1.3. Những vấn đề cơ bản về công tác phát triển nguồn nhân lực của Doanh nghiệp
1.3.2. Những yêu cầu, trình tự xây dựng và thực hiện công tác phát triển nguồn
doanh nghiệp cần và huy động đƣợc trong một thời kỳ xác định cho việc triển khai và hoàn thành những nhiệm vụ trƣớc mắt và lâu dài của doanh nghiệp. Nhân lực của doanh nghiệp còn gần nghĩa với sức mạnh của lực lƣợng lao động; sức mạnh đội ngũ lao động; sức mạnh của đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức của doanh nghiệp tại một thời gian nhất định. Sức mạnh đó là sức mạnh hợp thành từ sức mạnh của những ngƣời lao động, sức mạnh hợp thành từ khả năng lao động của từng ngƣời lao động. Khả năng lao động của một con ngƣời là khả năng đảm nhiệm, thực hiện, hoàn thành công việc bao gồm các nhóm yếu tố: Sức khoẻ (nhân trắc, độ lớn và mức độ dai sức ...), trình độ (kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm), tâm lý, mức độ cố gắng, nghị lực ... Trong kinh tế thị trƣờng không cần có biên chế, nhân lực của doanh nghiệp là sức mạnh hợp thành các loại khả năng lao động của những ngƣời giao kết, hợp đồng làm việc cho doanh nghiệp. Cơ cấu lao động đó phù hợp với nhu cầu đến đâu, đồng bộ từ khâu đảm bảo việc làm, đảm bảo tài chính, đảm bảo công nghệ, đảm bảo vật tƣ, lo tổ chức sản xuất của doanh nghiệp nhằm khai thác cao nhất tiềm năng lao động.
Những yếu tố nêu trên đƣợc cho thấy rằng công tác phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Đó là những quan điểm, phƣơng hƣớng, mục tiêu, chính sách và các giải pháp lớn về sự phát triển và sử dụng nguồn nhân lực trong từng thời kỳ nhất định của doanh nghiệp.
1.3.2. Những yêu cầu, trình tự xây dựng và thực hiện công tác phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhân lực của doanh nghiệp
Trong kinh tế thị trƣờng doanh nghiệp hoạt động là vận dụng các nguồn lực giành giật với các đối thủ các yếu tố đầu vào, phần nhu cầu thị trƣờng, lợi nhuận, các lợi ích từ hoạt động kinh doanh nhằm thoả mãn nhu cầu tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tiến hành một loạt các hoạt động một cách khoa học nhất. Công việc nào cũng do con ngƣời đảm nhiệm, hoạt động nào của doanh nghiệp cũng do con ngƣời tiến hành. Đánh giá chất lƣợng nhân lực của doanh nghiệp bằng cách: đo lƣờng theo các tiêu chuẩn - so với mức chuẩn của từng tiêu chuẩn - đƣa ra mức độ đạt chuẩn.
Trong thực tế, việc thay đổi, nâng cao chất lƣợng nhân lực là điều tất yếu. Vì vậy muốn sự thay đổi đó có hiệu quả phải làm rõ đƣợc nâng từ bao nhiêu lên bao nhiêu và nâng bằng cách nào. Nhƣ vậy, cần thiết phải đánh giá đƣợc thực trạng đội ngũ nhân lực hiện tại của doanh nghiệp mình. Muốn đánh giá phải theo một phƣơng pháp cụ thể. Theo GS.TS Đỗ Văn Phức, một phƣơng pháp đánh giá chỉ thu đƣợc kết quả có sức thuyết phục khi:
- Các tiêu chí đƣợc thiết lập xuất phát từ bản chất và bao quát hiện tƣợng. - Chất lƣợng dữ liệu đảm bảo. Nếu là số liệu thống kê thì phải là số liệu thật. Nếu là dữ liệu điều tra, khảo sát thì phải đảm bảo mẫu (đối tƣợng điều tra và quy mô hợp lý, hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể, xử lý kết quả một cách khoa học)
- Chuẩn so sánh thực sự là chuẩn hoặc tạm coi là chuẩn.
