3.4.3 .Nguyên nhân
4.3.1. Nhóm giải pháp về việc xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo cần được xác định đúng. Muốn
vậy cần lập kế hoạch đào tạo trước khi xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn người cử đi đào tạo.Cán bộ Ban Tổ chức nhân sự và những phòng ban có liên quan phải dựa vào những nhu cầu, mục tiêu để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, cần phải phân tích việc thực hiện công việc và việc đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên để từ đó đề ra phương pháp đào tạo
cho thích hợp. Đơn vị cần tìm ra kỹ năng nghiệp vụ người lao động còn thiếu nhiều nhất là gì, cần bổ khuyết những kỹ năng gì. Điều đó muốn làm được cần căn cứ vào kết quả đánh giá thành tích công tác, hồ sơ nhân lực, căn cứ vào các dự án, căn cứ vào định hướng chung về nhân lực của đợn vị; căn cứ vào kế hoạch triển khai các nghiệp vụ mới trong tương lai của công ty.Để xác định đúng nhu cầu đào tạo, DATC cần thực hiện những giải pháp sau:
- Hoàn thiện quy trình đào tạo: Khi tổ chức chương trình đào tạo Công ty TNHH Mua bán nợ Việt Nam cần phải xác định quy trình đào tạo thống nhất và dựa vào quy trình này để làm các khâu, các bước tiến hành theo một thể thống nhất, hay nói một cách khác thì công tác đào tạo phải theo một quy trình từ xác định nhu cầu đào tạo đến đánh giá hiệu quả đào tạo phải dựa trên quy trình có trước. Sau đây là quy trình đào tạo công ty có thể áp dụng.
Xác định quy trình đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Xác định chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Dự tính chi phí đào tạo
Đánh giá đào tạo
Kiểm tra, đánh giá hoàn thiện các khâu đào tạo
Sơ đồ 5. Kiến nghị quy trình đào tạo cho DATC
- Đánh giá thực hiện công việc: làm rõ sự biến động của môi trường bên ngoài đặcbiệt là xu hướng vận động trong tương lai có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của công ty làm thay đổi tính chất công việc, sự khác biệt trong việc thực hiện của nhân viên so với thực tế.
- Cần xác định cụ thể mục tiêu đào tạo
Mục tiêu đào tạo của công ty hiện nay vẫn chưa mang tính xác thực hay nói một cach khác vẫn còn chung chung chưa mang tính định lượng. Vì vậy việc xác định mục tiêu đào tạo tại công ty phải được thực hiện cụ thể đến từng các yếu tố và phải phù hợp với mục tiêu đặc điểm sản xuất kinh doanh, xuất phát từ nhu cầu đào tạo mang tính khả thi.
Mục tiêu đào tạo tại công ty phải xác định cụ thể hoá, là mục tiêu ngắn hặn, trung hạn, hay dài hạn để đảm baỏ một lực lượng lao động đáp ứng được nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai, đảm bảo năng suất lao động, hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Trên cơ sở đó đặt ra các mục tiêu cụ thể đối với từng thành phần lao động như:
+ Đối với lao động quản lý: Trong năm tới phấn đấu đào tạo về quản lý doanh nghiệp cho 100% cho lao động quản lý và đào tạo nâng cao cho những lao động quản lý đã được đào tạo cơ bản.
+ Đối với lao động chuyên môn nghiệp vụ: Đào tạo cho 80% - 100% cán bộ công nhân viên hiểu biết về những vấn đề liên quan đến luật lao động, luật doanh nghiệp và tổ chức đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ khác nhau.Tạo điều kiện thi nâng bậc, nâng ngạch cho những lao động đủ điều kiện, sau khi được nâng bậc nâng ngạch đảm bảo tiền lương cho người lao động theo đúng quy định.
- Xác định rõ vấn đề cần đào tạo: cần xác định rõ vấn đề cần đào tạo ở trong công ty là gì, có phải là họ thực sự cần đạo tạo hay công việc bố trí
không phù hợp với khả năng mà họ có hoàn thành tốt công việc được hay không.
