3.2. Tình hình quảnlý dự án đầu tƣ công trình đê điề uở huyện Lộc Hà
3.2.4. Quảnlý thanh, quyết toán vốn đầu tƣ của dự án
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án đƣợc hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Dựa trên khối lƣợng công việc cụ thể và tình hình thực tế theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật của dự án, Ban quản lý dự án ƣớc tính chi phí của dự án, lập dự thảo ngân sách, các khoản mục chi phí từ đó lập kế hoạch huy động và kế hoạch sử dụng vốn đầu tƣ.
Công tác quản lý chi phí dự án đƣợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án, và trong mỗi giai đoạn cụ thể quản lý chi phí lại có vai trò khác nhau và đƣợc thực hiện khác nhau. Cụ thể nhƣ sau:
- Giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án:
Ban quản lý dự án có trách nhiệm đôn đốc và phối hợp với các đơn vị tƣ vấn lập tổng mức đầu tƣ xây dựng công trình, dự toán xây dựng công trình, định mức và giá xây dựng.
Tổng mức đầu tƣ xây dựng công trình là chi phí dự tính của toàn dự án, bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí đền bù GPMB, tái định cƣ, các chi phí khác (chi phí QLDA, chi phí tƣ vấn đầu tƣ xây dựng, chi phí bảo hiểm công trình, chi phí thẩm tra quyết toán…) và chi phí dự phòng.
Tổng mức đầu tƣ sau khi lập phải đƣợc Phòng Tài Chính tổ chức thẩm định trình UBND huyện Lộc Hà phê duyệt, nếu UBND tỉnh ra quyết định đầu tƣ thì phải Sở Tài chính thẩm định (Theo Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014 và Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 thì Sở Xây dựng và Sở quản lý chuyên ngành chủ trì thẩm định, Sở Kế hoạch và đầu tƣ tổng hợp trình cấp quyết định đầu tƣ phê duyệt). Căn cứ vào tổng mức đầu tƣ, Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lập kế hoạch và quản lý nguồn vốn để thực hiện đầu tƣ xây dựng công trình.
Dự toán xây dựng công trình đƣợc xác định theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ để Ban quản lý dự án quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng công trình. Dự toán công trình đƣợc lập căn cứ trên cơ sở khối lƣợng các công việc
xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí tính theo tỉ lệ phần trăm cần thiết để thực hiện khối lƣợng, nhiệm vụ công việc đó. Nội dung dự toán công trình bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng. Dự toán công trình sau khi lập phải đƣợc Phòng tài chính huyện tiến hành thẩm tra và phê duyệt.
Trên cơ sở kế hoạch đấu thầu đƣợc phê duyệt, Ban quản lý dự án thực hiện các thủ tục lựa chọn nhà thầu lập dự án. Sau khi hoàn thành công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn đƣợc nhà thầu theo quy định và các bên tham gia đã kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng, Ban quản lý dự án có trách nhiệm đàm phán và ký kết đồng với nhà thầu trúng thầu.
- Giai đoạn thực hiện dự án:
Sau khi hợp đồng xây dựng đã đƣợc ký kết, kết thúc mỗi giai đoạn thực hiện dự án, nhà thầu có trách nhiệm nộp Hồ sơ thanh toán cho Ban quản lý dự án. Nội dung Hồ sơ thanh toán bao gồm: Biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của các bên liên quan là đại diện nhà thầu, Ban quản lý dự án và tƣ vấn giám sát; bản xác nhận khối lƣợng tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của các bên liên quan; bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lƣợng công việc đã đƣợc xác nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng; đề nghị thanh toán của nhà thầu.
Sau khi nhận đƣợc hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ, Ban quản lý dự án có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục và tiến hành thanh toán trong thời hạn quy định cho nhà thầu căn cứ trên cơ sở mức vốn bố trí cho công trình.
Trong toàn bộ quá trình quản lý chi phí dự án, cán bộ Ban quản lý dự án có trách nhiệm theo dõi, cập nhật thƣờng xuyên biến động về giá cả trên thị trƣờng để tiến hành điều chỉnh dự toán công trình và giá xây dựng của dự án khi cần thiết. Trong trƣờng hợp có phát sinh chi phí hoặc có biến động về giá cả quá lớn, Ban quản lý dự án có trách nhiệm báo cáo với UBND huyện để xin chủ trƣơng điều chỉnh của cấp quyết định đầu tƣ.
Là giai đoạn đƣa dự án vào khai thác sử dụng, quyết toán công trình và bảo hành công trình. Căn cứ hồ sơ quyết toán của từng gói thầu, Ban quản lý có trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành; tùy từng loại dự án, Ban quản lý dự án phải lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành trƣớc khi tổng hợp trình cơ quan thẩm định, trình cấp quyết định đầu tƣ phê duyệt.
Đơn vị thi công có trách nhiệm bảo hành công trình theo quy định. Giá trị tiền bảo hành công trình phải tuân thủ theo hợp đồng đã ký và các quy định khác có liên quan. Hình thức bảo hành công trình có thể bằng tiền mặt, bảo lãnh ngân hàng hoặc bảo lãnh bởi một tổ chức tín dụng nào đó. Ban quản lý dự án có trách nhiệm chuyển số tiền trên vào tài khoản tạm giữ để quản lý theo quy định.
Trong quá trình quản lý chi phí và thanh, quyết toán công trình vẫn còn xảy ra các sai sót trong công tác nghiệm thu khối lƣợng, quản lý đơn giá, định mức làm tăng giá trị dự toán công trình. Công tác lập, trình phê duyệt Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành còn chậm, dẫn đến quyết toán dự án chậm theo quy định tại Thông tƣ 19/2011/TT-BTC (nay là Thông tƣ 09/2016/TT-BTC).
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Đối với Ban quản lý dự án: Công tác quản lý, kiểm soát khối lƣợng, đơn giá vật tƣ còn thiếu sót do một số cán bộ Ban quản lý dự án còn trẻ, năng lực kinh nghiệm quản lý còn hạn chế. Không chủ động đôn đốc các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ lập quyết toán nên dẫn đến dự án quyết toán chậm.
+ Đối với nhà thầu thi công và nhà thầu tƣ vấn giám sát: Trình độ, năng lực hạn chế, chƣa chủ động trong việc phân công cán bộ thực hiện lập hồ sơ quyết toán theo đúng thời gian quy định.
- Nguyên nhân khách quan:
Do nguồn vốn bố trí cho công trình chƣa kịp thời, nhà thầu thi công không xuất hóa đơn đầu ra theo khối lƣợng nghiệm thu thanh toán nên hồ sơ quyết toán thiếu chứng từ cần thiết theo quy định, không đủ điều kiện trình quyết toán.