Một số chỉ tiêu đƣa ra nhằm đánh giá chất lƣợng nhân lực trên cơ sở sử dụng phối hợp kết quả đánh giá theo số liệu thống kê với kết quả đánh giá theo số liệu điều tra, khảo sát; phối hợp các kết quả đánh giá về mặt chất lƣợng đƣợc đào tạo, kết quả khảo sát đánh giá chất lƣợng công tác và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trình tự xây dựng công tác phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Công tác phát triển nguồn nhân lực là tổng hợp các mục tiêu về chính sách và phát triển nguồn nhân lực, là sản phẩm hoạt động của chủ thể quản lý doanh nghiệp về các vấn đề về nhân lực. Công tác về nhân lực cũng nhƣ các quyết định khác của quản lý khi áp dụng vào thực tế chỉ có tác dụng tích cực, có hiệu quả cao khi nó đảm bảo chất lƣợng (đáp ứng các yêu cầu nêu trên) và đƣợc tổ chức thực thi
tốt. Chất lƣợng của chính sách nhân lực cao hay thấp phụ thuộc rất lớn vào trình độ, mức độ tuân thủ quy trình, trình độ những ngƣời làm chính sách, còn lại chủ yếu vào chất lƣợng của các cơ sở, căn cứ - những gì chúng ta sử dụng để suy tính, cân nhắc lựa chọn trong quá trình hoạch định chính sách nhân lực.
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần đƣợc thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lƣợc và chính sách kinh doanh. Quá trình hoạch định thƣờng đƣợc thực hiện thông qua các bƣớc sau:
Hình 1.1. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực
(Nguồn:Trần Kim Dung, 2006)
- Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc cho doanh nghiệp. - Phân tích thực trạng công tác nhân lực trong doanh nghiệp.
- Dự báo khối lƣợng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch trung và dài hạn) hoặc xác định khối lƣợng công việc (đối với các mục tiêu ngắn hạn).
Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lƣợc Dự báo/ Phân tích công việc Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực Dự báo/ Xác định nhu cầu nhân lực Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh Kế hoạch/ Chƣơng trình Chính sách Thực hiện –Thu hút – Đào tạo &
phát triển – Trả công & kích thích – Quan hệ lao động Kiểm tra đánh giá tình hình thực tế
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch trung và dài hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lự (đối với các mục tiêu ngắn hạn).
- Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
- Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tƣ liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Mục đích của phân tích công việc là để trả lời cho những câu hỏi: Nhân viên thực hiện những công việc gì? Khi nào công việc đƣợc hoàn tất? Công việc đƣợc thực hiện ở đâu? Nhân viên thực hiện công việc đó nhƣ thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó? Để thực hiện những công việc đó cần phải có những tiêu chuẩn gì?
Khi phân tích công việc ngƣời quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các công việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hƣớng quản lý và biết những ngƣời nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm đƣợc công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng của mình với ngƣời lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Nhân viên cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm và hiểu đƣợc các nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp xây dựng và đƣa vào thực hiện chƣơng trình phân tích công việc thì sự thực hiện công việc của ngƣời lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Bởi khi phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã đƣợc thể hiện trên bảng phân tích nên mỗi ngƣời đều hiểu rõ các công việc của mình và của những ngƣời khác, đồng thời cũng nắm bắt rõ thời gian cần thiết để thực hiện công việc, đây cũng là một trong những cơ sở để xây dựng kế hoạch và phân chia thời gian,
lịch công tác, đồng thời cũng là căn cứ đánh giá hiệu quả công việc và sắp xếp các mức lƣơng thƣởng cho nhân viên.
Từ đó, sẽ giúp ngƣời lao động ý thức đƣợc nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xen trong thực hiện công việc, mỗi ngƣời đều có công việc của riêng mình đồng thời cũng có trách nhiệm với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình.
