3.1.4 .Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
3.2. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
3.2.2. Quá trình triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
Quá trình xây dựng, áp dụng và đánh giá cấp chứng nhận đƣợc thực hiện từ tháng 3 năm 2015 đến hết tháng 6 năm 2006 với 04 giai đoạn và các bƣớc cụ thể nhƣ sau:
GIAI ĐOẠN 1. LẬP KẾ HOẠCH
Bước 1: Cam kết của lãnh đạo
Cam kết của lãnh đạo cao nhất của công ty là điều kiện quan trọng nhất hay là điều kiện tiên quyết để có thể xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng có hiệu quả.
Cam kết của lãnh đạo thể hiện ở các điểm sau đây:
- Hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9000
- Kiên định về chủ trƣơng xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, chỉ đạo và tổ chức thực hiện chủ trƣơng đó.
- Đề ra chính sách và mục tiêu chất lƣợng. - Đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết.
- Chỉ định ngƣời đại diện lãnh đạo để tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Thực hiện việc định kỳ xem xét kế hoạch.
Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo
Ban chỉ đạo là bộ phận giúp lãnh đạo điều hành toàn bộ quá trình tổ chức xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 trong Công ty. Ban chỉ đạo gồm Đại diện lãnh đạo là Phó Giám đốc Công ty và một số thành viên là trƣởng hay phó các đơn vị liên quan. Ban chỉ đạo do Đại diện lãnh đạo phụ trách.
Bước 3: Đào tạo
Để triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 có kết quả, Ban chỉ đạo ISO đã tiến hành tuyên truyền, phổ biến cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nắm vững ý nghĩa mục đích của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng cũng nhƣ cách thức thực hiện và vai trò trách nhiệm của mỗi ngƣời trong hệ thống đó. Đồng thời, Công ty cũng đã tổ chức 01 khóa đào tạo về mục đích, ý nghĩa và tiến trình xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng cho toàn thể cán bộ, nhân viên liên quan trong công ty.
Bước 4: Đánh giá thực trạng
Ban chỉ đạo ISO phối hợp với các chuyên gia tƣ vấn của đơn vị tƣ vấn tiến hành đánh giá khảo sát thực trạng toàn bộ các hoạt động của Công ty và tiến so sánh với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 nhằm tìm ra những khiếm khuyết cần bổ sung và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết.
- Xác định đƣợc các quá trình chính trong tổ chức (các hoạt động của công ty, đầu vào và đầu ra của các hoạt động, khách hàng chính của Công ty,..)
- So sánh hiện trạng với các yêu cầu của ISO 9001:2001 trong hoạt động sản
xuất, dịch vụ (cái gì có và cái gì chưa có, cái gì đạt và cái gì chưa đạt yêu cầu).
- Phân tích, đánh giá những vấn đề hiện trạng không đáp ứng yêu cầu và dự tính chủ trƣơng, biện pháp giải quyết.
Trong bƣớc này công ty đã tiến hành lấy ý kiến đóng góp của các phòng, các đơn vị truyền tải có liên quan. Toàn bộ tài liệu thu đƣợc thông qua việc đánh giá thực trạng đƣợc sử dụng để đƣa vào hệ thống.
Bước 5: Lập kế hoạch thực hiện
Trên cơ sở đánh giá thực trạng, dƣới sự hỗ trợ của các chuyên gia tƣ vấn, Công ty đã tiến hành lập kế hoạch thực hiện nhằm đảm bảo về mặt tiến độ thực hiện bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
- Mục tiêu và phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lƣợng. - Những văn bản cần đƣợc xây dựng.
- Những yêu cầu về đào tạo, nguồn lực và các vấn đề lãnh đạo cần xem xét, quyết định.
- Thời gian và tiến độ thực hiện.
GIAI ĐOẠN 2. BIÊN SOẠN VÀ PHỔ BIẾN CÁC TÀI LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG
Bước 1: Biên soạn tài liệu
Công ty đã tiến hành thành lập tổ soạn thảo văn bản, gọi tắt là tổ ISO. Tổ ISO đã phối hợp với các chuyên gia tƣ vấn tiến hành xây dựng, dự thảo hệ thống tài liệu của Công ty.
Bước 2: Phố biến tài liệu
Sau khi hệ thống văn bản đƣợc hoàn thiện, Ban chỉ đạo ISO đã tiến hành phổ biến tài liệu cho các phòng, đơn vị, cá nhân có liên quan trong công ty sau đó tiếp nhận các ý kiến đóng góp từ các phòng, đơn vị, cá nhân và tiến hành xem xét điều chỉnh và hoàn thiện toàn bộ hệ thống tài liệu.
GIAI ĐOẠN 3. THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG
Bước 1: Công bố và áp dụng HTQLCL
Sau khi hệ thống tài liệu đƣợc hoàn thiện, Ban chỉ đạo ISO đã tiến hành công bố ban hành hệ thống tài liệu và quyết định triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo đúng các văn bản đã xây dựng và phổ biến.
