3.1.4 .Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
3.2. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
3.2.3. Hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty
3.2.3.1. Tổng quan
- Hệ thống quản lý chất lƣợng tại Công ty đƣợc mô tả nhƣ hình 3.2. Các hoạt
động áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng của Công ty bao gồm:
- Xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lƣợng và việc áp
dụng nhận biết quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lƣợng và áp dụng chúng trong công ty.
Hình 3.3 - Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 tại Công ty Truyền tải điện 1
(Nguồn: Sổ tay chất lượng - Văn phòng Công ty Truyền tải Điện 1)
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO
QUẢN LÝ NGUỒN LỰC Đo lƣờng, phân tích và cải
tiến K H Á C H H À N G K H Á C H H À N G Hƣớng vào khách hàng Chính sách chất lƣợng Hoạch định hệ thống quản lý chất lƣợng Trách nhiệm, quyền hạn & trao đổi thông tin Xem xét của lãnh đạo Nguồn nhân lực Cơ sở hạ tầng Môi trƣờng làm việc
Theo dõi và đo lƣờng
(Thỏa mãn khách hàng, đánh giá nội bộ, quá trình, sản phẩm không phù hợp)
Cải tiến (hoạt động khắc phục và phòng ngừa) Phân tích số liệu TẠO SẢN PHẨM Xem xét hợp đồng Mua sản phẩm, dịch vụ Kiểm soát quá trình sản
xuất Lƣu kho
Giao hàng
Quản lý thiết bị đo
CẢI TIẾN LIÊN TỤC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG
- Xác định trình tự và mối tƣơng tác của các quá trình này.
- Xác định các chuẩn mực và phƣơng pháp cần thiết để đảm bảo việc tác
nghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực.
- Đảm bảo sự sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động
tác nghiệp và theo dõi các quá trình này.
- Đo lƣờng, theo dõi và phân tích các quá trình này.
- Thực hiện các hành động cần thiết để đạt đƣợc kết quả dự định và cải tiến
liên tục các quá trình này.
3.2.3.2. Yêu cầu về tài liệu
Tổng quan hệ thống tài liệu
Cấu trúc Hệ thống tài liệu quản lý chất lƣợng nhƣ sau:
Hình 3.4 - Cấu trúc hệ thống tài liệu quản lý chất lƣợng tại Công ty Truyền tải Điện 1
(Nguồn : Sổ tay chất lượng - Văn phòng Công ty Truyền tải Điện 1)
- Sổ tay chất lƣợng: Mô tả Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị của công ty. Sổ tay chất lƣợng cũng nêu lên các phƣơng pháp mà công ty đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2001.
- Thủ tục: Mô tả cách thức tiến hành các quá trình hoạt động của công ty. - Qui định: Mô tả cách thực hiện một công việc cụ thể tại một công đoạn cụ thể của các quá trình chính của công ty.
- Biểu mẫu: Là các mẫu in sẵn để sử dụng trong quá trình thực hiện các công việc. Sổ tay chất lƣợng
Thủ tục Qui định
Sổ tay chất lượng
Công ty lập và duy trì Sổ tay chất lƣợng bằng văn bản trong đó bao gồm:
- Phạm vi của hệ thống quản lý chất lƣợng, bao gồm cả các nội dung chi tiết
và lý giải về các ngoại lệ.
- Viện dẫn đến các Thủ tục, Qui định của hệ thống.
- Mô tả sự tƣơng tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lƣợng.
Kiểm soát tài liệu
Công ty thiết lập và duy trì một thủ tục bằng văn bản để kiểm soát toàn bộ các tài liệu của hệ thống chất lƣợng. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm kiểm soát hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001. Sự kiểm soát bao gồm việc viết, trình bày, phê duyệt, sửa đổi, thay thế và phân phát tài liệu của hệ thống quản lý chất lƣợng nhằm đảm bảo:
- Tài liệu đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền trƣớc khi sử dụng.