Bên cạnh đó, phân tích công việc có ảnh hƣởng nhất định tới chất lƣợng và công tác phát triển nguồn nhân lực nhƣ sau:
* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực
Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực. Hoạt động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết quả của phân tích công việc, công ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu lao động, mỗi công việc sẽ cần lao động nhƣ thế nào, phân bổ cán bộ nhƣ thế đã hợp lý chƣa,…từ đó các cán bộ nhân sự đƣa ra kế hoạch nhân sự hợp lý nhƣ đào tạo, bố trí lại ngƣời bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hoá nhân lực trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện đƣợc kế hoạch hoá nhân lực tốt thì tất yếu cần một chƣơng trình phân tích công việc hoàn thiện.
* Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự
Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển dụng vì hai bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Hiện nay hầu hết các công ty khi đăng mục thông báo tuyển ngƣời đều soạn thảo ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy ra từ bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển. Xuyên suốt quá trình tuyển chọn, các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này nhƣ là căn cứ để soạn thảo ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọn đƣợc ngƣời phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm. Hai bản kết quả của phân tích công việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng đƣợc thực hiện dễ hơn do cán bộ tuyển dụng đã xác định
đƣợc rõ ràng họ cần gì ở ngƣời ứng viên, luôn đứng ở phía chủ động trong quá trình tìm kiếm và có cái nhìn sáng suốt trong tuyển chọn lao động.
Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc và những yêu cầu của công việc đó đối với ngƣời thực hiện công việc. Vì vậy khi có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm đƣợc những ngƣời phù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện công việc của ngƣời đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng thời giúp cho ngƣời lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình. Đó thực chất chính là công tác bố trí lao động. Nhƣ vậy phân tích công việc là một công cụ hữu hiệu để bố trí lao động hợp lý, phù hợp vơí ngƣời lao động và doanh nghiệp.
* Nội dung của phân tích công việc
Phân tích công việc có nội dụng nhƣ sau:
- Những ngƣời quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những ngƣời cán bộ quản lý bộ phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến công tác phân tích công việc.
- Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập đƣợc, sau đó tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với ngƣời thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Xây dựng Bản mô tả công việc:
Ngƣời phân tích công việc viết bản mô tả công việc để giải thích về trách nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể với những nội dung chính sau:
- Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc nhƣ tên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số ngƣời lãnh đạo dƣới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng quát về bất cứ một công việc nào mà không chỉ ngƣời trong lĩnh vực chuyên môn mới có thể hiểu đƣợc.
- Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: các vấn đề này sẽ đƣợc trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả rõ xem ngƣời lao động phải làm gì, làm nhƣ thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao.
- Các điều kiện làm việc là các yếu tố thuộc môi trƣờng lao động trong đó công việc đƣợc thực hiện, tác động đến nhƣ các điều kiện về môi trƣờng vật chất, thời gian làm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thƣờng tuân theo các quy định của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật….
Xây dựng Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
Trong bản này ngƣời phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trƣng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối với từng công việc cụ thể.
Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối với ngƣời lao động về các vấn đề thuộc về riêng tƣ nhƣ giới tính, dân tộc, tôn giáo,…và các yêu cầu đó cũng không đƣợc quá cao mà lại không cần thiết.
Xây dựng Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc quy định trong bản mô tả công việc.
Các tiêu chuẩn này có thể đƣợc xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể đƣợc xây dựng bằng các chỉ tiêu định lƣợng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ thƣờng đƣợc xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.
- Sau khi đã viết đƣợc ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thì công việc tiếp theo là việc đƣa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự.
- Song hành với việc đƣa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lƣu trữ và cập nhật thƣờng xuyên các văn bản này.
Dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện ở từng công việc doanh nghiệp sẽ nhận định xem liệu các nhân viên làm các công việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc chƣa, còn thiếu những yếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có kế hoạch thực hiện các chƣơng trình đào tạo khác nhau nhƣ: