đơn vị đang sử dụng chính TK cấp 1, cấp 2 và không mở thêm TK cấp 3 cho TK 334 – Phải trả người lao động. Đây cũng là hạn chế trong việc sử dụng tài khoản kế toán trong công tác hạch toán. Những nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến tiền lương phải trả cho cán bộ, viên chức, nhân viên khi phát sinh không thể theo dõi chi tiết theo tài khoản kế toán.
Tại đơn vị chưa theo dõi và mở sổ cái và sổ chi tiết cho TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương. Việc đối chiếu và kiểm tra số liệu các khoản trích nộp theo lương đều dựa vào Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN từ cơ quan bảo hiểm tỉnh Phú Thọ, bảng thanh toán lương và bảng theo dõi các khoản trích theo lương.
2.3.3. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
-Vì là đơn vị HCSN công lập nên việc tuyển dụng viên chức, nhân viên vẫn được ưu tiên chọn người có kinh nghiệm và thâm niên làm việc lâu năm làm việc.
- Hiện nay, chuyên ngành kế toán đa phần được đào tạo theo kế toán doanh nghiệp, vậy nên để có thể tuyển được kế toán ở đơn vị HCSN giàu kinh nghiệm là tương đối khó khăn cho đơn vị.
b. Nguyên nhân chủ quan
Nguồn thu của TTHN tỉnh Phú Thọ chủ yếu là từ việc cung cấp dịch vụ và từ nguồn dự toán NSNN. Việc chi lương cho cán bộ, viên chức, là phải theo quy định vì sử dụng NSNN để chi trả cho khoản chi này. Chi lương, thưởng cho nhân viên tại các bộ phận là phụ thuộc vào tình hình nguồn thu từ cung cấp dịch vụ nên việc trích thưởng cho các bộ phận còn ít, chưa thực sự khích thích được năng suất làm việc của nhân viên.
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI TRUNG TÂM
HỘI NGHỊ TỈNH PHÚ THỌ
3.1. Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ
Trong công tác quản lý điều hành tài chính nhà nước nói chung và của tỉnh Phú Thọ nói riêng, cần phải thực hiện công khai hoá, dân chủ hoá và các thông tin tài chính kế toán phải được chính xác, minh bạch đối với các hoạt động chi tiêu và đầu tư của nhà nước, của Tỉnh.
Đặc biệt, là đơn vị sự nghiệp có thu trong lĩnh vực kinh tế, TTHN tỉnh Phú Thọ cần hướng tới việc áp dụng các Luật, Nghị định, Thông tư của Chính phủ và Bộ Tài chính ban hành quy định về việc Tự chủ, tự chịu trách nhiệm ở các đơn vị sự nghiệp có thu. Trong những năm gần đây, Việt Nam đã có những bước tiến đáng kể trong việc hoàn thiện hệ thống pháp luật nói chung và hệ thống pháp luật về kế toán, kiểm toán nói riêng. Trong đó đã đưa ra các quy định pháp lý để đảm bảo việc quản lý chi tiêu trong các đơn vị HCSN hiệu quả hơn và tạo dựng một môi trường thuận lợi.
Phát huy tinh thần đoàn kết, thống nhất trong tập thể, chấp hành nội quy, quy định của Trung tâm. Chấp hành đúng chủ trường, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước
Tổ chức chỉ đạo cán bộ, viên chức, nhân viên đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ chu đáo các hội nghị, cuộc họp, buổi lễ của tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh. Phục vụ chu đáo các đoàn công tác lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các bộ ban ngành Trung ương, khách quốc tế và các tỉnh bạn đến thăm và làm việc tại tỉnh.
Tiếp tục điều chỉnh, phân công lao động phù hợp với thực tế cải tiến cung cách thái độ làm việc ở một số cá nhân, bộ phận.
Tiết kiệm chi, cân đối nguồn thu tiếp tục đầu tư, mua sắm mới bổ sung một số tài sản trang thiết bị hội trường họp, phòng nghỉ nhà ăn.
Tăng cường kiểm tra, giám sát đôn đốc thực hiện các nội dung công việc đã được giao ở các tổ, bộ phận, phòng nghỉ, nhà ăn. Tiết kiệm việc sử dụng điện nước, tài sản có hiệu quả nhằm giảm chi phí cho đơn vị.
Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ kỹ thuật, nhân viên tạo điều kiện để phát huy hết năng lực, sở trường của cá nhân đáp ứng yêu cầu công việc.