Bước 2: Đánh giá nội bộ
Sau 3 tháng thực hiện, Công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng có phù hợp và có hiệu quả hay không. Sau khi đánh giá nội bộ, lãnh đạo công ty đã tổ chức xem xét tình trạng của hệ thống quản lý chất lƣợng và thực hiện các hành động khắc phục những điểm không phù hợp đƣợc phát hiện sau đánh giá.
GIAI ĐOẠN 4: CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG Sau đợt đánh giá nội bộ, Công ty tiến hành lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert để đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty
Quá trình chứng nhận đƣợc tiến hành qua một số bƣớc sau:
Bước 1: Đánh giá sơ bộ
Sau khi đƣợc Ban Giám đốc phê duyệt việc lựa chọn đơn vị cấp chứng nhận. Ban chỉ đạo ISO đã gửi yêu cầu lên tổ chức chứng nhận xin đƣợc tiến hành đánh giá sơ bộ. Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lƣu ý khác đƣợc phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ, các chuyên gia đánh giá thông báo, ghi nhận lại trong báo cáo đánh giá và Công ty tiến hành khắc phục. Sau khi khắc phục xong những điểm không phù hợp, công ty tiếp tục chuẩn bị cho công tác đánh giá chính thức.
Mục đích của đợt đánh giá sơ bộ này là nhằm xem thử hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty đã sẵn sàng cho việc đánh giá chính thức hay chƣa.
Bước 2: Đánh giá chính thức
Sau khi Tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert xem xét thấy hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty đã sẵn sàng. Quacert đã gửi kế hoạch và tiến hành đánh giá chính thức. Quá trình đánh giá chính thức đƣợc tiến hành trong vòng 02 tuần và đƣợc thực hiện trên cả hệ thống văn bản và việc áp dụng hệ thống quản lý trong thực tế:
Việc đánh giá hệ thống văn bản nhằm xem xét sự phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yếu tố của tiêu chuẩn ISO 9000 tƣơng ứng. Nếu tổ chức chứng nhận thấy hệ thống chất lƣợng dạng văn bản có những sai sót lớn thì sẽ yêu cầu tổ chức đƣợc đánh giá bổ sung, sửa chữa để đảm bảo rằng hệ thống này phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000.
Việc đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng trong thực tế là xem xét một cách hệ thống, nhằm xác định xem các yếu tố của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc áp dụng có hiệu lực hay không, mọi quy định có đƣợc tuân thủ hay không. Khi kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đánh giá sẽ thông báo kết quả. Nếu trong khi đánh giá phát hiện thấy những điều không phù hợp nặng thì tổ chức cần có biện pháp khắc phục để thỏa mãn mọi yêu cầu chứng nhận trong một thời gian xác định.
Bước 3: Quyết định chứng nhận
Tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert đã tiến hành xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2001 và Công ty đã tiến hành thực hiện các hành động khắc phục và thỏa mãn các yêu cầu quy định.
Với các kết quả đạt đƣợc, tháng 6 năm 2006, Tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert đã chấp nhận và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty Truyền tải Điện 1 phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2001 với:
Phạm vi áp dụng hệ thống chất lƣợng của Công ty:
- Đối với sản phẩm:
+ Quản lý vận hành lƣới truyền tải điện; Kinh doanh điện năng. + Sửa chữa đƣờng dây và thiết bị điện trong lƣới điện.
+ Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện sau sửa chữa và sau lắp đặt. + Quản lý đầu tƣ và xây dựng các công trình điện.
- Đối với các Phòng, Đội, Phân xưởng: Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng cho toàn bộ các phòng chức năng của Công ty, Đội vận tải, Xƣởng thí nghiệm, Xƣởng sửa chữa thiết bị điện và Truyền tải điện Thanh Hoá.
Điểm loại trừ:
- Bản chất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Truyền tải điện 1 là truyền tải điện năng từ các nhà máy sản xuất điện đến các Công ty phân phối điện trên lƣới truyền tải 220KV đến 500KV trong phạm vi Miền Bắc, quản lý các công trình đầu tƣ xây dựng theo thiết kế đã đƣợc phê duyệt, sửa chữa, hiệu chỉnh các thiết bị điện theo tiêu chuẩn và các thông số kỹ thuật, qui định…, nên Công ty không thực hiện yêu cầu về thiết kế và phát triển (mục 7.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2001).
- Công ty không có các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ mà tại đó kết quả đầu ra không thể kiểm tra bằng việc theo dõi và đo lƣờng. Do đó, Công ty không có hoạt động cho việc xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ (mục 7.5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2001)..
- Công ty không sử dụng tài sản của khách hàng cung cấp trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh, do đó Công ty không áp dụng qui định về quản lý tài sản của khách hàng (mục 7.5.4 của tiêu chuẩn ISO 9001:2001).
Bước 4: Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
Giấy chứng nhận này có giá trị trong 03 năm và hàng năm tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert sẽ tiến hành đánh giá định kỳ 06 tháng/01 lần.
Hàng năm, tổ chức chứng nhận Quacert đã tiến hành đánh giá giám sát hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 của Công ty và hỗ trợ công ty trong công tác duy trì, cải tiến hệ thống.