CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
3.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực tại công ty
3.3.1.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng nhân lực
Xác định nhu cầu tuyển dụng luôn được xem xét trên tất cả các phương diện số lượng, chất lượng, cơ cấu. Tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI thì theo như chị Hồng – Giám đốc nhân sự thì mỗi khi nhân viên tại công ty nghỉ hay do doanh nghiệp phát sinh những công việc mới, có kế hoạch mở rộng quy mô hoặc do yêu cầu từ phía khách hàng thì sẽ xuất hiện nhu cầu tuyển dụng nhân lực mới. Lúc này, Ban lãnh đạo công ty sẽ xem xét thực sự cần tuyển nhân viên mới hay không? Hoặc nếu được đào tạo thì có đủ khả năng để làm được điều này hay không? Các bộ phận khác sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng về số lượng, chất lượng và tiến hành thông báo cho các nhân sự điểm trình lên Ban Giám đốc phê duyệt và tiến hành các bước tiếp theo trong công tác tuyển dụng (Mẫu phiếu đề xuất nhu cầu tuyển dụng được thể hiện chi tiết tại Phụ lục
3). Sau khi được Giám đốc nhân sự phê duyệt, phòng Hành chính nhân sự sẽ phối hợp
với trưởng phòng ban, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng để xem xét lại mô tả công việc của từng vị trí nếu cần thiết, trong trường hợp vị trí cần tuyển dụng là một vị trí mới thì sẽ tiến hành xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí đó hoặc sẽ nhận bản mô tả công việc từ bên phía khách hàng, việc này giúp xác định được các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển và giúp phòng hành chính nhân sự đưa ra thông báo tuyển dụng một cách chính xác
Khi nhân viên xin nghỉ hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, bị kỷ luật, sa thải, các phòng ban phát sinh nhu cầu bổ sung nhân lực nằm ngoài hoạch định nhân lực, hoặc bổ sung thay thế nhân lực do chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sẽ trình phiếu đề nghị tuyển dụng nhân lực chuyển cho phòng Hành chính nhân sự xác nhận và xin phê duyệt của Giám đóc trước khi tiến hành tuyển dụng nhân lực bao gồm một số các nội dung như sau: Định biên được giao, Nhân lực hiện có bao nhiêu người, gồm những ai? Nhu cầu tuyển dụng (số lượng, vị trí công việc, trình độ, chuyên ngành, kinh nghiệm,…), Thời gian tuyển dụng, Lý do tuyển dụng,…
Ngoài ra việc dự đoán nhu cầu nhân lực của công ty còn phụ thuộc và một số các căn cứ sau: Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ của sản phẩm, sự thay đối về tổ chức hành chính nhằm nâng cao năng suất lao động, cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc, khả năng cao chất lượng nhân viên , yêu cầu nâng
cao chất lượng sản phảm, khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động chất lượng cao trên thị trường lao động
Có thể dễ dàng nhận thấy mục tiêu của việc xác định nhu cầu tuyển dụng là bổ sung kịp thời lực lượng lao động có chất lượng phù hợp nhằm tránh xảy ra trường hợp thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, tránh gây khó khăn, áp lực cho bộ phận khi không đủ lao động. Từ đó có thể thấy việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI tương đối sát với thực tế
Dưới đây là biểu đồ cho ví dụ cụ thể về nhu cầu tuyển dụng theo kỹ năng của công ty tại vị trí Nhân viên IT vào tháng 8 năm 2020 với nhu cầu tuyển thêm là 39 ứng viên vào vị trí này với các ngôn ngữ lập trình khác nhau
Biểu đồ 3.1. Nhu cầu tuyển dụng theo kỹ năng vị trí Nhân viên IT tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI 3.3.1.2. Xây dựng chính sách tuyển dụng nhân lực
Căn cứ xây dựng chính sách tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI thì công ty luôn tuân theo những quy định tuyển dụng chung của Nhà nước (bộ luật lao động, các văn bản pháp luật khác,…). Trong đó sẽ ghi rõ những nội dung về đối tượng, phạm vị áp dụng, quy trình tuyển dụng, nguyên tắc, các cam kết và các điều khoản thi hành. Việc tuyển dụng sẽ được thống nhất và được công khai trên toàn công ty, chỉ tuyển theo nhu cầu và theo những tiêu chuẩn đã được đề ra. Các chính sách về nhân sự luôn đảm bảo điều kiện làm việc và các chế độ phúc lợi, đãi ngộ tốt nhất cho nhân viên làm tại HRI
Quy đinh về xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Căn cứ vào nhu cầu công việc, chiến lược, mục tiêu phát triển công ty, tình hình thực tiễn hoạt động kinh doanh của công ty,…mà HRI sẽ lên kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Phương pháp tuyển dụng là sơ tuyển, thi tuyển (đối với một số vị trí) và thông qua hội đồng chuyên môn để tiến hành phỏng vấn trực tiếp
Thông báo tuyển dụng: Các yêu cầu tuyển dụng của công ty trước hết sẽ được đăng tải trên website của công ty và trên các trang thông tin điện tử khác
Nguyên tắc tuyển dụng: Phải đảm bảo tính công khai, công bằng, bình đẳng Yêu cầu tuyển dụng: Các thông tin chi tiết về hồ sơ và tiêu chuẩn xét tuyển được thông báo cụ thể trên website công ty