Phấn đấu mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng phục vụ để tăng thêm nguồn thu sự nghiệp. Khuyến khích, xây dựng cơ chế cho các hoạt động liên kết theo đúng chức năng, sử dụng, phát huy có hiệu quả nguồn nhân lực cũng như quỹ tài sản nhà nước do đơn vị quản lý. Từ đó giảm bớt đi gánh nặng chi phí do Nhà nước cấp hàng năm. Tiếp tục đẩy mạnh và tăng cường quảng bá, tiếp thị qua các kênh thông tin đại chúng, quan hệ khách hàng, các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh; củng cố chuỗi cung ứng dịch vụ, nâng cao hiệu quả và chất lượng phục vụ, tăng cường các hoạt động dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ
Trong đời sống kinh tế hiện nay, tiền lương có ý nghĩa to lớn và đóng vai trò quan trọng đối với mỗi con người. Tiền lương là phần thu nhập chính đảm bảo cho cuộc sống của mỗi cá nhân trong xã hội, nó kích thích người lao động sản xuất, là đòn bẩy thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Vậy nên đơn vị có thể thấy rằng việc hạch toán tiền lương chính xác là rất cần thiết.
Một là, hoàn thiện đội ngũ kế toán tại đơn vị
Nhìn chung lao động trong đơn vị nói chung và phòng kế toán nói riêng có cơ cấu tổ chức tốt, họ đều là những người nhiệt tình, cẩn thận, giàu kinh nghiệm. Cần tuyển dụng thêm những lao động trẻ hơn để tăng thêm sự nhiệt huyết trong công việc và các hoạt động tại Trung tâm.
Đơn vị nên cử kế toán đi tập huấn nghiệp vụ khi có thông tư hay nghị định thay đổi, cung cấp chi phí đi lại, ăn ở để nhân viên yên tâm hơn và làm tốt nhiệm vụ được cấp trên giao phó.
Ngoài kỹ năng về chuyên môn, hiện tại công việc kế toán được trợ giúp rất nhiều bởi phần mềm vì thế nhân viên kế toán cần phải thành thạo các kỹ năng về công nghệ thông tin như: excel, word,… Để có thể phục vụ tốt cả những đoàn khách nước ngoài đòi hỏi kế toán tại đơn vị cần phát triển khả năng ngoại ngữ.
Khi có nhân viên kế toán mới cần chỉ bảo, hướng dẫn tận tình chu đáo để người mới nhanh hòa đồng vào môi trường làm việc cũng như công việc kế toán.
Áp dụng những máy móc, thiết bị vào công việc như là lắp đặt máy chấm công để giảm bớt đi việc theo dõi, tổng hợp ngày công hàng ngày của từng bộ phận. Tránh được việc chấm thiếu công, thừa công làm ảnh hưởng đến việc tính lương và các khoản trích theo lương.
Vì số lượng cán bộ, viên chức tại đơn vị không nhiều và ít biến động và cách tính lương đơn giản nên có thể tính lương trực tiếp bằng phần mềm kế toán Misa mimosa 2019 để có thể giảm bớt công việc cho kế toán.
Hai là, hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
- Lập và luân chuyển chứng từ kế toán: Để có sự thống nhất trong việc lập chứng từ kế toán, đầy đủ thông tin trên chứng từ kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức hướng dẫn thực hiện lập chứng từ để thu nhận được đầy đủ, chính xác, trung thực và kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị. Bên cạnh đó đơn vị cần hoàn thiện tổ chức lập, luân chuyển chứng từ theo hai yêu cầu:
+ Cần có các quy định cụ thể, rõ ràng về việc lập, luân chuyển chứng từ. Các nhân viên của bộ phận kế toán phải thực hiện đúng các quy định về việc lập chứng từ, không bỏ sót thông tin trên chứng từ, các chứng từ phải được lập phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh.
Phù hợp với tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị. Đáp ứng yêu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Kế toán trưởng cần phân công cụ thể và có quy trình kiểm tra chứng từ một cách chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ trước khi nhập dữ liệu vào vào máy tính. Quy trình luân chuyển chứng từ cần được thiết kế hợp lý và khoa học hơn đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh để các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra và ghi chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời, trung thực và chính xác, tránh được khâu trung gian.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ: Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP các đơn vị sự nghiệp từ 01/11/2020 là phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn đỏ hiện tại. Tiến hành tổ chức tiêu hủy những chứng từ đã quá thời hạn để giảm bớt khối lượng chứng từ đang có hiện nay tại đơn vị. Cần xác định rõ quy trình phân loại, tổng hợp, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ hiện hành giúp cho việc kiểm tra, tổng hợp lại những nghiệp vụ đã phát sinh của kế toán dễ dàng hơn khi có tranh chấp, đối chiếu.
Ba là, hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN mà