2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
2.2.2.1. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Các chứng từ liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là do đơn vị tự xây dựng theo mẫu Thông tư 107/2017/ TT-BTC của Bộ tài chính để phù hợp với sự quản lý tại đơn vị. Các chứng từ được đơn vị sử dụng cho công tác kế toán tiền lương chủ yếu là Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, Uỷ nhiệm chi.
Bảng 2.4: Danh mục chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Trung tâm hội nghị
tỉnh Phú Thọ
STT Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ
1 Tính lương cho cán bộ, viên chức - Bảng chấm công tổng hợp - Bảng thanh toán lương 2 Tính lương phải trả cho nhân viên hợp
đồng
- Bảng chấm công tổng hợp - Bảng thanh toán lương 3 Tính các khoản phải nộp theo lương -Bảng thanh toán tiền lương 4 Rút dự toán NSNN chuyển vào TK
ngân hàng
- Giấy rút dự toán NSNN - UNC
- Sao kê ngân hàng 5 Thanh toán tiền lương cho cán bộ, viên
chức
- Bảng thanh toán lương - Giấy rút dự toán NSNN - Uỷ nhiệm chi
- Sao kê ngân hàng 6 Thanh toán tiền lương cho nhân viên
hợp đồng dài hạn
- Bảng thanh toán lương - Uỷ nhiệm chi
- Sao kê ngân hàng 7 Nộp các khoản trích theo lương cho cơ
quan bảo hiểm tỉnh Phú Thọ
- Thông báo về kết quả đóng BHXH
- Uỷ nhiệm chi - Sao kê ngân hàng
8 Nộp KPCĐ cho Liên đoàn lao động tỉnh Phú Thọ
- Bảng thanh toán lương - Phiếu chi
9 Cơ quan BHXH thanh toán tiền chế độ ốm đau, thai sản cho cán bộ, viên chức, nhân viên tại trung tâm
- Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe
- Sao kê ngân hàng 10 Phản ánh khoản phải trả cho người
được hưởng chế độ
- Thẻ kế toán 11 Thanh toán tiền chế độ (thai sản, ốm
đau) cho cán bộ, viên chức, nhân viên
- Uỷ nhiệm chi - Sao kê ngân hàng
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.2.2.2 Lập chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo là các chứng từ liên quan đến chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương tại đơn vị. Chứng từ này được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản phải trả cho cán bộ, nhân viên tại đơn vị gồm: Bảng chấm công (Mẫu C01-HD), bảng thanh thanh toán tiền lương (Mẫu C02- HD),...
Khi phát sinh nghiệp vụ tính lương, thanh toán lương cho cán bộ, viên chức, nhân viên kế toán tại đơn vị:
+ Trường hợp 1: Tính lương cho cán bộ, viên chức biên chế
Lương của cán bộ, viên chức tại TTHN tỉnh Phú Thọ là dùng NSNN chi trả. Hàng tháng, không giống với nhân viên hợp đồng là nhận lương của tháng trước vào đầu tháng sau. Cán bộ, công chức sẽ nhận lương của tháng đấy vào đầu tháng. Tiền lương của cán bộ, viên chức được Nhà nước quy định mức hưởng lương cụ thể. Khi thanh toán lương cho cán bộ, viên chức kế toán sẽ lập Giấy rút dự toán ngân sách rút tiền từ kho bạc về tài khoản tại ngân hàng để chi trả lương. Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước được lập thành 02 liên: 01 liên được lưu và làm căn cứ hạch toán tại Kho bạc tỉnh, còn 01 liên thì trả lại cho đơn vị nhận tiền. Chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của đơn vị để thanh toán lương cho cán bộ, viên chức kế toán sẽ lập UNC làm 2 liên: Liên 1 ngân hàng giữ lại; liên 2 sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán đơn vị căn cứ hạch toán.
+ Trường hợp 2: Tính lương cho nhân viên hợp đồng dài hạn
Tổ trưởng mỗi tổ lập bảng chấm công theo ngày cho toàn thể nhân viên tại đơn vị. Căn cứ bảng chấm công kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương phải trả nhân viên làm việc tại đơn vị. Khi thanh toán lương kế toán sẽ lập UNC làm 2 liên: Liên 1 ngân hàng giữ lại; liên 2 sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán đơn vị căn cứ hạch toán.
