Bảng 3.6 : Bảng khấu hao tài sản của công ty TNHH phát triển Hương Việt
3.2.3. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình tài chính của công ty TNHH
tắc được thực hiện theo thông tư 138/2010/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2010 của BTC về việc hướng dẫn trích lập quỹ quỹ phúc lợi, khen thưởng của công ty nhà nước có điều kiện đặc thù. Cụ thể Công ty được trích hai quỹ tối đa từ 2 đến 3 tháng lương của bản thân, tuỳ theo tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước. Nguồn để bổ sung các quỹ phúc lợi, khen thưởng được lấy từ lợi nhuận trích lập quỹ đầu tư phát triển của công ty và phần lợi nhuận chia theo vốn nhà nước. Vậy nên trong những năm qua việc bổ sung nguồn vốn KD, bổ sung quỹ đầu tư phát triển của Công ty TNHH phát triển Hương Việt hình thành từ lợi nhuận để lại là không đáng kể.
3.2.3. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình tài chính của công ty TNHH phát triển Hương Việt phát triển Hương Việt
3.2.3.1. Kiểm tra giám sát về chi phí
Kiểm soát chi phí KD trong DN nhằm mục tiêu tất cả chi phí để được ghi nhận và ghi nhận đầy đủ theo chế độ kế toán. Các nghiệp vụ chi phí phát sinh được phòng kế toán xử lý cộng dồn và hạch toán phải chính xác để phản ánh rõ được hoạt động tài chính của Công ty. Thông qua hoạt động kiểm soát chi
phí có thể giúp những nhà quản lý tìm được những giải pháp phù hợp để giảm các khoản mục chi phí của Công ty, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.
-Nhìn vào bảng chi phí của công ty ở trên ta có thể thấy rằng một phần nào đó công ty đã nắm rất rõ những chi phí nào là chi phí cần thiết nhất để chi ra hiệu quả công việc. Đối với công ty chi phí đào tạo là chi phí hàng đầu mà công ty đặt ra. Bởi vì chỉ có đầu tư vào chất xám thì mới tạo ra được những sản phẩm thông minh, hữu ích phục vụ công tác xã hội.
-Chi phí tiền lương: Công ty cũng chú trọng đến thu nhập của nhân viên, quan tâm đến đời sống của mọi người trong công ty.
3.2.3.2. Kiểm tra giám sát về doanh thu và các khoản thu nhập khác
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền từ tất cả các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như bán sản phẩm, hàng hóa.
Kiểm soát doanh thu trong công ty nhằm đảm bảo các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ bán hàng của công ty đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lệ như hóa đơn chứng từ, phiếu thu, bảng kê hàng hóa, quyết định cử công tác, dự trù ….
- Kiểm tra các điều kiện ghi nhận doanh thu của DN.
- DN chuyển giao phần lớn rủi và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua hàng.
- Doanh thu của DN được xác định là tương đối chắc chắn.
- Công ty phải xác định được sẽ thu được các lợi ích kinh tế như lợi nhuận từ việc bán hàng.
- Phải xác định được chi phí liên quan đến các giao dịch bán hàng như vận chuyển, công tác phí, tiếp khách….
Thu nhập khác là các khoản doanh thu ngoài hoạt động SXKD của DN như:
- Nhượng bán tài sản cố định và thanh lý các tài sản cố định đã không còn giá trị sử dụng tại công ty. Các tài sản này tuy giá trị thu hồi thấp nhưng nó cũng là một phần thu nhập, về phần này cần có quy trình thanh lý đầy đủ gồm có: Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, cơ sở đánh giá chênh lệch tài sản, Biên bản họp hội đồng đánh giá …
- Các khoản phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng cũng thu lại được vào chi phí khác. Trường hợp này là các khách hàng đã vi phạm điều khoản hợp đồng sẽ được tính phạt theo phần trăm giá trị hợp đồng đã ký.
- Các khoản thuế được ngân sách nhà nước hoàn lại Công ty do nộp quá. Công ty cũng nên kiểm soát phần này, cần có hồ sơ theo dõi các khoản nợ phải trả không xác định được chủ, các chứng từ gốc các khoản tiền thưởng của khách hàng không liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ …
3.2.3.3. Kiểm tra giám sát vốn bằng tiền và việc thực hiện nghĩa vụ thuế
Công tác kiểm tra giám sát vốn bằng tiền bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Hàng tuần, và cuối mỗi kỳ kế toán cần tiến hành định kỳ:
+ Đối chiếu giữa biên bản kiểm kê quỹ với sổ quỹ của thủ quỹ, sổ chi tiết và sổ cái của kế toán tiền mặt để đảm bảo số dư và đã được trình bày trên bảng cân đối kế toán là đúng và hợp lý.
+ Đọc sổ quỹ và phát hiện những nghiệp vụ bất thường. Tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo việc trình bày là đúng là hợp lý và phù hợp.
Kế toán tiền gửi ngân hàng lập bảng đối chiếu số dư ngân hàng: Kiểm tra cộng dồn, xem xét các khoản bất thường (có giá trị lớn) . Kế toán ngân hàng thường xuyên đối chiếu số dư trên sổ chi tiết với sổ cái và sổ phụ ngân hàng vào ngày kết thúc kỳ báo cáo tài chính. Thường xuyên kiểm tra sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của hai tháng bất kỳ, hay đối chiếu toàn bộ với sổ phụ ngân hàng để xem xét các khoản bất thường và xác định lại các khoản thu
khoản chi. Tính chính xác và hợp lệ của các khoản thu chi phát sinh đồng thời đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của kế toán trưởng hay những người có thẩm quyền quyết định.
