1.3. Quản lý dự án đầu tƣ xây dựng
1.3.4. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng
Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án (lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án) để dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như: quản lý kế hoạch, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, đấu thầu, rủi ro… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án. Quản lý dự án ĐTXD có nhiều nội dung cần phải bàn, tuy nhiên luận văn chỉ tập chung vào việc phân tích những nội dung quản lý có ảnh hưởng rõ nét nhất khi nghiên cứu thực tế tại Chi nhánh phát triển quỹ đất Sóc Sơn, bao gồm:
1.3.4.1. Quản lý tiến độ của dự án
Quản lý tiến độ dự án (hay Quản lý thời gian dự án) là việc phải xây dựng một bản tiến độ khả thi, sau đó tiến hành kiểm soát để đảm bảo rằng tiến độ này được tuân thủ.Quá trình quản lý này bao gồm công việc:
- Lập kế hoạch tiến độ: Kế hoạch tiến độ thực hiện dự án là bản kế hoạch bao gồm các bước: xác định các công việc, sắp xếp trình tự thực hiện các công việc, ước lượng thời gian thực hiện từng công việc và xây dựng tiến độ của dự án.
- Tổ chức thực hiện: Căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công công trình rõ ràng và cụ thể được lập nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm được nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch làm việc của mình và trên cơ sở đó có thể theo dõi, kiểm soát, điều chỉnh tình hình tiến độ thực hiện công việc thực tế ngoài công trường để đảm bảo dự án, công trình được hoàn thành đúng thời hạn.
- Theo dõi, kiểm soát, quản lý tiến độ:
+ Theo dõi tiến độ: thu thập, ghi nhận và báo cáo thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc thực hiện tiến độ dự án mà các bên hữu quan quan tâm, nhằm cung cấp cho tất cả các thành viên quan tâm đến dự án nguồn thông tin thường xuyên, liên tục và định kì để kiểm soát tiến độ dự án một cách hữu hiệu.
+ Kiểm soát tiến độ: sử dụng thông tin do giám sát thu thập được để điều chỉnh tình hình thực hiện phù hợp với kế hoạch đề ra.
+ Quản lý tiến độ: nhằm mục đích kiểm tra kết quả công việc, các điều kiện, các yêu cầu để biết tiến độ đã thay đổi để từ đó kịp thời đưa ra hành động điều chỉnh phù hợp.
Quản lý tiến độ dự án là hoạt động quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thiết kế, thời gian dự kiến trên cơ sở các biện pháp thi công tuân thủ quy trình kỹ thuật và các tiêu chuẩn hiện hành, trong phạm vi tổng mức đầu tư được duyệt.
Công trình xây dựng trước khi triển khai phải có tiến độ thi công xây dựng. Tiến độ thi công xây dựng công trình do nhà thầu lập phải phù hợp với tiến độ tổng thể của dự án được chủ đầu tư chấp thuận. Chủ đầu tư quản lý tiến độ dự án suốt chu trình dự án, trong đó giai đoạn thực hiện dự án có khối lượng nhiều nhất và chịu tác động bởi các nhân tố khách quan khó lường trước như điều kiện địa chất, thời tiết…Vì thế điều chỉnh kế hoạch tiến độ một giai đoạn mà không ảnh hưỏng đến tiến độ chung dự án là một năng lực của chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư.
1.3.4.2. Quản lý chi phí và vốn của dự án
* Quản lý chi phí của dự án ĐTXD: liên quan đến công tác dự toán chi phí các nguồn lực trong đó có nhân lực, trang thiết bị, nguyên liệu, công tác phí và các chi tiết hỗ trợ khác. Sau đó các nội dung chi phí được cấp ngân sách dự toán và được giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án sẽ chi tiêu trong ngân sách dự kiến đó. Quy trình quản lý chi phí dự án bao gồm có:
- Lập kế hoạch quản lý chi phí: là việc thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, chi tiêu và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý chi phí như thế nào trong suốt dự án.
- Ước lượng chi phí: tính toán lượng tiền cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Quy trình này nhằm xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc dự án.
- Xác định ngân sách dự án: cộng dồn tất cả các chi phí đã ước lượng cho các hoạt động riêng lẻ, sau đó tính dự phòng rủi ro để ra được cơ sở chi phí cho dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp cơ sở chi phí để làm cơ sở cho việc kiểm tra giám sát sự án.
- Kiểm soát chi phí dự án: giám sát trạng thái dự án để cập nhật chi phí dự án và quản lý các thay đổi so với cơ sở chi phí. Quy trình này cung cấp phương tiện để nhận ra những sai biệt so với kế hoạch nhằm đưa ra hành động sửa sai và giảm thiểu rủi ro.