Khi thanh toán các khoản phải nộp theo lương cho cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động:
+ Trường hợp 1: Đối với cán bộ, viên chức
Các khoản trích theo lương của cán bộ, viên chức tại đơn vị cũng được chi trả bằng nguồn NSNN. Kế toán lập giấy rút dự toán ngân sách nhà nước để rút tiền từ kho bạc về tài khoản tiền gửi. Kế toán căn cứ giấy rút dự toán ngân sách, thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN từ cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ, bảng thanh toán lương để lập UNC thành 02 liên để thanh toán cho cơ quan BHXH và lập Phiếu chi thành 03 liên để thanh toán cho Liên đoàn lao động.
+ Trường hợp 2: đối với nhân viên hợp đồng dài hạn
Kế toán sẽ lập UNC hoặc Phiếu chi. UNC sẽ lập thành 2 liên còn Phiếu chi lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại đơn vị; liên 2 giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ và giao cho kế toán để vào sổ kế toán; liên 3 giao cho người nhận tiền. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhìn chung, công tác lập chứng từ kế toán đã đạt được những yêu cầu của chế độ chế toán. Các chứng từ hợp lệ hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phán ảnh được đầy đủ các yêu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán.
* Cách tính lương phải trả cho Cán bộ, viên chức, nhân viên tại đơn vị: - Cán bộ, viên chức biên chế
Lương tháng = (1.490.000* hệ số lương) + phụ cấp (nếu có) + Hỗ trợ trách nhiệm
- Nhân viên hợp đồng dài hạn:
Lương tháng = ((1.490.000* hệ số)/22)* ngày công thực tế + Hỗ trợ trách nhiệm (nếu có)
Số ngày công làm việc thực tế được ghi trên bảng chấm công
* Cách tính các khoản trích theo lương trừ vào lương phải trả cán bộ, viên chức, nhân viên:
- BHXH, BHYT, BHTN nộp cho cơ quan bảo hiểm trừ trực tiếp vào lương phải trả cho cán bộ, viên chức, nhân viên:
Số tiền phải nộp BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo
hiểm trừ vào lương phải trả
= (1.490.000đ * Hệ số lương) * 10,5%
- BHXH, BHYT, BHTN nộp cho cơ quan bảo hiểm trừ tính vào chi phí của cơ quan:
BHXH phải nộp = (1.490.000đ * Hệ số lương) * 17,5% BHYT phải nộp = (1.490.000đ * Hệ số lương) * 3% BHTN phải nộp = (1.490.000đ * Hệ số lương) * 1%
- KPCĐ trừ vào lương phải trả cán bộ, viên chức, nhân viên KPCĐ trừ vào lương phải trả = (1.490.000đ * Hệ số lương) * 1% - KPCĐ tính vào chi phí cơ quan:
KPCĐ phải nộp = (1.490.000đ * Hệ số lương) * 2%
2.2.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ tính lương, tính các khoản trích theo lương và thanh toán lương cho cán bộ, viên chức tại đơn vị được khái quát:
Bước 1: Đầu năm, đơn vị sẽ nhận được dự toán NSNN về các khoản chi phí vận hành đơn vị do Nhà nước cấp.
Bước 2: Hàng tháng kế toán lập Giấy rút dự toán ngân sách để rút tiền từ kho bạc tỉnh Phú Thọ về tài khoản ngân hàng để thanh toán lương cho cán bộ, viên chức.
Bước 3: Kế toán lập UNC gửi cho kế toán trưởng ký duyệt. Bước 4: Kế toán trưởng kí lệnh chi gửi cho ngân hàng.
Bước 5: Ngân hàng nhận UNC và thực hiện lệnh chi theo UNC.