- Thường xuyên xem xét khoản tiền đang chuyển: Kế toán ngân hàng, đối chiếu với sổ tiền gửi ngân hàng, phiếu chuyển tiền ngân hàng về ngày, tháng, số tiền, nội dung. Và tìm hiểu nguyên nhân, lý do có những bất thường đó…
Hàng tháng, hàng quý, hàng năm căn cứ vào bảng kê khai nộp thuế của DN. Thông báo nộp thuế, các chứng từ gốc… để kế toán thuế xác định các khoản thuế phải nộp và đã nộp của DN.
- Kế toán thuế thường xuyên kiểm tra sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản về thuế để xác định tính khớp đúng, hợp lệ các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp. Số dư cuối kỳ so với bảng cân đối kế toán để từ đó kịp thời xử lý.
3.2.3.4 Kiểm soát các khoản đầu tư ngắn hạn và hàng tồn kho
Đầu tư là một công cụ quan trọng để bảo vệ tiền của DN trong khi cho phép tiền được hưởng lãi suất. Đầu tư ngắn hạn của công ty thường là các khoản đầu tư mà kéo dài trong 1 năm hoặc ít hơn.
Định kỳ hàng tuần và cuối mỗi kỳ kế toán, Kế toán nên tiến hành đọc sổ cái tài khoản đầu tư ngắn hạn để phát hiện ra những nghiệp vụ bất thường để tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc nhằm đảm bảo việc trình bày là đúng và phù hợp.
- Kiểm tra quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của DN nhằm thu được các lợi ích kinh tế của hoạt động đầu tư.
- Chọn các nghiệp vụ trước ngày kết thúc một kỳ báo cáo và các nghiệp vụ sau ngày báo cáo để kiểm tra những thủ tục phân chia kỳ báo cáo là đúng đắn và phù hợp nhất.
- Cần xem xét lại các khoản trích lập dự phòng đầu tư ngắn hạn theo đúng quy định.
Cuối kỳ kế toán nên tiến hành kiểm tra sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản hàng tồn kho để sớm phát hiện nghiệp vụ bất thường. Tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo việc trình bày là đúng và phù hợp. Kiểm tra phương pháp tính giá có thống nhất và có phù hợp hay không.
- Kiểm tra công tác kiểm kê định kỳ, xử lý triệt để chênh lệch thừa thiếu. Xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý, định mức dự trữ tồn kho có hợp lý không.
3.2.3.5 Kiểm soát các khoản đầu tư dài hạn và các khoản phải trả
Định kỳ 6 tháng và mỗi kỳ kế toán năm nên tiến hành:
-Đối chiếu số dư chi tiết các khoản đầu tư dài hạn với chứng từ gốc đảm bảo là khớp đúng kịp thời phát hiện những điều bất thường.
-Nên tiến hành đối chiếu chi tiết số phát sinh các khoản đầu tư dài hạn, xem có khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày tháng số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền, của khách hàng, kiểm tra các khoản đầu tư dài hạn phù hợp với quy định nhà nước.
-Tiến hành kiểm tra chi tiết từng khoản đầu tư theo từng đối tượng cụ thể, phương thức đầu tư, thời hạn, và khả năng sinh lời của các khoản đầu tư đó.
-Kiểm tra các khoản nợ phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ như: nợ tiền vay, nợ phải trả cho người bán, trả cho công nhân viên và các khoản phải trả khác.
3.2.3.6. Kiểm soát tiền lương
Hàng tháng, hàng quý, hàng năm doanh nghiệp nên đối chiếu chi tiết các khoản trích và phân bổ tiền lương, các chế độ khác của người lao động, đối chiếu với quy chế quản lý và phân phối tiền lương của DN.
- Kiểm tra công tác thanh toán tiền lương, các chế độ khác của người lao động đối chiếu với quy chế quản lý phân phối của Doanh nghiệp xem có gì sai lệch, bất thường hay không.
- Đối chiếu tiền lương với khối lượng công việc thực hiện, và chất lượng sản phẩm tạo ra để đánh giá chính xác được sự cống hiến của mình cho doanh nghiệp.
- Nên đọc sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan để phát hiện nghiệp vụ bất thường và tiến hành kiểm tra đối chiếu chúng với chứng gốc để đảm bảo việc trình bày là đúng và phù hợp nhất theo quy định.
3.2.3.7. Kiểm tra kiểm soát các khoản phải thu, vốn và các trích lập quỹ
Nhà quản lý hàng tháng, hàng quý, hàng năm tiến hành rà soát các khoản phải thu theo yêu cầu. Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán, từng khoản nợ. Xem xét việc tổ chức đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thu hồi, số còn nợ, có văn bản xác nhận đối chiếu công nợ của khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu số GTGT đầu vào cho các loại vật tư, thiết bị dùng cho hoạt SXKD đã được khấu trừ.
- Xem xét đánh giá các khoản nợ quá hạn, để lập kinh phí dự phòng các khoản phải thu khó đòi, việc phân bổ kinh phí dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Thường xuyên đọc sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan để phát hiện nghiệp vụ bất thường, tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng gốc để đảm bảo việc trình bày là đúng và phù hợp
- Đối chiếu các khoản phát sinh như vốn, trích lập các quỹ phù hợp với điều lệ hoạt động công ty và các quy định của nhà nước.
- Thường xuyên kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trên sổ cái hoặc sổ chi tiết để đối chiếu khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày tháng số tiền.