CHƯƠNG 3 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI
3.2. Thực trạng Quản lý nhân lực tại Khối vận hành giai đoạn 2016-2018
3.2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực
Căn cứ theo kế hoạch nhân lực được duyệt cũng như tình hình biến động lao động thực tế, Khối Vận hành tiến hành tuyển dụng lao động mới để đáp ứng nhu cầu nhân lực bù đắp số lượng lao động bị thiếu hụt. Số lượng lao động tuyển mới chủ yếu là nhân viên xử lý nghiệp vụ trực tiếp, chức danh nhân viên và chuyên viên, được đào tạo tại các trường ngành kinh tế, tài chính ngân hàng tại Việt Nam như Đại học Kinh tế Quốc Dân, Học viện Ngân hàng, Học viện Tài chính, Đại học Quốc Gia … và có một số năm kinh nghiệm làm việc thực tế.
Quy trình thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng.
Căn cứ vào kế hoạch nhân lực hàng năm và biến động lao động thực tế tại các đơn vị, phòng ban trực thuốc Khối Vận hành, cán bộ phụ trách nhân lực của Khối (làm việc tại Phòng Quản trị vận hành và dự án) lập tờ trình xin phê duyệt tuyển dụng chi tiết theo số lượng, nghiệp vụ, lương dự kiến và các yêu cầu cụ thể khác. Sau khi được Giám đốc Khối Vận hành xem xét phê duyệt, tờ trình được chuyển sang Khối Tổ chức nhân sự để thông báo tuyển dụng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Khối Tổ chức nhân sự ra thông báo tuyển dụng nội bộ hoặc bên ngoài phù hợp với dữ liệu về nhân sự hiện tại của Ngân hàng cũng như các yêu cầu tuyển dụng
cụ thể. Thông báo tuyển dụng nội bộ thường được truyền thông qua kênh email và cổng thông tin nội bộ ngân hàng. Thông báo tuyển dụng bên ngoài thường áp dụng kênh truyền thông qua mục tuyển dụng trên website của ngân hàng (www.mbbbank.com.vn), qua các mạng lưới tuyển dụng (như Vietnamworks, Timviecnhanh, Vieclam24h …) hoặc qua nguồn dữ liệu liệu mà Khối Tổ chức nhân sự có sẵn từ các nhân viên đã từng làm việc tại Ngân hàng và nguồn giới thiệu khác.
Các hồ sơ dự tuyển thông thường yêu cầu gồm: Giới thiệu bản thân (theo mẫu của MB), bằng đại học/sau đại học và bảng điểm kèm theo, Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, giấy khám sức khỏe, sao y chứng minh nhân dân/hoặc hộ chiếu. Các hồ sơ này thường được ứng viên soạn thảo và scan gửi vào email của cán bộ phụ trách tuyển dụng theo mẫu quy định.
Bước 3: Tổng hợp hồ sơ, kiểm tra năng lực ứng viên, phỏng vấn
Cán bộ tuyển dụng của Khối Tổ chức nhân sự tiến hành tổng hợp hồ sơ, sàng lọc sơ bộ các ứng viên đạt tiêu chí để tiến hành sắp xếp kiểm tra năng lực và phỏng vấn. Với các ứng viên đạt tiêu chí tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng gửi email và gọi điện mời ứng viên tham gia kiểm tra năng lực trình độ chuyên môn (nếu cần) hoặc tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp.
Về địa điểm kiểm tra trình độ chuyên môn hoặc phỏng vấn được bố trí tại Hội sở (nếu địa điểm làm việc tại trung tâm Hà Nội) hoặc tại các chi nhánh (điểm giao dịch) tại các địa bàn khác. Các bài kiểm tra về trình độ được thiết kế gồm các kiến thức cơ bản về ngành, quy định nhà nước, kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ nhằm đánh giá sơ bộ khả năng tư duy kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Các ứng viên vượt qua kiểm tra chuyên môn sẽ tham gia tiếp buổi phóng vấn, thông thường gồm các thành phần: ứng viên, cán bộ tuyển dụng, lãnh đạo đơn vị/phòng ban trực tiếp có nhu cầu tuyển dụng; buổi phỏng vấn sẽ tìm hiểu kỹ hơn về bản thân ứng viên, năng lực trình độ, khả năng đáp ứng với yêu cầu công việc, thích nghi với môi trường làm việc tại Khối Vận hành cũng như yêu cầu về lương/phúc lợi mà ứng viên mong muốn.
Bước 4: Kết luận về ứng viên, ra quyết định lựa chọn ứng viên
Với các ứng viên phù hợp các tiêu chí đề ra, để tuyển chọn lần cuối, cán bộ tuyển dụng trực tiếp trao đổi về mức lương/phúc lợi, thời gian bắt đầu làm việc, điều kiện làm việc … để chọn ra ứng viên phù hợp nhất.
Với các ứng viên được chọn cuối cùng, cán bộ tuyển dụng thông báo cho cán bộ phụ trách nhân lực của Khối Vận hành tiến hành làm các thủ tục liên quan đến Thông báo trúng tuyển, Thư mời làm việc, Hợp đồng lao động và các thủ tục khác để tuyển dụng ứng viên theo quy định của MB.