Bước 7: Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ tính lương, tính các khoản trích theo lương và thanh toán lương cho nhân viên hợp đồng dài hạn tại đơn vị được khái quát qua sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ tính lương, thanh toán lương
Nguồn: [10]
Cán bộ, viên chức, nhân viên
Kế toán viên Kế toán
trưởng Giám đốc Bộ phận chấm công Chấm công hàng ngày Đi làm Tập hợp bảng chấm công Lập bảng chấm công tổng hợp Lập bảng thanh toán lương (Bao gồm lương phải trả và các khoản trích nộp theo lương) Kiểm tra bảng thanh toán lương Xem xét, duyệt bảng lương Ký bảng lương Nhận lại bảng lương Lập UNC chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên Không đồng ý Đồng ý
Bước 1: Nhân viên hàng ngày đi làm, tổ trưởng ở mỗi tổ chuyên môn sẽ có trách nhiệm chấm công ngày đi làm thực tế trong tháng. Vào cuối tháng tổ trưởng sẽ nộp lại bàn chấm công ở tổ của mình lại cho phòng kế toán.
Bước 2: Sau khi nhận được bảng chấm công từ các tổ trưởng, kế toán viên sẽ tiến hành tổng hợp lại lập bảng chấm công tổng hợp, tính lương phải trả, trích các khoản phải nộp. Sau khi tính ra số lương phải trả kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp đi kèm chuyển lại cho Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.
Bước 3: Kế toán trưởng tiếp nhận bảng thanh toán lương của kế toán viên sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại, nếu như không sảy ra sai sót sẽ ký duyệt và trình Giám đốc.
Bước 4: Sau khi xem xét và duyệt bảng thanh toán lương từ Kế toán trưởng, Giám đốc sẽ ký xác nhận và gửi lại bảng lương cho Kế toán trưởng.
Bước 5: Kế toán trưởng đưa lại bảng thanh toán lương cho kế toán viên để tiến hành chi trả lương cho cán bộ, nhân viên thông qua tài khoản cá nhân đồng thời kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ phát sinh và ghi sổ kế toán.
Bước 6: Kế toán viên sắp xếp, kiểm tra đóng thành tập chứng từ theo trình tự thời gian và lưu trữ tại phòng kế toán. Theo quý, các chứng từ này sẽ được đưa đến kho lưu trữ của đơn vị để lưu trữ vào bảo quản theo thời gian quy định.
* Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán Kinh phí công đoàn tại đơn vị được khái quát qua sơ đồ 2.5:
Sơ đồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán Kinh phí công đoàn Nguồn: [10]
Bước 1: Kế toán tính và trích lập khoản KPCĐ phải nộp
Bước 2: Kế toán lập Phiếu chi gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra số liệu, ký duyệt trình Giám đốc
Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi rồi gửi lại cho Kế toán để tiến hành thanh toán.
Bước 5: Thủ quỹ nhận phiếu chi, xuất tiền cho ngừơi nhận tiền
Bước 6: Kế toán nhận tiền và ký nhận vào phiếu chi rồi gửi lại cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ. Kế toán tiền hành thanh toán khoản KPCĐ
Bước 7: Thủ quỹ đưa lại phiếu chi cho kế toán trưởng làm căn cứ ghi sổ kế toán
Bước 8: Kế toán trưởng nhận được phiếu chi 01 liên, tiến hành ghi sổ kế toán về khoản chi kinh phí công đoàn
* Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán các khoản BHXH, BHYT, Giám đốc
Kế toán viên Kế toán trưởng
Ký duyệt Lập Phiếu chi
thanh toán Kinh phí công đoàn
Kiểm tra, ký nhận
Chuyển lại cho kế toán tiến hành thanh toán Xuất quỹ tiền mặt Ký nhận, nhận tiền, tiến hành thanh toán kinh phí công đoàn Ghi sổ quỹ tiền mặt Ghi sổ kế toán tiền mặt Thủ quỹ
BHTN cho cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ tại đơn vị được khái quát qua sơ đồ 2.6:
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Bước 1: Cơ quan BHXH hàng tháng gửi thông báo về kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN cho đơn vị.
Bước 2: Kế toán kiểm tra đối chiếu lại số liệu trên thông báo.
Bước 3: Kế toán tiến hành lập UNC gửi cho kế toán trưởng ký duyệt. Bước 4: Kế toán trưởng ký lệnh chi gửi cho ngân hàng.
Bước 5: Ngân hàng nhận UNC.
Bước 6: Ngân hàng thực hiện lệnh chi theo UNC. Cơ quan BHXH tỉnh Kế toán trưởng Giám đốc Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN Kiểm tra, đối chiếu Lập UNC Kế toán viên Ngân hàng Ký UNC Nhận UNC Lập giấy báo nợ Thực hiện lệnh chi Nhận giấy báo nợ Ghi sổ kế toán Nhận tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN
Bước 7: Kế toán nhận được lệnh chi đã được xác nhận của ngân hàng. Bước 8: Kế toán tiến hành ghi sổ kế
* Quy trình nộp hồ sơ, nhận thông báo duyệt hồ sơ, tiền hưởng chế độ và thanh toán cho cán bộ, viên chức, nhân viên hưởng chế độ thai sản, ốm đau.
Bước 1: Khi tại bộ phận của đơn vị có trường hợp ốm đau, thai sản. Người hưởng chế độ ốm đau, thai sản sẽ nộp cho phòng Hành chính tài vụ gồm:
Đối với thai sản:
+ Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. + Giấy ra viện của mẹ.
Đối với trường hợp ốm đau: + Giấy ra viện.
Bước 2: Nhân sự phòng Hành chính tài vụ có trách nhiệm tổng hợp các trường hợp hưởng chế độ của đơn vị. Khai báo cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ thông qua phần mềm Kê khai BHXH. Khai báo giảm lao động và cắt đóng bảo hiểm hàng tháng đối với trường hợp lao động nữ nghỉ hưởng chế độ thai sản.Và khai báo trường hợp ốm đau được hưởng chế độ tại đơn vị.
Bước 3: Cơ quan BHXH Tỉnh tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các trường hợp bên đơn vị khai báo.
Bước 4: Khi có kết quả giải quyết các trường hợp hưởng chế độ tại đơn vị. Cơ quan BHXH sẽ gửi giấy thông báo kết quả cùng với tiền thanh toán chế độ cho người được hưởng chế độ vào tài khoản của đơn vị.
Bước 5: Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng về số tiền Cơ quan BHXH thanh toán tiền chế độ. Đơn vị tiến hành thanh toán cho người được hưởng chế độ thai sản, ốm đau.
2.2.2.4. Kiểm tra chứng từ kế toán
Để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán, đảm bảo tính trung thực, khách quan và chính xác thì việc kiểm tra chứng từ kế toán là cần thiết. Do vậy, đơn vị cần chú trọng đến việc kiểm tra đảm bảo chứng từ đầy đủ các yếu tố và đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Khi có chứng từ từ bên ngoài hoặc
từ các bộ phận khác chuyển đến, bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra và trình Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Việc kiểm tra chứng từ kế toán do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra lần thứ nhất, sau đó, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lần 2 trước khi ghi sổ kế toán. Tuy nhiên, ở tại đơn vị, công tác kiểm tra lần đầu chứng từ kế toán kế toán còn hạn chế vẫn xảy ra tình trạng chứng từ kế toán còn một số sai sót như thiếu một số tiêu chí như ngày, tháng lập chứng từ, chữ ký của thủ trưởng đơn vị hay một số đơn vị tính.
2.2.2.5. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Tuy ở tại đơn vị, số lượng chứng từ tại đơn vị phát sinh không nhiều nhưng công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ vẫn phải được tổ chức hợp lý, khoa học và tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán. Qua khảo sát, tại đơn vị đang thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ. Đối với các chứng từ trong năm tài chính hiện hành, hầu hết được bảo quản tại tủ hồ sơ của phòng kế toán đơn vị. Sau khi thực hiện xong công tác kiểm tra, đối chiếu, lập Báo cáo tài chính năm và thực hiện kiểm toán, chứng từ kế toán được tổ chức bảo quản tại kho riêng.
Việc sắp xếp chứng từ kế toán thường thực hiện sắp xếp theo thời gian kết hợp theo loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, và công cụ, dụng cụ, kèm theo hóa đơn…
Thời gian lưu trữ chứng từ tại đơn vị đều thực hiện theo quy định của Bộ