2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm
2.2.6. Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh
Qua khảo sát 300 nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kết quả tác giả tổng hợp qua bảng 2.7:
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát các nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm hội nghị tỉnh Phú Thọ
STT Nghiệp vụ Năm
2017 2018 2019
1 Tính lương phải trả cho cán bộ, viên chức biên
2 Tính lương phải trả cho nhân viên hợp đồng
dài hạn 12 12 12
3 Tính các khoản phải nộp theo lương 12 12 12 4 Rút ngân sách nhà nước chuyển khoản vào tài
khoản ngân hàng 12 12 12
5 Thanh toán lương cho cán bộ biên chế 12 12 12 6 Thanh toán lương cho nhân viên hợp đồng
12 12 12
7 Nộp các khoản trích theo quy định cho cơ
quan BHXH 12 12 12
8 Nộp KPCĐ cho Liên đoàn lao động tỉnh 12 12 12 9 Cơ quan BHXH tỉnh thanh toán tiền chế độ
thai sản 1 1 2
10 Phản ánh khoản phải trả cho người hưởng chế
độ 1 1 2
11 Thanh toán tiền chế độ cho người được hưởng 1 1 2
Tổng cộng 99 99 102
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sau đây, tác giả minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình trong mẫu nghiên cứu:
* Nghiệp vụ 2.1:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 01/11/2019, kế toán tính lương phải trả tháng 11/2019 cho cán bộ, viên chức tại Trung tâm.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Bảng chấm công tổng hợp (Phụ lục 01)
- Bảng thanh toán lương cho cán bộ, viên chức (Phụ lục 02) c. Bút toán định khoản
Có TK 3341: 64.925.528 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Misa Mimosa 2019 (Hình 2.2)
Hình 2.2: Giao diện phần mềm Misa Mimosa 2019
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 2: Vào phân hệ Tổng hợp/ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác Bước 3: Nhập liệu thông tin chung, ngày chứng từ
Bước 4: Kiểm tra thông tin đã sinh tự động trên chứng từ hạch toán chi phí lương.
Hình 2.3: Hạch toán chi phí lương cho cán bộ, viên chức
Bước 5: Nhấn Cất
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi Sổ cái TK 334
(phụ lục 3), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.2:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 01/11/2019, kế toán tính lương phải trả tháng 10/2019 cho nhân viên hợp đồng dài hạn tại Trung tâm.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Bảng chấm công tổng hợp (Phụ lục 01)
- Bảng thanh toán lương cho nhân viên hợp đồng (Phụ lục 04) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 154: 169.378.636 đồng
Có TK 3341: 169.378.636 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm như sau: Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp/ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác Bước 2: Nhập liệu thông tin chung, ngày chứng từ
Bước 3: Kiểm tra thông tin đã sinh tự động trên chứng từ hạch toán chi phí lương.
Hình 2.4: Hạch toán chi phí lương nhân viên
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 4: Nhấn cất
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 334 (phụ lục 3), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.3:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 1/11/2019 tính các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên lương phải trả và tính vào chi phí cơ quan.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ, viên chức (Phụ lục 02) -Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên hợp đồng (Phụ lục 04)
c. Bút toán định khoản
BT1: Nợ TK3341: 25.215.568 đồng Có TK 3321: 17.555.776 đồng Có TK 3322: 3.291.708 đồng
Có TK 3323: 2.173.612 đồng Có TK 3324: 2.194.472 đồng BT 2: Nợ TK 61111: 51.528.372 đồng Có TK 3321: 38.403.260 đồng Có TK 3322: 6.583.416 đồng Có TK 3323: 4.347.224 đồng Có TK 3324: 2.194.472 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp, chọn chứng từ nghiệp vụ khác
Bước 2: Nhập liệu thông tin chung, ngày chứng từ
Bước 3: Kiểm tra thông tin đã sinh tự động trên chứng từ hạch toán chi phí lương
Hình 2.5: Hạch toán chi phí các khoản phải nộp theo lương
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 4: Nhấn “Cất”
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi Sổ cái TK 334 (phụ lục 03) và các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.4:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 05/11/2019 đơn vị rút dự toán chi hoạt động tại Kho bạc chuyển sang tài khoản tiền gửi mở tại Vietinbank chi nhánh Hùng Vương phục vụ chi trả tiền lương và các khoản thu nhập khác cho cán bộ, công chức, viên chức b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm: -Giấy rút dự toán NSNN (Phụ lục 05) -Sổ phụ ngân hàng (Phụ lục 06) c. Bút toán định khoản: Nợ TK 1121: 87.782.874 đồng Có TK 5111: 87.782.874 đồng Đồng thời, ghi: Có TK 00821: 87.782.874 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc chọn “Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi”
Hình 2.6: Chuyển khoản kho bạc vào tài khoản tiền gửi
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 3: Nhấn “Cất”
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi sổ Cái TK 511 (phụ lục 07) và các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toánlưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.5:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 5/11/2019, TTHN Tỉnh Phú Thọ thanh toán tiền lương tháng 11/2019 cho các cán bộ, viên chức tại đơn vị qua tài khoản ngân hàng cá nhân.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
-Bảng thanh toán lương cán bộ, viên chức (Phụ lục 02) -Uỷ nhiệm chi (Phụ lục 08)
-Sổ phụ ngân hàng (Phụ lục 06) d. Bút toán định khoản:
Có TK 1121: 64.925.528 đồng
c. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền lương chọn “Trả lương”
Bước 2: Chọn “Chi tiền gửi trả lương” chương trình tự động hạch toán TK Nợ 3341, TK Có 1121. Nhấn Cất.