+ Nếu người lao động thực sự cần được đào tạo thì cần đưa ra phương pháp đào tạo phù hợp với công việc họ làm, tạo điều kiện cho nhân viên, từ đó đạt kết quả cao trong việc thực hiện công việc.
+ Nếu nhân viên thực sự không muốn làm hay công việc được giao không phù hợp với khả năng mà họ có, từ đó công ty đưa ra các hình thức áp dụng đối với nhân viên như hình thức khen thưởng, kỷ luật…
- Phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động:
đây chính là việc nghiên cứu kỹ lưỡng hơn việc thực hiện công việc, từ đó điều chỉnh nó sao cho phù hợp với các trang thiết bị mới, với những nhân viên mới hay chương trình đào tạo và một số những điều chỉnh khác. Bảng phân tích công việc chủ yếu chú trọng vào năng lực, đặc tính cá nhân của người lao động, từ đó để xác định ai sẽ là người cần được đưa đi đào tạo những kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết hay chú trọng trong quá trình giáo dục, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Công ty cần có kế hoạch đào tạo khoa học, hợp lý và cụ thể tránh tình trạng đào tạo theo kiểu phong trào hay hình thức, như vậy vừa gây lãng phí thời gian, công sức, tài chính cho doanh nghiệp cũng như sự khó chịu trong nhân viên. Phân tích thực hiện công việc rất cần thiết và quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo người lao động đang làm việc. Công ty cần tổng hợp kết quả định kỳ của tổ chức như: năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, kỷ luật lao động, vắng mặt, thuyên chuyển công tác..từ đó chỉ ra những bất cập về trình độ của nhân viên và công việc, giúp cho nhà quản trị xác định được những vấn đề của công ty và đưa ra các phương pháp đào tạo cho phù hợp, ai cần đào tạo và đào tạo cái gì?
- Xác định đúng đối tượng được đào tạo: vì việc xác định đúng đối tượng cần đào tạo giúp đơn vị đào tạo một cách tập trung hơn, tránh dàn trải,
lãng phí, đồng thời đảm bảo hiệu quả của hoạt động đào tạo. Việc lựa chọn đối tượng cần đào tạo phải đảm bảo rằng, người lao động sau quá trình đào tạo sẽ đáp ứng được các yêu cầu của công việc mà đơn vị giao cho. Đối tượng cần đào tạo phải là những người thiếu những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc của họ, và họ phải có đủ khả năng tiếp thu các kiến thức mới trong quá trình đào tạo.
Công ty nên chú trọng vào nhu cầu và đối tượng đào tạo trong công ty, những người nào muốn được đào tạo, người nào cần đào tạo.Từ đó khuyến khích động viên họ tham gia công tác đào tạo không những nâng cao trình độ cho bản thân cá nhân người lao động mà còn làm lợi cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và có đội ngũ cán bộ lành nghề cao. Công ty có thể đặt ra các phiếu thăm dò hoặc lập bảng hỏi để điều tra nhu cầu đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua bảng điều tra Công ty có thể nắm bắt được nhu cầu nguyện vọng của cán bộ công nhân viên trong công ty: Họ mong muốn được đào tạo như thế nào? có thích ứng với công việc hiện nay hay không?
Sử dụng phiếu điều tra vừa giúp cho người lao động có thể nói lên nhu cầu đào tạo của mình, có thể nắm bắt được khả năng, năng lực của nhân viên, vừa giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo, đưa ra các hình thức đào tạo hợp lý, vừa tiết kiệm chi phí đào tạo. Hình thức đào tạo đem lại lợi ích cho cả hai phía là người lao động và doanh nghiệp. Người lao động vừa có khả năng nâng cao tay nghề, chuyên môn vừa tạo được vị trí của mình trong xã hội. Còn về doanh nghiệp, họ sẽ có đội ngũ cán bộ dày dặn kinh nghiệm, chuyên môn.