Quản lý chi phí dự án ĐTXD chính là quản lý dự toán chi phi đầu tư xây dựng để tạo ra dự án đó, là quản lý toàn bộ các phí tổn để tạo ra sản phẩm xây dựng phù hợp với các mục tiêu dự án, đúng yêu cầu thiết kế, địa điểm xây dựng và mặt bằng giá thị trường tại thời điểm lập dự toán, trong phạm vi tổng mức đầu tư được duyệt. Nói các khác quản lý chi phi đầu tư xây dựng là quản lý tổng mức đầu tư và quản lý dự toán xây dựng của dự án.
Quản lý tổng mức đầu tư xây dựng: Là quản lý toàn bộ chi phí đầu tư xây dựng của dự án được xác định phù hợp với thiết kế cơ sở và các nội dung khác của
Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng, do tổ chức tư vấn lập, chủ đầu tư chấp thuận, các cơ quan quản lý Nhà nước thẩm định, người quyết định đầu tư phê duyệt phê duyệt và phải tính đúng, đủ từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc dự án. Tổng mức đầu tư được điều chỉnh khi biến động lớn của thị trường hoặc xuất hiện những yếu tố có lợi hơn cho dự án. Nội dung tổng mức đầu tư xây dựng được mô tả như sau:
Hình 1.2. Chi phí đầu tư xây dựng của dự án (Tổng mức đầu tư)
(Nguồn: Nghị định 32/2015/NĐ-CP)
- Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: gồm chi phí bồi thường về đất, nhà, công trình trên đất, các tài sản gắn liền với đất, trên mặt nước và chi phí bồi thường khác theo quy định; các khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phí tái định cư; chi phí tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng (nếu có); chi phí chi trả cho phần hạ tầng kỹ thuật đã được đầu tư xây dựng (nếu có) và các chi phí có liên quan khác;
- Chi phí xây dựng: gồm chi phí phá dỡ các công trình xây dựng, chi phí san lấp mặt bằng xây dựng, chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình, xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công.
CHI PHÍ ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CỦA DỰ ÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG CHI PHÍ THIẾT BỊ CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN CHI PHÍ TƢ VẤN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CHI PHÍ KHÁC CHI PHÍ DỰ PHÒNG CHI PHÍ BỒI THƢỜNG, HỖ TRỢ VÀ TÁI ĐỊNH CƢ
- Chi phí thiết bị: gồm chi phí mua sắm thiết bị công trình và thiết bị công nghệ; chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); chi phí lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh; chi phí vận chuyển, bảo hiểm; thuế và các loại phí, chi phí liên quan khác.
- Chi phí quản lý dự án: gồm các chi phí để tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng.
- Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng: gồm chi phí tư vấn khảo sát, lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có), lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật, chi phí thiết kế, chi phí tư vấn giám sát xây dựng công trình và các chi phí tư vấn khác liên quan.
- Chi phí khác: gồm chi phí hạng mục chung và các chi phí không thuộc các nội dung trên. Chi phí hạng mục chung gồm chi phí xây dựng nhà tạm để ở và điều hành thi công tại hiện trường, chi phí di chuyển thiết bị thi công và lực lượng lao động đến và ra khỏi công trường, chi phí an toàn lao động, chi phí bảo đảm an toàn giao thông phục vụ thi công (nếu có), chi phí bảo vệ môi trường cho người lao động trên công trường và môi trường xung quanh, chi phí hoàn trả mặt bằng và hạ tầng kỹ thuật do bị ảnh hưởng khi thi công công trình (nếu có), chi phí thí nghiệm vật liệu của nhà thầu và một số chi phí có liên quan khác liên quan đến công trình.
- Chi phí dự phòng: gồm chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án.
Quản lý dự toán xây dựng: Dự toán xây dựng là tài liệu gắn với thiết kế, cho biết phí tổn khi thực hiện các sản phẩm xây dựng. Chủ đầu tư sử dụng dự toán xây dựng để lập kế hoạch ngân sách hàng năm, lập kế hoạch đấu thầu, đàm phán ký hợp đồng. Dự toán xây dựng bao gồm: Dự toán xây dựng công trình và dự toán gói thầu. Nguyên tắc, phương pháp xác định hai dự toán này như nhau nhưng nội dung, tính chất áp dụng, thời điểm tính toán khác nhau. Dự toán xây dựng công trình lập khi thiết kế, dự toán gói thầu lập khi tổ chức đấu thầu.
* Quản lý vốn ĐTXD của dự án: là quản lý quá trình tạm ứng, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình theo hợp đồng ký với các nhà thầu, phù hợp với thiết kế, dự toán được duyệt để đạt được mục tiêu của dự án theo quyết định đầu tư. Đảm bảo đúng trình tự, thủ tục đầu tư và đủ tài liệu theo quy định hiện hành, đúng đối tượng, đúng mục đích đầu tư và nằm trong kế hoạch vốn đã thông báo. Theo khối lượng thực tế hoàn thành có sự kiểm soát bằng đồng tiền để thúc đẩy hiệu quả vốn đầu tư, sớm hoàn thành kế hoạch đưa công trình vào sử dụng.
