2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của TTHN tỉnh Phú Thọ
Nguồn:Tác giả tổng hợp
- Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, điều hành chung và chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động của TTHN tỉnh. Quyết định các vấn đề về tổ chức, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên. Quản lý lao động, tiền vốn, tài sản của Trung tâm. Làm chủ tài khoản TTHN tỉnh Phú Thọ. Ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện các chỉ thị, Thông tư, Quyết định của cấp trên và các cấp có thẩm quyền đối với Trung tâm.
- Phó Giám đốc: Hiện tại ở đơn vị là có 3 phó Giám đốc. Mỗi phó Giám đốc chịu trách nhiệm và chỉ đạo một lĩnh lực.
+ Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách, chỉ đạo tổ Hành chính, Tài vụ: Chỉ đạo, thực hiện các công tác hành chính, tài vụ của Trung tâm. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước Pháp luật về nhiệm vụ trong lĩnh vực được phân công. Giúp Giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng tài sản của cơ quan. Kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện công việc ở các tổ, bộ phận. Lập kế hoạch và
nội dung, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức các cuộc họp của Trung tâm. Đề xuất các công việc thuộc hành chính, tham mưu với ban Giám đốc về công tác quản lý và các hoạt động của Trung tâm.
+ Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách, chỉ đạo tổ Lễ tân, Nhà buồng, Hội trường và dịch vụ: Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác lễ tân, nhà phòng, hội trường, căng tin và các dịch vụ khác nhằm phục vụ tốt việc ngủ, nghỉ của khách dự hội nghị, giao dịch tại Trung tâm. Ký xác nhận các giấy đề xuất sửa chữa, mua bán tài sản, vật dụng có liên quan đến lĩnh vực được phân công trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
+ Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách, chỉ đạo tổ Bếp, bàn: Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, điều hành tổ Bếp, Bàn. Giám sát, kiểm tra về Kỹ thuật chế biến món ăn, công tác phục vụ bàn, hạch toán tài chính công khai các bữa ăn đảm bảo chất lượng, định lượng của khách hàng. Kiểm tra, theo dõi việc nhập thực phẩm theo hợp đồng và giá cả phù hợp với thị trường, đảm bảo tuyệt đối vệ sinh an toàn thực phẩm. Chỉ đạo nhân viên tổ phục vụ chu đáo các đoàn khách Lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các hội nghị, hội thảo và các đoàn khách trong và ngoài tỉnh. - Các tổ tưởng, tổ phó ở mỗi tổ: Tổ trưởng và tổ phó, trưởng các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao như một tổ viên đồng thời giúp việc Phó Giám đốc phụ trách quản lý, phân công tổ viên thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách về mọi hoạt động của tổ, bộ phận theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Nhân viên bộ phận hành chính: Giúp Giám đốc hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các công tác hành chính, công tác nội vụ cơ quan. Soạn thảo các văn bản, đánh máy, in ấn các tài liệu phục vụ công việc hành chính. Tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết năm của đơn vị với Văn phòng UBND tỉnh theo quy định. Lập các báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của cấp trên thuộc lĩnh vực được phân công.
cơ quan, đảm bảo an toàn đối với mọi tài sản của cơ quan, tài sản của cán bộ, nhân viên cũng như tài sản của khách đến giao dịch, khách nghỉ, dự hội nghị tại đơn vị.
- Nhân viên bộ phận điện, nước: Thường xuyên kiểm tra, phát hiện các sự cố, các hỏng hóc về tài sản thiết bị điện, nước, hệ thống lưới điện, máy phát điện, trạm bơm… báo cáo đề xuất với Lãnh đạo phụ trách hoặc Giám đốc để kịp thời xử lý, sửa chữa, bổ sung. Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị điện, nước, máy móc, thiết bị không để xuống cấp hay hư hỏng nặng.
- Nhân viên bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác Tài chính kế toán của đơn vị. Thực hiện nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Nhân viên bộ phận lễ tân: Thực hiện đúng quy trình đón tiếp khách khi khách đến nghỉ tại Trung tâm. Có trách nhiệm đón tiếp khách và làm đầy đủ các thủ tục đăng ký cho khách theo quy định, chính xác, nhanh chóng, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho khách.
- Nhân viên bộ phận buồng phòng: Đảm bảo công tác vệ sinh phòng, hành lang cầu thang trong khu vực được phân công luôn sạch sẽ. Phòng ngủ của khách phải luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Hướng dẫn khách sử dụng trang thiết bị trong phòng, kiểm tra và cung cấp đầy đủ các vật dụng cần thiết của phòng nghỉ theo quy định của đơn vị.
- Nhân viên hội trường: Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo và các buổi lễ, các buổi giao lưu của các cơ quan, ban ngành trong và ngoài tỉnh. Phối hợp với các bộ phận chuyên môn kiểm tra và chuẩn bị chu đáo về cơ sở vật chất, tăng âm, loa đài, trang trí khánh tiết và các dịch vụ khác chính xác, kịp thời đảm bảo phục vụ tốt.
- Nhân viên bộ phận bàn: Thường xuyên vệ sinh nhà ăn, khuôn viên trong và bên ngoài nhà ăn sạch sẽ. Bài trí không gian phòng ăn đẹp, sáng tạo, hợp lý.
Sắp xếp bàn ghế, trải khăn, sắp đặt đồ dùng dụng cụ ăn trên bàn ăn, trang trí bàn ăn, bàn tiệc.
- Nhân viên kỹ thuật chế biến: Nhân viên có trách nhiệm kiểm tra về chất lượng hàng hóa, thực phẩm. Thực phẩm hàng hóa khi đưa vào chế biến phải tươi sống, có nguồn gốc xuất xứ và đảm bảo tuyệt đối vệ sinh an toàn thực phẩm. Chế biến các món ăn theo yêu cầu và đảm bảo vệ sinh.