CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực tại công ty
Tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI, quá trình tuyển chọn nhân lực thường gồm những bước cơ bản sau
Sơ đồ 3.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Thu nhận và xử lý hồ sơ Thi tuyển
Quyết định tuyển dụng Phỏng vấn tuyển dụng
3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi đăng thông báo tuyển mộ nhân lực, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành thu nâhnj và xử lý hồ sơ của các ứng viên úng tuyển. Các ứng viên có thể gửi hồ sơ/CV trực tiếp tại trụ sở chính của công ty tại toà nhà AC, ngõ 78 Duy Tân, Hà Nội hoặc qua mail của công ty, mail của bộ phận tuyển dụng phòng nhân sự. Sau khi nhận được hồ sơ và CV ứng tuyển, phòng Hành chính nhân sự sẽ phối hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng tiến hành so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, trực tiếp sàng lọc hồ sơ các ứng viên đạt yêu cầu và việc chọn lọc hồ sơ cũng sẽ dựa trên các yêu cầu trong bản mô tả công việc về trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức kĩ năng và các thành tích nhằm loại bỏ bớt các hồ sơ không đáp ứng được các nhu cầu như đã thông báo trên tin tuyển dụng, hồ sơ bị loại có thể do không đầy đủ thông tin, hình thức và nội dung không phù hợp. Theo như quy định của công ty thi hồ sơ xin việc sẽ bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo nếu có, bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khoẻ
Theo phiếu điều tra khảo sát nhân viên tại công ty, với câu hỏi “Anh/chị đánh giá thế nào về quá trình thu thập và xử lý hồ sơ tại công ty?” thì với 35 phiếu đã thu thập em có kết quả như sau: Đơn giản, nhanh gọn, dễ thực hiện là 22 phiếu; Nhiều thủ tục, rắc rối, rườm rà là 10 phiếu; Ý kiến khác là 3 phiếu
Biểu đồ 3.4. TL (%) đánh giá quá trình thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát
Kết quả trên đã cho thấy phần lớn nhân viên đều cho rằng quá trình thu nhận và xử lý hồ sơ của công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI là đơn giản, nhanh gọn và dễ thực hiện (số phiếu chiếm 63%). Tuy nhiên, lại vẫn còn một số nhân viên tại công ty cho rằng quá trình này vẫn còn hơi rườm rà, rắc rối. Vậy nên công ty vẫn đã và đang tối giản hoá các bước trong công tác tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, giảm thiểu thời gian, chi phí đi lại cho ứng viên trong quá trình nộp hồ sơ ứng tuyển
3.3.3.2. Thi tuyển
Sau vòng loại hồ sơ, đối với những hồ sơ được chọn thì ban Tuyển dụng của công ty sẽ gửi mail đến cho các ứng viên để sắp xếp lịch phỏng vấn vào thời gian gần nhất. Ví dụ về thư mời phỏng vấn cho vị trí chuyên viên Tuyển dụng tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI được thể hiện tại Phụ lục 6
Biểu đồ 3.5. Đánh giá công tác thi tuyển tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát
Công tác thi tuyển của công ty sẽ được thực hiện theo 2 vòng như sau:
Vòng 1, kiểm tra điều kiện dự tuyển tại Phiếu đăng ký dự tuyển theo yêu cầu của
vị trí việc làm cần tuyển, nếu đáp ứng đủ và vẫn có nhu cầu ứng tuyển vào công ty thì người dự tuyển sẽ được tham dự vòng 2
Vòng 2, thi chuyên môn nghiệp vụ ngành. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm và yêu
cầu của vị trí việc làm cẩn tuyển, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng sẽ quyết định một trong ba hình thức thi là : Phỏng vấn; Thực hành; Thi viết. Nội dung thi sẽ kiểm tra kiến thức, kỹ năng hoạt động nghề nghiệp của người dự tuyển theo yêu cầu của vị trí cần tuyển. Thời gian thi đối với hình thức phỏng vấn sẽ là 30 phút; thời gian thi thực hành thì sẽ căn cứ vào tính chất, đặc điểm nghề nghiệp của vị trí việc làm cần tuyển mà người đứng đầu bộ phận sẽ quyết định
Về nội dung bài thi tuyển thì do các phòng ban chuyên môn liên quan của công ty lập đề thi, đáp án các mức điểm. Kết cấu đề thi phải đảm bảo kiến thức nghiệp vụ chuyên môn 70% và kinh nghiệm thực tiễn là 30%. Theo kết quả của biểu đồ trên thì chỉ có 2.86% ứng viên không hài lòng với nội dung bài thi tuyển và đặc biệt có đến 42.86% ứng viên rất hài lòng. Tuy nhiên lí do vẫn còn số lượng % nhỏ ứng viên không hài lòng với nội dung bài thi vì do bài thi vẫn chưa đánh giá được hết khả năng, năng lực chuyên môn của ứng viên. Vì do thời gian thực tập tại vị trí Thực tập sinh Tuyển
dụng IT quá ngắn cùng với đó là vấn đề bảo mật và HRI muốn đánh giá ứng viên một cách khách quan nhất nên nội dung bài thi tuyển sẽ không được công khai tới toàn thể các nhân viên trong công ty mà chỉ Ban lãnh đạo, Trưởng bộ phận/đơn vị yêu cầu tuyển dụng và Ban tuyển dụng mới họp bàn và quyết định nội dung bài thi tuyển
Về đội ngũ đánh giá thì đa số ứng viên khá hài lòng khi tỷ lệ chiếm đến 51.43%. Điều đó có thể thấy rằng công ty rất khắt khe trong quá trình tuyển chọn nhân lực bởi đội ngũ đánh gía thi tuyển không chỉ phải có chuyên môn nghiệp vụ mà còn cần có kinh nghiệm và kiến thức trong vị trí mà công ty đang tuyển
Vì muốn giữ được hình ảnh và uy tín trên thị trường lao động cũng như giữ hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên nên HRI luôn đầu tư vào cơ sở vật chất tại địa điểm thi tuyển, công ty luôn tạo môi trường tốt nhất và thoải mái nhất dành cho các ứng viên đến công ty tham gia thi tuyển. Chính vì vậy, cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị của công ty được đánh giá rất cao, tỷ lệ rất hài lòng chiếm đến 65.71%
3.3.3.3. Phỏng vấn tuyển dụng
Sau vòng chọn lọc hồ sơ và thi tuyển, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành gọi thông báo hoặc gửi mail hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên. Thời gian gọi phỉa chậm nhất 3 ngày trước khi phỏng vấn, trong quá trình gọi thông báo lịch phỏng vấn, công ty phải thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian buồi phỏng vấn.
Thành phần phỏng vấn của công ty thường bao gồm: Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng, chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan, Ban giám đốc công ty (nếu cần), Trưởng phòng hành chính nhân sự cán bộ (nếu cần). Hội đồng phỏng vấn do Giám đốc công ty quyết định thành lập.
