3.1.4 .Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
4.2. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu
tiêu chuẩn ISO 9001:2001 tại Công ty Truyền tải điện 1
4.2.1. Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 tại Công ty 9001:2001 tại Công ty
Trong bối cảnh phát triển chung của ngành điện lực và phƣơng hƣớng phát triển Công ty Truyền tải Điện 1 đến năm 2020, thì việc hoàn thiện hệ thống quản lý
chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 tại Công ty Truyền tải Điện 1 là hết sức cần thiết. Đặc biệt, từ kết quả đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng tại công ty và kết quả điều tra khảo sát có thể thấy, hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty vẫn còn có các mặt hạn chế ảnh hƣởng tới quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống của công ty, cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, cam kết từ phía lãnh đạo chƣa thực sự mạnh mẽ:
- Ban lãnh đạo chƣa thực sự tin tƣởng vào hiệu quả mà HTQLCL ISO có thể mang lại cho công ty thể hiện qua việc mặc dù ban lãnh đạo đã có sự phân công cho cá nhân hoặc bộ phận chuyên phụ trách về duy trì và không ngừng cải tiến nâng cao chất lƣợng nhƣng không thƣờng kiểm tra hoạt động và công việc của cá nhân/bộ phận này.
- Lãnh đạo chƣa tuyệt đối tuân thủ quy trình, năng động giải quyết công việc theo ý muốn chủ quan nhƣng không có cơ sở kiểm soát hay ghi lại các hành động này; hoặc việc không tuân thủ quy trình có diễn ra nhƣng lãnh đạo không kỷ luật nghiêm khắc, không quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận vi phạm.
Thứ hai, tính hiệu lực của hệ thống tài liệu chƣa cao:
- Công tác soạn thảo tài liệu chủ yếu do các thành viên nhóm đảm bảo chất lƣợng thực hiện mà chƣa có sự tham gia một cách tích cực của các phòng, ban chuyên trách;
- Sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng trong việc xây dựng các quy trình còn hạn chế;
- Nhận thức của các thành viên tham gia về yêu cầu tiêu chuẩn chƣa đầy đủ, dẫn tới tình trạng soạn thảo tài liệu một cách sơ sài, lấy lệ cho xong;
- Công tác lập và lƣu giữ hồ sơ chất lƣợng dự án ở một số đơn vị thực hiện còn chƣa đầy đủ, chƣa đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
Thứ 3, chất lƣợng nguồn lực, nhận thức và trình độ của ngƣời lao động, cán bộ trực tiếp tham gia vào việc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng chƣa cao:
- Nhân lực biến động thƣờng xuyên gây ảnh hƣởng đến HTQLCL. Số lƣợng lao động thời vụ đƣợc sử dụng ngày càng tăng dẫn đến việc tập huấn, đào tạo cho
lao động mới tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí. Bên cạnh đó, việc định kỳ đánh giá nội bộ cũng gặp nhiều trở ngại do đơn vị thiếu những chuyên gia đánh giá nội bộ do sự biến động về nhân sự. Không thể cử nhân viên mới thực hiện công việc đánh giá nội bộ vì không đúng yêu cầu của cơ quan chứng nhận chất lƣợng do chƣa qua quá trình đào tạo dành cho các chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Công tác đào tạo nội bộ còn mang tính tự phát, việc xác định nội dung cần đào tạo chủ yếu dựa vào cảm tính hay nhu cầu nhất thời chứ chƣa hoạch định đƣợc nhu cầu nhân lực cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, nếu công tác đào tạo nhận thức về hệ thống cho nhân viên mới không đƣợc tổ chức kịp thời sẽ làm ảnh hƣởng đến mức độ tuân thủ đối với HTQLCL. Mặt khác, công tác đánh giá kết quả các hoạt động đào tạo chƣa đƣợc triển khai triệt để nhằm đƣa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động này.
- Quá trình trao đổi thông tin nội bộ không hiệu quả. Một số cán bộ, nhân viên của ban điều hành công trƣờng và các đơn vị thi công không có những thông tin cần thiết, không hiểu rõ về HTQLCL dẫn đến việc họ không nhìn thấy ý nghĩa của việc tuân thủ thực hiện theo quy trình này dẫn tới việc thực hiện trở nên miễn cƣỡng và phiền phức.
- Việc khắc phục sự phàn nàn của khách hàng, khắc phục các lỗi sai trong quá trình thi công xây lắp cũng nhƣ hoạt động phòng ngừa đã đƣợc các đơn vị thực hiện, tuy nhiên việc ghi chép vào các biểu mẫu của quy trình và lƣu trữ hồ sơ còn chƣa thực hiện đúng và đầy đủ. Thậm chí một số đơn vị đã linh hoạt trong việc giải quyết các phát sinh theo yêu cầu của khách hàng nhƣng không thể hiện đƣợc đầy đủ bằng chứng chứng minh cho sự phù hợp của các hành động này.
- Công tác theo dõi - đo lƣờng - cải tiến hệ thống chƣa đƣợc triển khai triệt để. Nhận thức về sự cải tiến thƣờng xuyên của các thành viên trong tổ chức chƣa đúng nên các hành động khắc phục - phòng ngừa đƣợc thực hiện một cách chung chung, các chƣơng trình cải tiến không thực hiện triệt để, đồng bộ và duy trì thƣờng xuyên. Nguồn lực triển khai cho HTQLCL còn hạn chế nên chƣa xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu thống kê quan trọng, đặc biệt là các chỉ tiêu thống kê liên quan đến sản
phẩm không phù hợp và chi phí phát sinh tại các bộ phận. Nhân viên chƣa đƣợc hƣớng dẫn, đào tạo cách sử dụng các công cụ thống kê.
Với những mặt hạn chế trên, hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 đƣợc áp dụng tại công ty nếu không tiến hành cải tiến, hoàn thiện, thì đến thời điểm đánh giá giám sát của tổ chức đánh giá độc lập bên ngoài sẽ phát hiện hệ thống có quá nhiều điểm không phù hợp và việc duy trì hệ thống sẽ không đảm bảo thậm chí giấy chứng nhận ISO 9001:2001 có thể bị thu hồi.
4.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 9001:2001
Thứ nhất, việc hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng phải tuân thủ các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2001.
Thứ hai, việc hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng phải tuân thủ tám nguyên tắc quản lý chất lƣợng. Các nguyên tắc này là hƣớng vào khách hàng, sự lãnh đạo, sự tham gia của mọi ngƣời, tiếp cận theo quá trình, quản lý có hệ thống, cải tiến liên tục, quyết định dựa trên sự kiện và tạo mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng.
Thứ ba, việc hoàn thiện phải đƣợc thực hiện đồng bộ trong toàn Công ty. Việc áp dụng đồng bộ giúp công ty thấy rõ đƣợc hiệu quả của việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng. Ngoài ra, các công đoạn trong chu trình tạo sản phẩm của công ty đƣợc kiểm soát theo quá trình, tức là không thể hoàn thiện một khâu đầu vào mà lại không hoàn thiện các khâu còn lại của quá trình tạo sản phẩm.
Thứ tư, việc hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng phải phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của công ty. Nguyên tắc này đòi hỏi các quá trình khi hoàn thiện phải dựa vào hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty, sự phù hợp về con ngƣời, trình độ và kinh nghiệm làm việc của cán bộ, công nhân viên.
Thứ năm, khi hoàn thiện hệ thống cần thực hiện theo đúng quy trình, không vội vàng, tránh gây sự xáo trộn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời các đơn vị trong công ty có thể dễ dàng tiếp nhận những thay đổi, cải tiến khi hoàn thiện.