Tiếp nhận hồ sơ: Trực tiếp hoặc online. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ứng viên sẽ được mời đến phỏng vấn. Kết quả sẽ được bộ phận nhân sự hoặc ban chuyên môn đánh giá và thông báo cho ứng viên sau khi có kết quả báo cáo tổng kết về quá trình tuyển dụng
3.3.1.3. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết
Việc hoạch định nhân lực của công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI sẽ dựa vào nhu cầu nhân lực của các phòng ban từ đó đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho các phòng ban cũng như công ty có đủ nhân lực với số lượng, chất lượng và cơ cấu phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Từ đó, vạch ra được các chiến lược nguồn nhân lực cụ thể nhằm phát huy những điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu, tận dụng các cơ hội né tránh tối đa thách thức
Tại công ty HRI, mỗi tháng thì công ty sẽ tiến hành lập bảng kế hoạch tuyển dụng chi tiết từng vị trí trong từng bộ phận, người đảm nhận công việc tuyển dụng đó là ai dựa trên việc xác định nhu cầu tuyển dụng từ trước đó
Ví dụ: Kế hoạch TDNL tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI tháng 12/2020
Bảng 3.4. Kế hoạch TDNL tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI tháng 12/2020
STT Vị trí tuyểndụng (Người)SL
Địa điểm
làm việc Yêu cầu
Ngày đăng tuyển Ngày hoàn thành 1 Chuyên viên tuyển dụng 02 Hà Nội Bản MTCV 15/11/2020 3/12/2020 2 Trưởng nhóm tuyển dụng 01 Hà Nội MTCVBản 15/11/2020 3/12/2020 3 Nhân viên hành chính-lễ tân 01 Hà Nội MTCVBản 15/11/2020 3/12/2020
4 Nhân viên IT 03 Hà Nội Bản
MTCV
15/11/2020 3/12/2020
Trên cơ sở nhu cầu tuyển dụng được xác định, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng một cách hợp lý, đảm bảo được người tài về làm việc tại công ty, đáp ứng được mục tiêu mà công ty đã đề ra. Đồng thời, công ty HRI cũng đã xác định chi phí tuyển dụng nhân sự như sau:
Về chi phí cho nhân sự phục vụ công tác tuyển dụng, công ty không đưa chi phí lương này vào bảng chi phí tuyển dụng nhân sự, vì những nhân sự này hưởng lương theo tháng, dù có kỳ tuyển dụng hay không, lương của họ vẫn cố định như vậy.
Về chi phí cơ sở vật chất cho đội ngũ tuyển dụng, từ năm 2018 khi trụ sở công ty được mở rộng tại tòa nhà ABC Tower, Công ty đã cắt giảm được hoàn toàn chi phí thuê địa điểm tuyển dụng. Bên cạnh đó, các chi phí trang bị phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước, máy lạnh, không gian làm việc, chi phí máy vi tính, máy in, điện thoại trung bình dao động từ 2 đến 3 triệu đồng, chiếm 10% đến 15% chi phí tuyển dụng nhân sự.
Chi phí truyền thông cho công tác tuyển dụng, hiện nay công ty tận dụng những nguồn đăng tin tuyển dụng miễn phí như mạng xã hội, diễn đàn, hội nhóm ngành nghề… Nhưng bên cạnh đó, Công ty cũng cung cấp chi phí khoảng 1,5 đến 2 triệu đồng cho các trang tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks, HRchannels, Careerbuilder…, và đa phần nguồn ứng viên thu phí luôn mang đến hiệu quả tìm ứng viên phù hợp tốt hơn.
Về chi phí quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng, bao gồm chi phí duy trì trang web tuyển dụng riêng của công ty, chi phí tham gia các sự kiện tuyển dụng do đơn vị khác tổ chức, chi phí tự tổ chức sự kiện tuyển dụng. Tổng các khoản chi phí này sẽ được chia đều cho tổng số đợt tuyển dụng trong năm của công ty, trung bình mỗi tháng 1 triệu đối với năm 2020.
Chi phí thuê ngoài dịch vụ tuyển dụng trung bình chiếm khoảng từ 6-8 triệu mỗi tháng cho hoạt động tuyển dụng. Mặc dù Công ty HRI là một doanh nghiệp chuyên về cung cấp nguồn nhân lực công nghệ phần mềm, nhưng ở một số dự án lớn, nhân sự công ty không đủ đáp ứng kịp tiến độ công việc, buộc ban lãnh đạo phải thuê ngoài dịch vụ tuyển dụng, chi phí này thường khá cao, chiếm khoảng 35% chi phí hoạt động tuyển dụng năm 2020.
Về chi phí liên lạc đón tiếp ứng viên, công ty HRI thường sẽ dự trù khoảng 300 đến 500 nghìn đồng mỗi tháng.
Tiếp đến là chi phí lương thử việc của ứng viên trúng tuyển. Trong giai đoạn này, ứng viên sẽ có từ 1 đến 2 tháng thử việc, lương thử việc là 25% lương cứng cùng các hỗ trợ như hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền xăng xe. Trong năm 2020 chi phí cho hoạt động này là 8 đến 9 triệu đồng trên 1 tháng chiếm khoảng 40% chi phí tuyển dụng nhân sự
Về chi phí đào tạo, huấn luyện ứng viên trúng tuyển, bao gốm chi phí cho cán bộ đào tạo, chi phí cơ sở vật chất phục vụ quá trình đào tạo. Công ty HRI không tính chi phí cho cán bộ đào tạo vào mục này bởi công ty có 1 bộ phận chuyên về đào tạo các
ứng viên và được hưởng lương cố định theo tháng. Ngoài ra chi phí về cơ sở vật chất, các huấn luyện viên và ứng viên sẽ tận dụng địa điểm tại công ty và các cơ sở vất chất có sẵn ở công ty đã được tính vào mục chi phí cho cơ sở vật chất.
Cuối cùng, chi phí phát sinh khác là các chi phí khác có thể tính chung trong 10% trên tổng chi phí của 8 mục trên, dự trù dao động 2 triệu mỗi tháng.