Bảng 3.6. Hội đồng phỏng vấn các vị trí tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI STT Vị trí tuyển dụng Số vòng phỏng vấn Thành phần hội đồng phỏng vấn 1 Nhân viên IT (tất cả
các ngôn ngữ lập trình) 2 Chị Vũ Thị Dung – trưởng ban tuyển dụngAnh Đỗ Cao Long – trưởng nhóm IT Anh Bùi Văn Đức – Chuyên gia phần mềm
Chị Nguyễn Phương Linh – chuyên viên tuyển dụng
2 Chuyên viên tuyển
dụng 1 Chị Trần Thị Hồng – Giám đốc nhân sựChị Mạc Thu Trang – trưởng ban nhân sự
Chị Nguyễn Phương Linh – chuyên viên tuyển dụng
3 Chuyên viên C&B 1 Chị Vũ Thị Dung – trưởng ban tuyển dụng Chị Đỗ Phương Linh – chuyên viên C&B
4 Nhân viên hành chính
lễ tân 1 Chị Nguyễn Phương Linh – chuyên viên tuyển dụngChị Nguyễn Thảo – nhân viên hành chính
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Ở vòng phỏng vấn chuyên sâu, Hội đồng phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi liên quan đến chuyên môn. Trong quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn của công ty
luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng, và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Thông qua quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty. Từ đó có thể chọn ra được những người có thiện chí, làm việc nhiệt tình và phù hợp với công việc của công ty. Nội dung các câu hỏi thường đặt ra khi phỏng vấn sẽ là: Bạn đã từng làm ở vị trí, công việc tương
đương chưa? Tại sao bạn lại ứng tuyển vị trí này? Bạn hiểu công việc này cần làm những gì? Bạn có những kỹ năng gì để bổ trợ cho công việc không?,v…v…
Vì là đại diện hình ảnh của công ty, là người lựa chọn, sàng lọc ứng viên, giới thiệu và theo dõi ứng viên trong suốt quá trình làm việc, đồng nghĩa với đó thì cán bộ tham gia phỏng vấn phải biết tìm kiếm, chọn lọc những ứng cử viên thật sự tài năng để giúp công ty phát triển. Nên những cán bộ nhân viên tham gia buổi phỏng vấn của HRI đều là những người phải có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, biết quan sát và đánh giá ứng viên một cách công tâm và chính xác nhất. Để có được đội ngũ nhân viên xuất sắc thì việc chọn lựa ban tuyển dụng cũng rất được công ty ưu tiên
Bảng 3.7. Thông tin các CBCNV phỏng vấn tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
STT Họ và tên Vị trí công việc Trình độ Kinh nghiệm làm việc 1 Trần Thị Hồng Giám đốc nhân sự Cao học 6 năm kinh nghiệm trong vị
trí tương đương
2 Mạc Thu
Trang
Trưởng ban nhân sự
Đại học 6 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương
3 Vũ Thị Dung Trưởng ban tuyển dụng
Đại học 5 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương
4 Nguyễn
Phương Linh
Chuyên viên tuyển dụng
Đại học 4 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương
5 Đỗ Cao Long Trưởng nhóm IT Đại học 7 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Tại vòng phỏng vấn này các mục tiêu xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và ngườ sử dụng lao động, xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với yêu cầu công việc của công ty hay không. Trong quá trình phỏng ván, người phỏng vấn sẽ quan sát thái độ, khả năng giao tiếp, khí chất của ứng viên và đặt ra những câu hỏi cho ứng viên. Nội dung của những câu hỏi sẽ xoay quanh việc kiểm chứng các thông tin cá nhân, tìm hiểu về thông tin khác của bản thân mà ứng viên chưa đề cập đến trong hồ sơ, các thông tin về công việc cũ và mong muốn công việc mới. Kết quả của mỗi thành viên sẽ được tổng hợp lại từ bảng đánh giá phỏng ván ứng viên của hội đồng và sẽ chọn ra ứng viên tốt nhất cho từng chức danh
STT Họ và tên
Vị trí ứng tuyển
Tiêu chí đánh giá (theo thang điểm 1-5) Tổng điểm Nhận xét Kiến thức Kinh nghiệm Kỹ năng chuyên môn Thái độ Diện mạo, tác phong 1 2 3 …
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên tại công ty được cho là khá minh bạch và khoa học. Những tiêu chuẩn cơ bản của công ty đưa ra khá đầy đủ và cần thiết. Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế là trong bảng đánh giá là có xây dựng từng vị trí dự tuyển khác nhau, nhưng các tiêu chí cho điểm mỗi vị trí dự tuyển này lại giống nhau. Công ty chưa đưa ra được tiêu chuẩn cụ thể nào cho từng vị trí dự tuyển
Sau vòng phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng của công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI sẽ họp bàn lại để đưa ra những ý kiến, nhận xét về quá trình phỏng vấn của ứng viên, những điểm mạnh, điểm yếu của họ, xem họ có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của công ty không để có thể đưa ra được kết luận cuối cùng là ứng viên đó có trúng tuyển hay không trúng tuyển
Tác giả đã tiến hành điều tra khảo sát 40 nhân viên đang làm việc tại công ty và thu về được 35 phiếu để đánh giá về nội dung câu hỏi phỏng vấn với câu hỏi “Theo anh/chị thì nội dung câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đưa ra trong quá trình thiên về điều gì?” và “Đánh giá của anh/chị về chất lượng câu hỏi phỏng vấn?” và thu về được kết quả như sau :
Biểu đồ 3.6. TL (%) đánh giá nội dung câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát
Từ bảng khảo sát trên, có thể thấy được đa phần ứng viên đều cho rằng nội dung câu hỏi phỏng vấn tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI đang khá thiên nhiều về kiến thức chuyên môn (43%) mà chưa có sự xen kẽ nhiều giữa kiến thức chuyên môn và kiến thức xã hội
Biểu đồ 3.5. TL (%) đánh giá chất lượng câu hỏi phỏng vấn
Số đông nhân viên được hỏi đều cho rằng chất lượng câu hỏi phỏng vấn tại công ty HRI khá tốt (chiếm 60%). Tuy nhiên vẫn còn một số nhân viên cho rằng chất lượng câu hỏi phỏng vấn mới chỉ ở mức trung bình nên công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI cần xem xét lại bộ câu hỏi phỏng vấn để chất lượng câu hỏi tốt hơn
3.3.3.4. Về quyết định tuyển dụng
Sau bước phỏng vấn, hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc và phòng Hành chính nâhn sự đã làm quyết định bổ nhiệm, điều chuyển hoặc thăng chức cho từng trường hợp, sau mỗi đợt tuyển chọn, bổ nhiệm, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp hồ sơ, lập báo cáo về quá trình tuyển dụng gửi lên Ban lãnh đạo và các bộ phận có liên quan. Thời gian trả kết quả sau vòng tuyển chọn cuối là phỏng vấn sẽ được gửi qua mail ứng viên chậm chất là 1 tuần. Dưới đây là kết quả khảo sát nhân viên của công ty về thời gian ứng viên nhận được kết quả phỏng vấn và tiếp nhận vào công ty
Biểu đồ 3.8. Thời gian nhận được kết quả phỏng vấn tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI
Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát
Nhìn vào số liệu trên ta có thể thấy được bộ phận Hành chính nhân sự của công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI rất có trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều đó được chứng minh qua việc có 88.57% ứng viên đều đồng ý rằng kết quả phỏng vấn sẽ được nhận chậm nhất là 1 tuần và chỉ có số ít % là nhận sau 1 tuần
Tại HRI thì kết quả phỏng vấn cho dù đỗ hay trượt thì bộ phận Tuyển dụng cũng đều sẽ báo lại với mỗi ứng viên qua mail cá nhân của họ. Nếu đỗ ứng viên sẽ được nhận Thư mời nhận việc (Offer Letter), nếu không qua thì sẽ nhận được Thư cảm ơn
Đối với vị trí ứng tuyển là các cấp lãnh đạo, quy trình tuyển chọn tại công ty Cổ phần Nhân lực Quốc tế HRI được đánh giá là khá đơn giản, ngắn gọn và khá hiệu quả. Bởi lẽ nguồn ứng tuyển ở vị trí này đa phần là nguồn nội bộ, nên về mặt bản chất thì đây là một quá trình luân chuyển, bổ nhiệm hoặc thăng chức cho cán bộ nên không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm hiểu về lý lịch hay quá trình làm việc của ứng viên. Ưu điểm của việc chọn nguồn nội bộ là ứng viên đã được làm việc công ty, am