Đây là giai đoạn đầu khó khăn và vất vả, đặc biệt là đối với công tác đào tạo cho cán bộ quản lý, vì cán bộ quản lý đòi hỏi sự chính xác hơn trong công việc, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác trong từng khâu. Do đó, khi đề ra phương hướng, mục tiêu đào tạo cho cán bộ quản lý phải có những kỹ năng,
kiến thức cho việc đào tạo, các nhiệm vụ và mục tiêu đề ra cho cán bộ quản lý như: trình độ chuyên môn, trình đô học vấn, kinh nghiệm, khả năng lãnh đạo..
4.3.2. Nhóm giải pháp về việc xác định kế hoạch và chƣơng trình đào tạo
Sau khi kế hoạch hoá nguồn nhân lực để xác định được số lượng người cần được đào tạo với cơ cấu ra sao, trình độ thế nào, lĩnh vực cần được đào tạo là gì. Công ty cần tăng cường tính chủ động trong việc triển khai kế hoạch đó. Và kế hoạch đào tạo cần được cần được xác định ràng với mục tiêu cụ thể và đưa ra được những biện pháp, chiến lược để tổ chức các khoá đào tạo (thời gian đào tạo, chi phí đào tạo, nguồn giáo viên, chương trình, phương pháp đào tạo…). Một số giải pháp để Công ty có thể cải thiện công tác lập kế hoạch và chương trình đào tạo như sau:
- Lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp: Mỗi công việc đều có những hình thức đào tào khác nhau, có rất nhiều phương pháp đào tạo đa dạng, phong phú phù hợp với các công việc khác nhau. Công ty có thể áp dụng nhiều phương pháp mới mà lại đem hiệu quả cao cho doanh nghiệpnhư: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo tại các trường chính quy, theo chỉ bảo kèm cặp…cũng đem lại hiệu quả khá cao cho doanh nghiệp.Tuy nhiên nếu áp dụng phương pháp đào tạo là cử đi học ở các trường chính quy sẽ gặp nhiều khó khăn. Do vậy, công ty có thể tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn ngay tại các cơ sở. Như vậy, vừa giảm chi phí đào tạo mà hiệu quả đào tạo lại cao, khuyến khích người lao động hăng hái tham gia. Bên cạnh đó, công ty cần thường xuyên kiểm tra; giám sát công tác đào tạo như: thông qua báo cáo, kiểm tra đột xuất, điểm danh. Riêng đối với việc đào tạo cán bộ quản lý cấp cao lại cần đưa ra các phương pháp đào tạo khác sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của họ.
Mục đích cuối cùng của việc đào tạo là để nâng cao năng lực thực tế cho nhân viên. Do vậy, kiến thức, năng lực và kỹ năng mà họ học tập và nắm bắt được qua đào tạo phải có lợi cho sự phát triển cá nhân và nhu cầu công tác sau này. Để tránh hiện tượng đào tạo tách rời công việc thực tế, nội dung đảm bảo phù hợp với kiến thức và đặc điểm nghiệp vụ của nhân viên.
Công ty cần phối hợp với các chuyên gia đầu ngành để tiến hành xây dựng được bộ khung chương trình về nghiệp vụ Mua bán nợ tại Việt Nam, đó chính là cơ sở để có thể công ty tự tổ chức đào tạo cũng như đặt hàng các trường tham gia đào tạo cán bộ, đào tạo các sinh viên kiến thức nghiệp vụ khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
- Sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí phục vụ cho công tác đào tạo nhân lực: Kinh phí cho công tác đào tạo nhân lực trong DATC chủ yếu được trích từ lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, công ty đã phân tích kỹ lưỡng cho công tác đào tạo, tránh tình trạng lãng phí, không hiệu quả. Đây là một vấn đề mà doanh nghiệp cần phải quan tâm và đưa ra các giải pháp khắc phục ngay vì dù có tiết kiệm nhưng nguồn kinh phí quá hạn hẹp sẽ làm cho công tác đào tạo không đạt hiệu quả cao. Vì vậy trước khi đào tạo Ban Tổ chức nhân sự cần phải hoạch định và thực hiện công tác đào tạo một cách cụ thể, khoa học, rõ ràng. Từ đó doanh nghiệp có thể xin kinh phí đào tạo. Có như vậy, công tác đào tạo mới có thể diễn ra một cách dễ dàng hơn; giúp cho người lao động nhanh chóng có kiến thức, kỹ năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, tránh sự gián đoạn trong quá trình đào tạo.