- Tài liệu đƣợc phân phát đến ngƣời thích hợp có mục đích thích hợp và đƣợc
sử dụng hiệu quả.
- Tài liệu đƣợc kiểm soát việc sửa đổi, cập nhật nhằm ngăn chặn việc sử dụng
các tài liệu đã lỗi thời.
Đối với tài liệu bên ngoài, trách nhiệm kiểm soát thuộc về các đơn vị trong công ty. Các đơn vị có tài liệu bên ngoài có trách nhiệm lập danh mục, đánh mã số, lƣu trữ, bảo quản và yêu cầu Đại diện lãnh đạo cập nhật hệ thống khi cần thiết.
Kiểm soát hồ sơ
Công ty thiết lập và duy trì một thủ tục bằng văn bản nhằm kiểm soát hồ sơ phát sinh trong quá trình thực hiện theo hệ thống quản lý chất lƣợng. Thủ tục này ghi rõ phƣơng pháp cho việc nhận biết, lƣu giữ, bảo vệ, truy tìm, thời hạn lƣu giữ của các loại hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lƣợng. Tất cả các đơn vị phòng ban có trách nhiệm thực hiện Thủ tục này.
3.2.3.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo
Cam kết của lãnh đạo
Giám đốc Công ty cam kết thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2001. Cam kết này đƣợc chứng minh bằng các hoạt động dƣới đây:
- Ban hành chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng.
- Thực hiện xem xét của lãnh đạo để đảm bảo hệ thống quản lý chất lƣợng
đƣợc thực hiện một cách có hiệu lực và hiệu quả.
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết.
Hướng vào khách hàng
Công ty cam kết cải tiến liên tục để cung cấp sản phẩm và dịch vụ ngày một tốt hơn nhằm đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Điều này đƣợc chứng minh bởi sự nỗ lực của tất cả các cán bộ, nhân viên, các phòng ban, đơn vị trong công ty, đã cùng nhau đặt vấn đề chất lƣợng lên hàng đầu trong mọi hoạt động.
Công ty mong đợi những kiến nghị, góp ý, đề xuất, đánh giá từ phía khách hàng. Đó là cơ sở nền tảng giúp công ty trong việc cải thiện chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ.
Chính sách chất lượng
Giám đốc công ty cam kết đề ra chính sách chất lƣợng và công bố đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Chính sách chất lƣợng đƣợc xây dựng phù hợp với phƣơng hƣớng phát triển chung của Công ty, thể hiện rõ cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm yêu cầu mọi cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty thấu hiểu và duy trì việc thực hiện.
Hộp 3.1 - Chính sách chất lƣợng của Công ty Truyền tải Điện 1
(Nguồn : Chính sách chất lượng - Văn phòng Công ty Truyền tải Điện 1) 3.3.2.4. Mục tiêu chất lượng và hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Mục tiêu chất lượng
Mục tiêu chất lƣợng đƣợc Ban lãnh đạo xây dựng hàng năm để thực hiện chính sách chất lƣợng. Mục tiêu chất lƣợng đƣợc xây dựng phù hợp với mục đích chung của Công ty, đƣợc lƣợng hoá và nhất quán với chính sách chất lƣợng. Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch triển khai chi tiết việc thực hiện mục tiêu đến từng đơn vị (theo mục 5.4.2).
Trƣởng các đơn vị căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch thực hiện của công ty sẽ xây dựng mục tiêu riêng của đơn vị mình, lập kế hoạch thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện theo từng thời kỳ (theo mục 5.4.2).
CHÍNH SÁCH CHẤT LƢỢNG
Đảm bảo cho lƣới truyền tải điện Quốc gia vận hành an toàn, liên tục, đúng qui trình, qui phạm, kinh tế và đảm bảo chất lƣợng điện năng là nhiệm vụ chính trị và cũng là chính sách chất lƣợng của Công ty truyền tải điện 1.