Bảng 3.9: Tổng hợp tuyển dụng nhân lực của Khối Vận hành theo chức danh giai đoạn 2016 – 2018
Đơn vị tính: người
Chức danh
Số lượng nhân sự cuối 2016
Kế hoạch tuyển dụng năm 2017 Biến động nhân sự thực tế năm 2017 Định biên kế hoạch năm Tỷ lệ nghỉ việc dự kiến Số lượng nghỉ việc dự kiến Nhu cầu tuyển mới Nghỉ việc thực tế Tuyển mới thực tế Số lượng nhân sự cuối 2017 (1) (2) (3) 4=1*3 (5=2+4-1) (6) (7) (8=1-6+7) Phó trưởng phòng 10 17 1 8 1 5 14
Kiểm soát viên, 24 35 8% 2 13 3 9 30
Chuyên viên 400 390 8% 32 22 40 29 389 Cộng 434 442 35 43 44 43 433 Chức danh Số lượng nhân sự cuối 2017
Kế hoạch tuyển dụng năm 2018 Biến động nhân sự thực tế năm 2018 Định biên kế hoạch năm Tỷ lệ nghỉ việc dự kiến Số lượng nghỉ việc dự kiến Nhu cầu tuyển mới Nghỉ việc thực tế Tuyển mới thực tế Số lượng nhân sự cuối 2018 (1) (2) (3) 4=1*3 (5=2+4-1) (6) (7) (8=1-6+7) Phó trưởng phòng 14 18 1 5 0 3 17
Kiểm soát viên 30 41 10% 3 14 1 10 39
Chuyên viên 389 466 10% 39 116 30 73 432
Cộng 433 525 43 135 31 86 488
(*) Các chức danh từ Trưởng phòng trở lên không thực hiện lập kế hoạch tuyển dụng do có tính ổn định tương đối về nhân sự phụ trách. Các trường hợp phát
sinh giảm thì có kế hoạch trước và có nhân viên khác kiêm nhiệm phụ trách trong thời gian tuyển dụng nhân viên thay thế.
Qua bảng trên ta thấy, việc dự báo nhu cầu tuyển dụng được phụ thuộc vào 2 yếu tố chính là Định biên nhân sự theo kế hoạch năm và Tỷ lệ nghỉ việc dự kiến. Về kết quả thực hiện tuyển dụng trong năm 2017, số lượng lao động cuối 2017 là 433 người, thiếu so với định biên là 9 người (gồm 3 phó trưởng phòng, 5 kiểm soát viên và 1 chuyên viên), theo đó, việc thiếu lao động cấp quản lý nghiệp vụ (phó trưởng phòng, kiểm soát viên) như thế này có thể làm tăng khối lượng công việc nhiều lần cho cấp trưởng phòng, bên cạnh đó, tăng rủi ro về việc sai xót nghiệp vụ. Nguyên nhân chủ yếu là do số lượng nghỉ việc thực tế cao hơn dự kiến (theo kế hoạch là 35 người nhưng trên thực tế là 44 người), điều này có thể lý giải do năm 2017 có sự điều chỉnh về chính sách lương chung toàn ngân hàng, một số vị trí nghiệp vụ có thay đổi nhiều về thu nhập, dẫn đến việc số lượng nghỉ việc tăng lên so với kế hoạch.
Sang năm 2018, số lượng lao động cuối 2018 là 488 người, thiếu so với định biên là 37 người (gồm 1 phó trưởng phòng, 2 kiểm soát viên và 34 chuyên viên), theo đó, lao động cấp quản lý nghiệp vụ (phó trưởng phòng và kiểm soát viên) đã được bổ sung tương đối đầy đủ, tuy nhiên lao động là chuyên viên lại thiếu hụt lớn. Việc thiếu hụt lao động thuộc cán bộ nghiệp vụ trực tiếp khiến làm tăng khối lượng công việc của các nhân sự hiện hữu, dẫn đến việc cán bộ thường xuyên phải làm thêm giờ, ngân hàng tốn thêm các chi phí về trả lương làm thêm giờ, chi phí văn phòng … Nguyên nhân chủ yếu là do việc tuyển dụng mới còn thiếu nhiều so với kế hoạch, điều này có thể lý giải do sang năm 2018 thị trường ngân hàng có nhiều khởi sắc, các ngân hàng ồ ạt tuyển dụng thêm nhân sự với cơ chế đãi ngộ có nhiều cải thiện, theo đó, MB với chính sách đãi ngộ mới phần nào chưa thu hút được đủ số lượng ứng viên phù hợp với yêu cầu và đãi ngộ như chính sách.
Đánh giá, việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực mới được Khối Vận hành thực hiện đầy đủ, dựa trên định biên nhân lực được duyệt, tuy nhiên, việc thực hiện kế hoạch tuyển dụng còn gặp vướng mắc, dẫn đến lượng lao động thiếu hụt
nhiều so với yêu cầu, có giai đoạn là thiếu hụt cấp quản lý, có giai đoạn thiếu hụt cấp nhân viên tác nghiệp trực tiếp, việc này gây ảnh hưởng lớn tới việc hoàn thành khối lượng công việc xử lý nghiệp vụ ngày càng gia tăng theo việc phát triển kinh doanh của Ngân hàng. Nguyên nhân từ việc số lượng lao động nghỉ việc cao hơn dự kiến và từ việc số lượng tuyển dụng mới còn thiếu nhiều so với kế hoạch, theo đó, Khối Vận hành cần xác định rõ nguyên nhân và có giải pháp đạt mục tiêu đủ định biên nhân lực trong thời gian sắp tới.