Sau những khóa đào tạo, Công ty cần tiến hành so sánh chi phí bỏ ra trong từng khâu và quỹ cho đào tạo và phát triển nhằm điều chỉnh, cân đối hợp lý. Ngoài ra cũng cần quan tâm đến nhưng chi phí dành cho học viên khi tham gia khóa học như: tiền bồi dưỡng, tiền thưởng khi đạt kết quả tốt trong đào tạo…nhằm khuyến khích họ ngày càng tích cực đầu tư cho học tập, nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
Để tăng nguồn kinh phí cho công tác đào tạo nhân lực, DATC trích một phần kinh phí này từ nguồn lợi nhuận của công ty theo tỷ lệ nhất định. Đồng thời công ty cần lên kế hoạch một cách khoa học và hợp lý để đề nghị với các cấp lãnh đạo trên để xin kinh phí tăng cường thêm cho hoạt động đào tạo và phát triển.
- Đa dạng hoá các loại hình đào tạo: Bên cạnh công tác đào tạo nghiệp vụ, DATC cần phổ biến cho người lao động đặc biệt là những lao động mới vào nhận việc hệ thống các quy chế, quy định đang áp dụng tại công ty liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động: quy định về hợp đồng lao động, thoả ước lao động, quy chế phân phối tiền lương, quy chế đào tạo, quy chế khen thưởng, quy chế bảo mật, quy chế chính sách xã hội, tham quan du lịch...
Tiến hành tập huấn về nội quy lao động, công tác BHLĐ, VSLĐ, PCCN, sử dụng các trang thiết bị để chống cháy nổ, hệ thống các máy móc thiết bị có quy định nghiêm ngặt về an toàn lao động đang sử dụng tại văn phòng và các đơn vị trực thuộc
Cung cấp các văn bản phổ biến trước cho người lao động về phạm vi trách nhiệm của chức danh công việc, trường hợp đơn vị sử dụng nhiều chức danh thì cần giới thiệu cho người mới về chức trách, nhiệm vụ cụ thể của từng chức danh, mức độ phức tạp và tính chất của từng công việc cụ thể, kinh nghiệm và những sai sót thường gặp…
Khi chương trình định hướng đã kết thúc, người lao động sẽ nhận công việc mới, bắt đầu trực tiếp tham gia vào hoạt động nghiệp vụ và ý thức về sự chấp hành, tuân thủ, trách nhiệm và quyền hạn ... của họ đã được vạch ra rõ ràng. Sự đối chiếu năng lực thích nghi và mức độ hoàn thành công việc của họ với tiêu chuẩn chức danh đã được công bố được tiến hành công khai và bản kiểm điểm, bản nhận xét của đơn vị mới đạt tới độ xác thực, công bằng và minh bạch.
4.3.3. Nhóm giải pháp về việc triển khai kế hoạch đào tạo
- Cần tập trung đào tạo theo các hướng khác nhau với mỗi loại lao động khác nhau:
+ Đối với lao động quản lý: Vấn đề phát triển đối với cán bộ quản lý mang tính chất cực kỳ quan trọng so với các hoạt động đào tạo khác do họ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong kinh tế tri thức. Đối với loại hình hoạt động này công ty nên chú trọng trang bị các kiến thức quản trị kinh doanh, các khóa học hoặc chương trình giúp việc bổ sung các kiến thức về quản lý, kinh tế, chính trị… để giúp họ điều hành tốt hơn. Hình thức đào tạo có thể là những khóa học ngắn ngày, tổ chức tại đơn vị hoặc tại các cơ sở đào tạo phù hợp với điều kiện làm việc thực tế của họ.
+ Đối với các lao động quản lý cấp cơ sở, phòng ban: Thường là những