Mỗi cán bộ công nhân viên của công ty truyền tải điện 1 quyết tâm thực hiện tốt chính sách chất lƣợng bằng các hành động cụ thể sau:
-Chấp hành nghiêm chỉnh các qui trình qui phạm của ngành, các chính
sách và pháp luật của Đảng và nhà nƣớc.
-Không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nhận và
hoàn thành mọi nhiệm vụ đƣợc giao với chất lƣợng cao nhất.
-Áp dụng, duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001.
Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều là một mắt xích trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng. Hãy mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng và đồng nghiệp của mình!
Nếu mục tiêu không thực hiện đƣợc, Đại diện lãnh đạo phối hợp với trƣởng các đơnvị thực hiện việc phân tích, đề ra biện pháp theo qui trình hoạt độngkhắc phục phòng ngừa và cải tiến theo TT850-01.
Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Giám đốc đảm bảo hoạch định hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc tiến hành thông qua việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý, thƣờng xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng nhƣ mục tiêu chất lƣợng.
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc duy trì khi hoạch định và thực hiện các thay đổi về hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Các quá trình của hệ thống quản lý chất lƣợng cần bổ xung thay đổi.
- Các nguồn lực cần thiết, bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.
- Việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lƣợng.
Việc hoạch định chất lƣợng đƣợc thẻ hiện qua bản Kế hoạch chất lƣợng bao gồm các nội dung sau:
- Những công việc phải làm.
- Trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể.
- Thời hạn hoàn thành.
- Kết quả thực hiện.
Biểu mẫu kế hoạch chất lượng được thực hiện theo phụ lục số 1 của cuốn STCL này
3.2.3.5. Trách nhiệm, quyền hạn và sự trao đổi thông tin
Trách nhiệm và quyền hạn Sơ đồ tổ chức công ty
Xem hình 3.1 Mô hình tổ chức và cơ cấu của công ty.
Trách nhiệm quyền hạn của Ban giám đốc và các phòng
Xem nội dung trách nhiệm quyền hạn theo mô hình tổ chức và cơ cấu của công ty.
Để thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng một cách hiệu quả, Công ty thiết lập và duy trì các tài liệu để mô tả rõ ràng các vị trí công việc và trách nhiệm. Dựa trên các bản mô tả công việc và trách nhiệm các nhân viên sẽ hiểu và hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Đại diện lãnh đạo
a. Chức năng: Là đại diện của lãnh đạo trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng
b. Nhiệm vụ:
- Có trách nhiệm thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng
trong toàn công ty.
- Có trách nhiệm báo cáo tới lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ
thống quản lý chất lƣợng và các đề xuất cải tiến Hệ thống.
- Đảm bảo tuyên truyền tới mọi cán bộ công nhân viên nhận thức đƣợc tầm quan
trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng cũng nhƣ Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Chịu trách nhiệm điều phối viên đối với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề
có liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng.
Trao đổi thông tin nội bộ
Công ty thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo các thông tin
đƣợc truyền đạt có hiệu quả trong công ty.
1) Thông tin truyền miệng: Loại hình thông tin này đƣợc thực hiện thông qua
nói trực tiếp hoặc thông qua điện thoại và đƣợc sử dụng để truyền thông tin: Giữa cấp hơn tới cấp dƣới trực tiếp hoặc ngƣợc lại. Hoặc giữa các cấp tƣơng đƣơng.
2) Thông tin điện tử: các thông tin mang tính chất trao đổi có thể đƣợc thực
hiện thông qua mạng máy tính. Nếu thông tin không quan trọng nó cũng đƣợc coi là các thông tin chính thức.
3) Thông tin chính thức: Thông tin chính thức đƣợc thực hiện thông qua dạng
văn bản.