Nội dung quản lý vốn ĐTXD bao gồm: Quản lý tạm ứng vốn đầu tư xây dựng công trình; Quản lý thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình; Quản lý quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. Việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng tính đến thời điểm nghiên cứu được thực hiện theo quy định của Nghị định 59/2015/NĐ-CP và Nghị định 32/2015/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình và các văn bản hướng dẫn thực hiện, Thông tư 09/2016/TT-BTC về việc quy định quyết toán dự án hoàn thành thuộc vốn nhà nước.
1.3.4.3. Quản lý chất lượng của dự án
Quản lý chất lượng dự án: bao gồm các hoạt động đảm bảo chất lượng công việc (xây dựng kế hoạch để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng) và kiểm soát chất lượng công việc (các bước thực hiện nhằm giám sát kết quả hoàn thành và đánh giá xem liệu các kết quả đó có phù hợp với yêu cầu đặt ra hay không). Quy trình quản lý chất lượng bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý chất lượng: xác định những tiêu chuẩn chất lượng có liên quan đến dự án và làm thế nào để đáp ứng chúng. Quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc chất lượng sẽ được quản lý và công nhận như thế nào trong suốt dự án.
- Thực hiện đảm bảo chất lượng: theo định kỳ đánh giá hiệu suất tổng thể dự án để đảm bảo dự án sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng có liên quan.Lợi ích của quy trình này là nhằm cải tiến các quy trình chất lượng trong dự án.
- Kiểm soát chất lượng: kết quả giám sát dự án cụ thể để đảm bảo rằng họ tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng có liên quan, đánh giá được hiệu suất và đề nghị
các thay đổi cần thiết. Lợi ích của quy trình này là nhằm xác định nguyên nhân của các quy trình hay dự án kém chất lượng để loại bỏ, công nhận các sản phẩm bàn giao và các công việc đã đạt được các yêu cầu của các bên liên quan để nghiệm thu dự án.
Quản lý chất lượng là quá trình chủ đầu tư sử dụng các biện pháp, phương pháp để kiểm tra, giám sát, kiểm định...các sản phẩm của dự án thông qua hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, tổ chức thi công...để quá trình thi công đúng mục đích đầu tư, thiết kế đã được phê duyệt.
Quản lý chất lượng xây dựng của dự án là trách nhiệm chung của tất cả các bên liên quan đến dự án, trong đó người có trách nhiệm cao nhất là chủ đầu tư, được tiến hành trong cả chu trình dự án và cụ thể cho mỗi giai đoạn:
- Chuẩn bị đầu tư: Quản lý chất lượng các công tác khảo sát địa chất, đo đạc, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thỏa thuận với các đơn vị quản lý, thẩm định và trình phê duyệt dự án...
- Thực hiện dự án: Chủ đầu tư phải tuân thủ điều kiện khởi công, kiểm soát biện pháp thi công của nhà thầu; kiểm định thiết bị đưa vào công trình; nghiệm thu vật liệu đầu vào, các kết cấu sẽ bị che khuất... Ngoài ra chủ đầu tư phải quản lý đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên, kỹ sư về tính tuân thủ so biện pháp thi công, hồ sơ thiết kế, tiêu chuẩn, quy trình nghiệm thu, quy trình an toàn; Kiểm định chất lượng hạng mục hoàn thành... Cơ sở quản lý chất lượng là hồ sơ thiết kế, các chỉ dẫn kỹ thuật và các tiêu chuẩn kỹ thuật, các quy chuẩn Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế có uy tín.
- Kết thúc đầu tư, bàn giao đưa dự án vào sử dụng:
Nếu chủ đầu tư đồng thời là chủ sử dụng, thực hiện nghiệm thu tổng thể, nhận chuyển giao công nghệ, hướng dẫn sử dụng từ nhà thầu, theo dõi bảo hành, bảo trì công trình và lưu giữ hồ sơ quản lý chất lượng. Nếu chủ đầu tư không là đơn vị sử dụng, sau khi nghiệm thu tổng thể, phải tổ chức chuyển giao công nghệ, hướng dẫn sử dụng từ nhà thầu và bàn giao hồ sơ quản lý chất lượng cho đơn vị sử dụng.
Các nhà thầu thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tính chất, qui mô của gói thầu thực hiện và quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận tham gia đồng thời lập, thẩm định, phê duyệt biện pháp thi công, các biện pháp an toàn cho người và phương tiện.
Đoàn giám sát lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của từng dự án và thực hiện giám sát trên công trường theo thiết kế, các chỉ dẫn kỹ thuật, tiêu chuẩn Nhà nước, xác nhận khối lượng và hồ sơ chất lượng.
Nhà thầu thiết kế thực hiện giám sát quyền tác giả và phối hợp với các bên liên quan để điều chỉnh những bất hợp lý trong thiết kế đảm bảo phù hợp với thực tế, theo yêu cầu của chủ đầu tư nhưng không ảnh hưởng đến kết cấu chính và quy mô dự án, kiến nghị chủ đầu tư xử lý nếu thi công sai thiết kế hay thi công không đủ