Hình 2.7: Chi tiền gửi trả lương
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 334 (phụ lục 3), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.6:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 5/11/2019, đơn vị chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên hợp đồng dài hạn qua tài khoản ngân hàng
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
-Ủy nhiệm chi (Phụ lục 09) -Sổ phụ ngân hàng (Phụ lục 06) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 3341: 169.378.636 đồng
Có TK 1121: 169.378.636 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi/ chọn Chi tiền
Bước 2: Khai báo các thông tin trên chứng từ Chi tiền gửi: -Đơn vị trả tiền: Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
-Đơn vị nhận tiền: Nguyễn Thị Minh Thu nhân viên kế toán tại đơn vị -Nội dung TT: Chi lương tháng 10/2019 cho nhân viên hợp đồng -Ngày CT/ Ngày HT: 5/11/2019
Hình 2.8: Chi tiền gửi thanh toán lương cho nhân viên hợp đồng
Bước 3: Chương trình sẽ tự động hạch toán TK Nợ 3341, TK Có 1121 Bước 4: Nhấn Cất.
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi Sổ cái TK 334
(phụ lục 3), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lươnglưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.7:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 12/11/2019, đơn vị chuyển khoản thanh toán các khoản phải nộp theo lương cho cơ quan Bảo hiểm tỉnh Phú Thọ
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Thông báo kết quả đóng BHXH (Phụ lục 10) - Ủy nhiệm chi (Phụ lục 11)
- Sổ phụ ngân hàng (Phụ lục 06) c. Bút toán định khoản: Nợ TK 3321: 55.959.036 đồng Nợ TK 3322: 9.875.124 đồng Nợ TK 3324: 4.388.944 đồng Có TK 1121: 70.223.104 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi/ chọn Chi tiền gửi Bước 2: Khai báo thông tin Chi tiền gửi
Hình 2.9: Chi tiền gửi thanh toán các khoản bảo hiểm T10/2019
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 3: Nhấn Cất
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ Chi tiết TK 112 (phụ lục 12) và các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.8:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 12/11/2019, đơn vị chi tiền mặt nộp KPCĐ cho Liên đoàn lao động tỉnh Phú Thọ.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Bảng thanh toán lương cán bộ, viên chức (Phụ lục 02) - Bảng thanh toán lương nhân viên hợp đồng (Phụ lục 04) - Phiếu chi (Phụ lục 13)
c. Bút toán định khoản: Nợ TK 3323: 6.520.836 đồng
Có TK 1111: 6.520.836 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt/ chọn Lập phiếu chi
Bước 2: Khai báo đầy đủ thông tin trên phiếu chi
Hình 2.10 Phiếu chi nộp KPCĐ
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 3: Nhấn Cất
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ Chi tiết TK 111 (phụ lục 14) và các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.9:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 07/11/2019, cơ quan bảo hiểm tỉnh Phú Thọ thanh toán tiền chế độ thai sản cho Chị Nguyễn Thị Hải Yến.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm:
- Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Phụ lục 15)
c. Bút toán định khoản
Nợ TK 1121: 25.047.800 đồng
Có TK 3321: 25.047.800 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi/ chọn Thu tiền gửi
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến chứng từ như: đơn vị nộp, địa chỉ, ngày hạch toán,...
Bước 3: Nhập số tiền nhận từ cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ
Hình 2.11: Thu tiền gửi cơ quan BHXH thanh toán chế độ
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 4: Nhấn “Cất”
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ Chi tiết TK 112 (phụ lục 12) và các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.10:
toán chế độ thai sản từ cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ. b. Bộ chứng từ nghiệp vụ: - Thẻ kế toán c. Bút toán định khoản Nợ TK 3321: 25.047.800 đồng Có TK 3341: 25.047.800 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp/ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến chứng từ như: thông tin chung, ngày hạch toán, định khoản,...
Hình 2.12: Hạch toán khoản phải trả cho người hưởng chế độ
Nguồn: Tác giải sao chụp từ phần mềm tại đơn vị
Bước 3: Nhấn Cất
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi Sổ Cái TK 334
(phụ lục 03), các sổ chi tiết liên quan và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ
kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.
* Nghiệp vụ 2.11:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 7/11/2019, chuyển khoản thanh toán tiền chế độ thai sản cho nhân viên Nguyễn Thị Hải Yến
b. Bút toán định khoản:
Nợ TK 3341: 25.047.800 đồng
Có TK 1121: 25.047.800 đồng c. Bộ chứng từ kế toán:
- Ủy nhiệm chi (Phụ lục 16) - Sổ phụ ngân hàng (Phụ lục 06)
d. Căn cứ bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi/ chọn Chi tiền gửi
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến chứng từ như: đơn vị nộp, địa chỉ, ngày hạch toán,...
Bước 3: Nhập số tiền thanh toán cho nhân viên Nguyễn Thị Hải Yến theo trên UNC
Hình 2.13: Chi tiền gửi thanh toán cho Nguyễn Thị Hải Yến
Bước 4: Nhấn “Cất”
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ Cái TK 334 (phụ lục 03), các sổ chi tiết liên quan và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán tiền lương lưu trữ tại phòng kế toán.