- Văn bản đƣợc gửi thông qua các cuộc họp, phân phát trực tiếp hoặc thông
Xem xét của lãnh đạo
Ban lãnh đạo có trách nhiệm thực hiện việc xem xét của lãnh đạo hàng năm nhằm đảm bảo:
- Hệ thống quản lý chất lƣợng luôn luôn đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
- Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc thực hiện có hiệu lực và hiệu quả.
- Hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với các yêu cầu của công ty và tiêu
chuẩn ISO 9001:2001.
3.2.3.6. Quản lý nguồn lực
Tổng quan
Để tạo điều kiện tốt cho việc nâng cao hơn sự thỏa mãn khách hàng, Giám đốc công ty cam kết cung cấp đầy đủ các nguồn lực nhƣ con ngƣời, cơ sở hạ tầng, môi trƣờng làm việc.
Nguồn nhân lực
- Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo có trách nhiệm xác định các vị trí có ảnh hƣởng tới chất lƣợng, tập hợp các nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch và tiến hành các hoạt động đào tạo nhằm đảm bảo những vị trí có ảnh hƣởng tới chất lƣợng có đủ khả năng thực hiện hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
- Trƣởng các đơn vị có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị mình quản lý chuyển cho Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo, đánh giá lại hiệu lực công tác đào tạo đối với nhân viên đƣợc đào tạo theo định kỳ.
- Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo lƣu toàn bộ hồ sơ đào tạo của các cá nhân có ảnh hƣởng tới chất lƣợng liên quan đến kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, học vấn.
Cơ sở hạ tầng
Giám đốc cam kết cung cấp đầy đủ và duy trì cơ sở hạ tầng đảm bảo quá trình sản xuất nhƣ:
- Trụ sở tiện nghi và phù hợp.
- Dây chuyền sản xuất đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng.
- Các thiết bị văn phòng và phƣơng tiện truyền thông tiện nghi, thuận lợi cho
- Các phòng kỹ thuật có trách nhiệm duy trì hoạt động an toàn, liên tục của lƣới truyền tải điện thông qua lập kế hoạch và bảo dƣỡng định kỳ hàng năm. Lập hồ sơ, qui trình vận hành và sửa chữa cho từng thiết bị chính có ảnh hƣởng tới chất lƣợng và đƣợc cập nhật kịp thời sau khi bảo dƣỡng hoặc sửa chữa.
Môi trƣờng làm việc
Với dây chuyền tổ chức sản xuất phù hợp với quá trình sản xuất, công ty đảm bảo cung cấp môi trƣờng làm việc tốt cả về tâm lý và vật lý để đạt đƣợc sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm và đáp ứng yêu cầu khách hàng. Các qui định về an toàn lao động đƣợc Giám đốc cam kết việc thực hiện theo đúng qui định của các cơ quan có thẩm quyền.
3.2.3.7. Tạo sản phẩm
Hoạch định tạo sản phẩm
Công ty lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết để cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Hoạch định việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đảm bảo tính nhất quán với các yêu cầu của các quá trình của hệ thống quản lý chất lƣợng.
Trong quá trình hoạch định, Công ty xác định các vấn đề sau:
- Các mục tiêu chất lƣợng và các yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ đƣợc thể hiện rõ trong các kế hoạch tƣơng ứng.
- Các quy trình, tài liệu, hƣớng dẫn cần thiết cho hoạt động sản xuất.
- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
- Các hoạt động kiểm tra, giám sát, theo dõi cần thiết đối với hệ thống.
- Lƣu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu.
3.2.3.8. Quá trình liên quan đến khách hàng
Tổng quan
Đáp ứng yêu cầu khách hàng là công việc quan trọng nhất, do đó Công ty thiết lập và duy trì một thủ tục bằng văn bản để thực hiện và lập thành văn bản việc xem xét hợp đồng để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Trƣớc khi nhận một hợp đồng hay một đơn đặt hàng, phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm thu thập và xác nhận các yêu cầu của khách hàng đồng thời phối hợp